Prostota często góruje nad przekombinowaniem. Jestem fanką prostych, skutecznych rozwiązań. Grupowanie zadań zdecydowanie do takich należy.
Przyznam, że uwielbiam grupowanie zadań. Niewielkim kosztem, odrobiną logistycznego wysiłku można czasem oszczędzić sumarycznie naprawdę dużo czasu.
W grupowaniu zadań chodzi o wykonywanie zadań podobnego typu lub które odbywają się w określonym miejscu w jednym bloku czasowym.
Jeśli pracujesz już nad swoją produktywnością (a mam nadzieję, że to robisz ?, bez działania bowiem nie ma efektów) z pewnością krok pierwszy ku skutecznemu działaniu masz już za sobą. Masz listę zadań do wykonania w najbliższym czasie. Przyjrzyj się jej. Zwróć uwagę, które z nich można zgrupować, wykonać w tym samym bloku, ponieważ są podobnego typu lub odbywają się w zbliżonej lokalizacji.
Być może zamówiony przez Internet produkt czeka na odesłanie? Być może masz coś jeszcze do załatwienia na poczcie? Lub blisko poczty znajduje się urząd, w którym dawno miały być załatwione jakieś zaległe sprawy? Albo w pobliżu jest siłownia, a był plan, aby regularnie na niej ćwiczyć, tylko zwykle jest tak jakoś… mało po drodze. Kreatywność zdecydowanie wskazania w szukaniu możliwości zgrupowania zadań.
Być może na liście masz odwiedzenie banku w centrum miasta. A, i ze znajomymi mieliście zorganizować wspólny wypad na miasto. Kiedyś. Stwórz sobie więc okazję do zrobienia kilku rzeczy podczas jednej wyprawy. A nuż, dodatkowo, odwiedzisz miejsce serwujące dania kuchni, której zawsze chciałeś spróbować, odkurzysz dawne znajomości i jeszcze sprawa w banku będzie załatwiona.
Szybkie profity
Efektywność tej metody widać bardzo wyraźnie, kiedy jest naprawdę dużo zaległych spraw do załatwienia, trochę zaniedbane relacje ze znajomymi, o rozrywce poza domem nie wspominając. Wtedy, intencjonalnie, organizując kilka bloków zadań, można odczuć naprawdę ogromną satysfakcję i odzyskać poczucie kontroli nad tym, co się w życiu dzieje. Poczucie, że powoli zaczynamy wychodzić z chaosu (jeśli w nim byliśmy). I lista zaległych rzeczy do zrobienia szybciej maleje.
Grupowanie zadań a proaktywność
Grupowanie zadań warto wykorzystywać nawet, jeśli krok pierwszy ku skutecznemu działaniu jest dawno za nami. W końcu, każdemu z nas ciągle napływają nowe sprawy do załatwienia, życie toczy się swoim torem. To idealna okazja do kształtowania w sobie nawyku proaktywności. Zapobiegamy nawarstwieniu się spraw zaległych (tutaj mamy do czynienia z reaktywnością). Świadome planujemy (idealnie – dodatkowo, grupujemy) zadania i ich wykonanie zanim staną się naglące.
Oddzwanianie i odpisywanie na e-maile
Sztandarowym przykładem grupowania zadań, który dotyczy większości z nas jest odpisywanie na wiadomości e-mail lub oddzwanianie. Nie jest to przykład dla Ciebie, jeśli Twoja praca bazuje na ciągłym odpisywaniu na maile (jak w obsłudze klienta na przykład). W pozostałych przypadkach odpowiadanie na wiadomość za każdym razem kiedy nowa pojawia się w skrzynce jest skrajnie nieproduktywne. Przede wszystkim rozprasza uwagę. Powrót do wykonywanej uprzednio czynności z odpowiednim poziomem skupienia zajmuje dużo czasu. Wydajność pracy spada. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku, chociażby, wykonywania przelewów bankowych. Jest naprawdę sporo drobnych czynności, które wykonujemy na tyle często, że grupowanie ich naprawdę się opłaca.
Zasada 2 minut
Jest popularna zasada mówiąca o tym, aby czynność, która trwa krócej niż 2 minuty wykonywać od razu. Uważam, że istnieją naprawdę uzasadnione odstępstwa od niej i nie należy traktować jej jak wyrocznię. O tym, dlaczego nie warto ślepo podążać za zasadą dwóch minut jeszcze będę pisała. Kiedy możemy zgrupować w jednym bloku kilka zadań, które trwają nawet mniej niż 2 minuty – zróbmy to. Z moich obserwacji wynika, że na dwuminutowych zadaniach można stracić dużo czasu w wyniku rozpraszania się i odciągania od pracy.
Przeczytaj więcej o zasadzie 2 minut: Zasada 2 minut – czy zawsze ma sens?
Metoda grupowania zadań jest naprawdę intuicyjna i warto świadomie o niej myśleć podczas planowania. Może pojawiła się u Ciebie naturalnie, bez świadomości, że w ogóle istnieje. Daj znać, czy znasz tę metodę i czy stosujesz ją w codziennym życiu.
__________
Zdjęcie: Markus Spiske.
__________
1 komentarz
[…] Grupowanie zadań. Produktywność w praktyce […]