Jak lepiej wykorzystać kalendarz i ograniczyć prokrastynację? Moja ulubiona metoda

1,3K Czas czytania: 6 min

Serię związaną z kalendarzem zaczęłam tydzień temu. Dziś przechodzimy do mojego ulubionego zastosowania kalendarza. Kalendarz sam w sobie to jest takie trochę mało seksowne, być może trochę nudne narzędzie, z którego mało osób korzysta w innym celu niż w niż wpisanie terminu spotkania lub ustawienie jakiegoś zadania cyklicznego. Tymczasem jest to niesamowite narzędzie, które może pomóc walczyć z prokrastynacją i szybciej osiągać cele. Dziś mój ulubiony sposób wykorzystania kalendarza – bloki pracy.

Eksperyment

Peter Gollwitzer to profesor psychologii, który zajmuje się badaniem naszych zachowań w kontekście osiągania celów i planowania. Przeprowadził badanie na grupie narkomanów. Wszyscy mieli jedno zadanie – napisać CV w określonym terminie. Podzielił swoich badanych na dwie grupy. Jedna z nich otrzymała wskazówkę, druga nie. Jaki był efekt? W grupie wspartej wskazówką 80% osób wykonało zadanie w terminie! Spośród drugiej grupy nie wykonał zadania nikt!

Wyobraź sobie, że masz wziąć udział w takim badaniu. W której grupie chciałbyś być? Ja zdecydowanie w tej pierwszej! Czym była ta magiczna wskazówka? Badani mieli określić kiedy dokładnie usiądą i napiszą CV. Tak, tak prosta i banalna rzecz. Jest to koncepcja tak zwanej intencji implementacji. Po raz pierwszy użył tego terminu Peter Gollwitzer w 1993 roku. Napiszę o niej jeszcze osobny artykuł. Na potrzeby tego artykułu przyjmijmy że intencja implementacji wygląda następujący sposób:

Kiedy nastąpi sytuacja X to Y.

W przypadku naszych badanych intencja implementacji mogła wyglądać następująco: Kiedy nastąpi środa, godzina 16:00 to usiądę i napiszę CV. Takie proste działanie daje tak niesamowity efekt. Zwróć uwagę że de facto korzystanie z kalendarza poprzez planowanie swoich działań innych niż spotkania w kalendarzu to jest wykorzystanie dokładnie intencji implementacji, którą zdefiniował Gollwitzer!

W 2006 roku została opublikowana duża metaanaliza ¹ która wykazała, że intencja implementacji znacząco zwiększa prawdopodobieństwo osiągnięcia założonego celu.

Tutaj dochodzimy do mojego ulubionego sposobu pracy z kalendarzem, czyli planowania pracy w blokach.

Czym jest blok pracy?

De facto wydarzeniem w kalendarzu o określonym początku i końcu, zawierającym jedną lub więcej czynności (ale z tego samego motywu) i określony cel. Najlepiej wykorzystać blok pracy do tych czynności, do których najtrudniej jest Ci się zabrać, względem których czujesz największy opór. Bloki pracy możemy podzielić na dwa typy w zależności od tego jaki cel nam przyświeca.

Cel czasowy, czyli jakaś czynność ma być wykonywana przez określony czas, np. uczę się angielskiego przez godzinę.

Jest też cel osiągnięciowy, czyli jakaś czynność ma być doprowadzona do końca, np. napiszę ten artykuł do końca. Blok pracy, w którym chcemy coś doprowadzić do końca ma również moment zakończenia, tylko bardziej płynny, szacunkowy. W końcu – wpisując swój blok pracy w kalendarz potrzebujesz mu i tak określić początek i koniec, jakoś oszacować ile może Ci to zająć.

Jak jeszcze podkręcić efektywność drugiego typu bloków pracy – o tym będzie w przyszłym tygodniu. 🙂

Bloki pracy – przykłady

Działać w blokach można nie tylko w kontekście pracy. W bloku możesz zaplanować sobie odpoczynek, czas dla siebie, czas na hobby. Szczególnie dotyczy to pracoholików. Jeśli masz zapędy pracoholiczne to być może właśnie powinieneś czas dla siebie planować! Ktoś może pomyśleć, że to wariactwo (planować odpoczynek). Cóż, doświadczenie pokazuje mi, że wariactwem jest próba funkcjonowania na wysokich obrotach i liczenie na to, że tak da się w nieskończoność. Jeśli planowanie odpoczynku będzie jedną z tych rzeczy, która może uchronić Cię od kryzysu, to dlaczego by nie iść w tym kierunku?

Jeśli Twoim celem jest np. zdobycie certyfikatu, do którego się uczysz, to nie zrobisz tego w jeden wieczór. Potrzebujesz rozbić sobie naukę w czasie. Bloki pracy świetnie się do tego sprawdzają.

Wspominałam, że blok pracy może zawierać więcej niż jedną czynność, ale o tym samym motywie. Zajrzyj do artykułu o grupowaniu zadań, który opublikowałam wcześniej, ale tutaj podam Ci dwa przykłady nawiązujące do bloków pracy.

Jeśli potrzebujesz zajmować się dużą liczbą dokumentów ze względu na specyfikę Twojej pracy (i chętnie to odwlekasz) możesz ustalić jeden slot (blok pracy) w kalendarzu, w określony dzień tygodnia kiedy się nimi zajmujesz. W opisie wydarzenia, żeby jeszcze bardziej usprawnić sobie pracę, wypisz w punktach jakie konkretnie czynności powinieneś wykonać.

Jeśli sprzątanie nie jest najwyższym priorytetem w Twoim życiu (jak u mnie), ale musisz wykonać to samodzielnie – blok pracy też się świetnie do tego celu sprawdzi.

Po co te bloki pracy?

Jak już się dowiedziałeś z eksperymentu pana Gollwitzera jesteś w stanie sprawniej osiągać cele i ograniczyć prokrastynację. Od razu zastrzegam, że bloki pracy, tak jak i cała produktywność nie jest po to, żeby zapychać sobie kalendarz i robić jeszcze więcej, więcej i więcej i funkcjonować jak chomik w kołowrotku. Wszystkie te techniki są po to, żeby nie marnować czasu na odkładanie na później, tylko żeby zrobić to co chcemy (lub musimy) w sensownym czasie. Zrobić i potem mieć czas na inne rzeczy, które są dla nas ważne. Na odpoczynek, na spędzenie czasu z innymi ludźmi na cokolwiek innego, co ma znaczenie dla Ciebie.

Właśnie zdałam sobie sprawę że prowadzę bloga o produktywności a właściwie nie napisałam jeszcze artykułu, w którym definiuję czym dla mnie jest produktywność i jak ja ją rozumiem. Cóż, będę musiała nadrobić. 🙂

Narzędzie

Integralną częścią całego cyklu są oczywiście przygotowane przeze mnie planery, o których wspominałam w zeszłym tygodniu, dowiesz się tam, dlaczego czasami warto skorzystać jednak z papieru. Wybierz odpowiednią dla siebie wersję i sprawdź na sobie jak planowanie pracy w blokach usprawnia działanie. 🙂

__________

Zdjęcie: STIL.

__________

Podaj dalej, skorzystaj z przycisków poniżej! 🙂

1. Implementation Intentions and Goal Achievement: A Meta‐analysis of Effects and Processes, Gollwitzer, Sheeran (2006) Advances in Experimental Social Psychology