5 zasad, które zwiększą Twoją wydajność (podczas pracy z kalendarzem w blokach)

1,1K Czas czytania: 6 min

W ostatnim artykule z kalendarzowej serii pisałam o fantastycznym sposobie wykorzystania kalendarza, który ma niebagatelne podstawy naukowe w kontekście ograniczania prokrastynacji i usprawnienia pracy każdego dnia. Mowa oczywiście o blokach pracy. Dziś rozwinę nieco ten temat. Jak korzystać z bloków pracy, żeby było jeszcze efektywniej?

Koniecznie zapoznaj się z pierwszym artykułem na temat bloków pracy. Jest to niezbędne do tego, aby zrozumieć treść artykułu, który właśnie czytasz.

Integralną częścią całego cyklu o kalendarzu są oczywiście przygotowane przeze mnie planery biurkowe do druku dla Ciebie.

Przeciwdziałaj Prawu Parkinsona!

Jednym z błędów, który notorycznie nieświadomie popełnia każdy z nas, jest zbytne wydłużanie bloku pracy jeszcze przed faktycznym przystąpieniem do pracy. Już na etapie samego wpisywania bloku pracy do planera czy kalendarza. Lepiej wydłużyć później blok (i wykonać też modyfikację w reszcie planów w kalendarzu), niż przepalić czas w związku z negatywnym działaniem Prawa Parkinsona (przeczytaj: Sztuka skracania zadań. Prawo Parkinsona w praktyce). Przypominam, szczególnie perfekcjonistom, że „better done, than perfect„. Co też nie oznacza, że Twoja praca ma być kiepskiej jakości. Warto zawsze mieć na względzie wyważenie tego ile będzie Cię kosztować zbliżanie się do perfekcji i czy na pewno warto. Czy nie będzie to kosztem czasu (a na pewno będzie), kosztem odpoczynku, spędzenia czasu z domownikami czy poświęcenia czasu swojemu hobby. Produktywność, to więcej niż czas.?

Dobra nagroda jako świetny motywator

Wiem, że jest wielu przeciwników i wielu zwolenników systemu kar i nagród. Bardzo często jednak wizja nagrody lub kary (którą sami na siebie nakładamy) może być fantastycznym motywatorem do zrobienia danej rzeczy w założonym czasie. Jeśli chcę działać skutecznie to nie przekreślam z góry żadnej metody. Tak jest i w tym przypadku. Ba! Jestem przekonana i sprawdziłam to też na sobie, że efekty mogą być fantastyczne!

Czasem już sam brak nagrody jest wystarczająco motywujący, aby zebrać się w sobie i zrobić to, co jest do zrobienia. Tylko jedno zastrzeżenie – ta nagroda musi być naprawdę atrakcyjna. Taka wiesz, top of the top. Nie mam dla Ciebie recepty na to co ma być dla Ciebie „nagrodą”, czy też „karą”. Powiedziałabym nawet, że właśnie w tym odkrywaniu jest cała „zabawa”.

Dla każdego z nas atrakcyjne jest coś innego.

Na co jednak warto zwrócić uwagę, aby nie wpaść we własną pułapkę? Jeśli nagrodą jest granie w grę przez 20 minut to tutaj potrzebujemy wykazać się sprytem lub samodyscypliną względem siebie. Chociażby ustawić czasomierz i trzymać się kontraktu zawartego z samym sobą i poprzestać na tych 20 minutach grania w grę czy jednym odcinku oglądania serialu. Nie chcesz przecież, żeby z pracy przez godzinę zrobiły się 4 dodatkowe godziny nagradzania się i leżenia na kanapie.

Tylko jeden typ zadań

Wspominałam już w ostatnim artykule o tym, ale tutaj celowo do tego wracam, jako do bardzo kluczowego elementu w efektywnym korzystaniu z bloków pracy. Optymalizujemy działania, maksymalizujemy skupienie. Aby to osiągnąć musisz być ciągle w tym samym „kontekście”. Kiedy pracuję z dokumentami to robię tylko to. Kiedy wykonuję podsumowanie i porządkowanie tygodnia (a robię to co piątek) to zajmuję się w danym bloku w kalendarzu tylko tym. Jeden typ działań zwiększy Twoją efektywność i skupienie, a o skupieniu mówiąc…

Eliminuj rozpraszacze

Aby Twoja praca w bloku była superwydajna to oczywiście kwestia eliminowania rozpraszaczy znów powraca na tapet. Umiejętność pracy w skupieniu (przez chociażby godzinę) jest naprawdę na wagę złota i na rynku pracy będzie miała coraz większe znaczenie. Zwłaszcza biorąc pod uwagę liczbę rozpraszaczy, jaka nas otacza, czy aplikacji, które ciągle odciągają naszą uwagę.

Stwórz sobie najlepsze możliwe warunki do tego, aby uzyskać maksymalne skupienie.

Przykłady:

• Włącz tryb samolotowy w telefonie.
• Zainstaluj odpowiednie rozszerzenia do przeglądarki, jak np. to do YouTube, która sprawiło, że czas spędzony przeze mnie na YouTube drastycznie spadł.
• Jeśli masz dzieci – umów się z partnerem/partnerką na to, że każdy z Was ma czas, w którym potrzebuje się skupić na swoich sprawach i w tym czasie ta druga osoba wspomaga pierwszą w stworzeniu mu takich warunków.
• Jeśli jesteś samodzielnie wychowującym rodzicem – i z różnych powodów nie jesteś w stanie lub nie chcesz skorzystać z dodatkowej pomocy na dwie chociażby godziny – zrób tyle, ile możesz, czyli ogranicz rozpraszacz pochodzące z urządzeń.

Zawsze w budowaniu produktywności szukamy możliwości. Również w naszych codziennych ograniczeniach.

Pomyśl, że przez 5 dni w tygodniu będziesz pracować przez godzinę nad czymś, co jest dla ciebie ważne. Rozwój kompetencji pozwalających na zmianę pracy. Budowanie dobrych relacji z kimś, na kim Ci bardzo zależy. Być może marzysz o tym, aby napisać swoją książkę. W skali raptem czterech tygodni masz 20 godzin intensywnej pracy w skupieniu na takim obszarem. To jest taka liczba,do której większość osób w ogóle nie jest w stanie dotrzeć, ponieważ (między innymi) nie planują pracy w skupieniu. Ty, dążysz do tego wykorzystując bloki czasowe i planer (na przykład mój autorski, dostępny do pobrania) lub kalendarz. 🙂

Przerwy, które zwiększają wydajność

Między blokami pracy powinny być przerwy. Obowiązkowo.

W moim kalendarzu przeciętny blok prazy zajmuje jedną lub dwie godziny. Na każda godzinę przypada 50 minut pracy i 10 minut przerwy. Można powiedzieć, że to takie dwa razy pomodoro, tylko ciągiem, bez przerwy.

Standardowo w technice pomodoro jest 25 minut pracy, 5 minut odpoczynku. Po 4 takich zestawach następuje dłuższa przerwa. Analiza produktywności na podstawie aplikacji Desk Time pokazuje, że korzystniejsze są wartości 52 minuty pracy i 17 minut odpoczynku ¹. Jeżeli jednak jesteś na takim etapie, że skupienie się przez 50 minut jest dla Ciebie bardzo trudne to 25 minut pracy i 5 przerwy też będzie okej. Działaj w tych warunkach, które masz teraz. Ważne, aby po prostu pracować w skupieniu i robić przerwy, aby być w stanie łatwiej wejść w kolejny blok pracy.

Tylko proszę – zmień wtedy na chwilę otoczenie. Faktycznie daj sobie chwilę wytchnienia. Niekoniecznie scrollowanie Facebooka jest tym, co mam w tym momencie na myśli. 😉

__________

Zdjęcie: Stephan Henning.

__________

1. Dane zaczerpnięte z filmu Dawida Myśliwca, na kanale Uwaga! Naukowy Bełkot pt. „Jak przełożyć prokrastynację na później?”