telefon komórkowy w dłoni

Ile w pracy faktycznie pracujesz (i dlaczego mniej niż myślisz) [#046]

przez Monika Torkowska
Czas czytania: 16 min

40% – taką część czasu spędzamy w pracy na zadaniach, które są bezpośrednio związane z naszym stanowiskiem, specyficzne dla naszego stanowiska – według analizy McKinsey Global Institute z 2012 roku. Dobrze wiemy, że od tego czasu sporo się zmieniło. Z czego wynika w ogóle taka statystyka? Jak Ty możesz sprawdzić ile pracy w pracy to faktycznie Twoja praca i w sumie po co to analizować? – posłuchaj w tym odcinku. Zapraszam!

Zapisz się: Spotify | Apple Podcasts | Google Podcasts | YouTube | RSS | wszystkie platformy

Wymienione w tym odcinku

Rzeczy do zrobienia po wysłuchaniu odcinka

Warto sprawdzić

Podkast do czytania

W tym odcinku

Czy to ważne?

Dzisiaj skupimy się na tym, jak wygląda rozkład naszej pracy w pracy. [śmiech] Zaczniemy od tego, jakie to w ogóle ma znaczenie, jak my ten czas spędzamy w pracy. Oczywiście poza takimi oczywistymi rzeczami jak to, że ma to wpływ na szansę awansu. Tu możemy oczywiście spierać się na temat tego, jak te awanse są „rozdawane”. Możemy się kręcić wokół całych procedur, które się w firmach odbywają. My na procedury, które są w firmach nie mamy wpływu.

Mamy wpływ na nasze działania. Warto w obrębie tego kręgu wpływu się poruszać. Nie ulega wątpliwości, że jeśli będziemy bimbać w pracy to te szanse na awans maleją. Poza tym jeśli spędzamy w pracy mniej czasu na zadaniach, które są związane z naszym stanowiskiem, czyli takie zadania, które my postrzegamy jako mięsiste i doprowadzające nas do celu to spada zadowolenie z własnej pracy.

Szczególnie jeśli uświadomimy sobie, że całkiem sporo czasu spędzamy na przykład w social mediach. Na ten temat mamy bardzo ciekawe badania. Oczywiście linki do tych badań znajdziecie w notatkach do odcinka na monikatorkowska.com/046, tak jak w każdym odcinku. Było badanie, w którym sprawdzano ile czasu osoby spędzają w social mediach. Ja się pokuszę o pewien komentarz do tych statystyk.

Na poziomie liczb – 33% osób twierdzi, że wcale nie spędza tego czasu podczas pracy. Mówimy o czasie pracy. Prawie 19% twierdzi, że spędza w social mediach do 15 minut w ciągu pracy. Nie brzmi to tak źle, ale ponad 9% osób – drugi koniec skrajny – twierdzi, że spędza w social mediach podczas pracy ponad 120 minut dziennie.

Ja mam pewien problem i nie problem z tym badaniem, ale to na co warto zwrócić uwagę to to, że z tego co doczytałam są to dane deklaratywne. Czyli że osoby mówiły ile spędzają. My z psychologii wiemy, że jako ludzie nie jesteśmy zbyt dobrzy, jeśli chodzi o szacowanie czasu, dlatego tutaj złudzenie planowania wchodzi bardzo pięknie. To jest takie zjawisko, które nam mówi o tym, że jeśli zakładamy, że coś zajmie X to prawdopodobnie zajmie X + coś tam albo X razy ileś tam. To nie jest tak, że my jako jednostki jesteśmy odosobnieni, ale to się dzieje nawet w wielkich projektach o ogromnych budżetach. Ja mówiłam o tym w jednym z odcinków podcastu na ten temat, jak się samemu ustrzec przed złudzeniem planowania.

To jest mój problem z tym badaniem – nie doszacowujemy czasu, który spędzamy w social mediach. Nie doszacowujemy czasu, który jest potrzebny na zrobienie pewnych rzeczy. W związku z tym te dane mogą być zaniżone. Ja w tym odcinku jeszcze powiem co można zrobić, żeby sobie sprawdzić bardziej realne dane na temat tego, jak spędzamy czas w pracy, ale to za chwilę.

Tak jak wspomniałam we wstępie – około 40% naszego czasu według badań… Oczywiście tu mówimy jakiejś przeciętnym pracowniku, przeciętnej pracownicy. Ty możesz mieć inną sytuację w pracy. Moja sytuacja w pracy prawdopodobnie też jest inna, bo odpowiadam znacznie mniej na maile w mojej nowej pracy.            

A według tego badania czytanie i odpowiadanie na same maile zajmuje pracownikom 28% czasu pracy. 28% czasu pracy to jest ponad 11 godzin w przeciętnym 40-godzinnym tygodniu pracy. Średnio 120 wiadomości dziennie. O tym mówi nam analiza McKinsey Global Institute. Co prawda jest ona z 2012 roku i wiemy, że od tego czasu sporo się zmieniło.

Nie mam poczucia, że się zmieniło na lepsze [śmiech] biorąc pod uwagę, że wielu z nas pracuje teraz zdalnie albo hybrydowo, czyli częściowo zdalnie. To jest częściowo dobre. Chciałabym wierzyć, że bardziej się zwiększył odsetek komunikacji asynchronicznej, czyli że my nie musimy być na bieżąco dostępni i patrzeć na komunikatory i w maila, tylko że możemy zająć się naszą główną pracą.

No chyba że pracujesz w dziale obsługi klienta, jakimś wsparciu technicznym i główną cechą Twojej pracy jest to, że ty jesteś dostępny/dostępna dla osób, które Ciebie potrzebują. Mam nadzieję, że to jest jasne, że charakter pracy tutaj ma znaczenie. Nie demonizujmy tutaj tego maila. Jeśli ja jestem programistką i miałabym odpowiadać na maile przez 28% czasu to nie jest najlepsze wykorzystanie mojej ekspertyzy i zwiększa to liczbę rozproszeń w ciągu dnia.

Jeszcze, żeby dopełnić tych statystyk, bo jeśli liczyliście w głowie to nie będą Wam się zgadzać procenty – według tego badania 19% czasu spędzamy na zbieraniu informacji, 14% to komunikacja ze współpracownikami, więc nie tak źle. Maile i deklarowany czas spędzony w social mediach – to są dwa różne badania – jest dosyć zastanawiający.

Dlaczego sięgamy po social media w trakcie pracy?

Dlaczego my w ogóle sięgamy po social media w trakcie pracy? O to też zapytano badanych. Najczęstszą przyczyną jest to, że badani chcieli się oderwać mentalnie od pracy. Jeśli słuchasz mnie od jakiegoś czasu to możesz już kojarzyć nieco z moich wywodów na temat skupienia, że jest to dosyć standardowa strategia. Strategia naszego mózgu. Strategia, którą byśmy nazwali strategią uciekania.

Generalnie mózg chce dla nas dobrze. Tak możemy przyjąć jako taką podstawę. Mózg nazywam osobną częścią. Jeśli nie mamy w sobie umiejętności zatrzymania się pomiędzy bodźcem a reakcją to możemy mieć poczucie, że ten mózg po prostu sam sobie swoimi drogami chodzi. A jednym ze sposobów na to, żeby zdobyć taką samokontrolę jest właśnie wyłapywanie tego momentu pomiędzy bodźcem, który po prostu się pojawia a reakcją – tym, jak my zareagujemy na ten bodziec, który się pojawił.

Mamy tę przestrzeń, którą możemy wykorzystać. Jeśli nie wykorzystamy, a pojawi się w pracy coś trudnego albo stajemy się zmęczeni, albo przytłoczeni – cokolwiek, co wywołuje w nas dyskomfort. Słowo dyskomfort jest słowem kluczem, jeśli chodzi o skupianie się i rozpraszanie się podczas pracy. Jeśli my nie potrafimy tego chwilowego dyskomfortu znieść…

Umówmy się – my nie mówimy o sytuacjach bardzo skrajnych psychicznie, że ktoś nas mobbinguje czy pojawia się po prostu jakaś bomba w robocie. Nie o to chodzi. Czasami jest, że nie wiem co dalej zrobić w pracy. O jeny, ktoś napisał maila i mi się po prostu totalnie nie chce teraz produkować albo ktoś mi zawraca głowę~: dobra, to sobie sięgnę po telefon. My mówimy o takich krótkotrwałych dyskomfortach, które skłaniają nasz mózg do tego, żeby pójść w strategię uciekania, żeby się chociaż na chwilę oderwać od tych sytuacji, w których się znaleźliśmy.

Żeby była jasność – robienie sobie przerw jest jak najbardziej okej. Ba, to jest wręcz pożądane. Szczególnie jeśli Twoja praca jest bardzo wymagająca umysłowo, bo jak wiemy z badań odpowiednia strategia przerw w pracy ma naprawdę duże znaczenie dla naszej wydajności, dla poziomu skupienia, dlatego jak po pracy my będziemy zmęczeni.

Więcej o tej strategii będziemy mówić w Akademii Skupienia, która się pojawi w połowie maja-pod koniec maja. Nadal lista zainteresowanych jest otwarta, więc jeśli masz ochotę to możesz dołączyć na monikatorkowska.com/skupienie-zapis.

Ale żeby dać Ci tutaj troszeczkę istotnych informacji to to, że te przerwy wcale nie muszą być długie, tylko ma znaczenie ich jakość. Tu nie chodzi o to, czy umiesz odpoczywać czy nie, bo to jest zupełnie inny temat. Wiem z ankiet od Was, że umiejętność odpoczywania jest czymś pożądanym i trudnym. Podzielam Wasze bolączki w tym zakresie. Doskonale zdaję sobie z tego sprawę, że to jest trudne.

Wracając od tej dygresji pączkującej do tematu przerw w pracy – najistotniejsze według badań jest kilka pierwszych minut przerwy. Te kilka pierwszych minut ma największe znaczenie dla naszego odprężenia, dla późniejszego poziomu skupienia. No właśnie – dla powrotu do tego skupienia.

Tylko sęk w tym, że my często robimy przerwy scrollując sobie w telefonie albo surfując w sieci na jakimkolwiek Onecie itd. To nie są takie przerwy o jakie nam chodzi. Te przerwy nas nie regenerują w odpowiednio intensywny sposób. One pozwalają mózgowi uciec od tego, co robił do tej pory, ale one bardziej zmieniają kontekst niż stwarzają przestrzeń do regeneracji.

To jest ta zasadnicza różnica, którą powinniśmy mieć w głowie, kiedy chcemy zrobić przerwę albo kiedy odpala się nam bodziec, że chcemy złapać po telefon albo wpisać w wyszukiwarkę Onet, Facebook itd. Żeby się złapać w tym momencie. Jak to zrobić, żeby nauczyć się wyłapywać te momenty i odpowiednio reagować też będziemy się uczyć w Akademii Skupienia.

Im bardziej wymagająco umysłowo jest nasza praca, tym więcej tak naprawdę przerw potrzeba do tego, żeby być w stanie znajdować dobre rozwiązania, radzić sobie z problemami, które w pracy się pojawiają i znosić to, że nie zawsze wiemy już teraz od razu jakie jest rozwiązanie. Mówię to też ze swojego programistycznego doświadczenia, bo w mojej pracy nie wiem, czy codziennością, ale to była moja pierwsza myśl, że codziennością jest to, że natrafiasz na problemy, które nie wiesz w pierwszym momencie jak rozwiązać i musisz to wymyślić.

Miałam kiedyś ciekawe pytanie jak jechałam z konferencji ze znajomą: skąd wy wiecie jak pisać te kody? [śmiech] To było wspaniałe pytanie. W sumie to nie wiem, wymyślam. No właśnie. To jest ten dyskomfort, który się pojawia na co dzień, który uczymy się znosić i po prostu potem piszemy te kody. Ale to taka dygresja. Co warto sobie uświadomić? Jeśli robimy odpowiednie przerwy w pracy to nie traci na tym produktywność w ciągu dnia. Wręcz przeciwnie.

Dzięki temu, że odpowiednio regenerujemy zasoby nasze psychoenergetyczne, które są potrzebne do skupionej pracy. Jeśli ktoś jest sfokusowany na tym, żeby siedzieć i cisnąć do upadłego, bo nie mogę odejść od komputerka na 5 minut albo być może jesteś takim szefem i szefową, która tak mocno siedzi nad głową i pilnuje z zegarkiem – daję znać, że bazując na tym, co wiemy teraz z naukowego punktu widzenia nie ma to sensu. Nie daje to tego efektu o który Tobie chodzi.

Wręcz przeciwnie – pogarsza to w ogóle wydajność, skupienie. Z perspektywy osoby pracującej sprawia, że my jesteśmy tak długofalowo bardziej zmęczeni. Istotne jest to, żeby na koniec dnia nie być wyprutym. To jest to pytanie, które być może zadajesz sobie w głowie świadomie lub nie: czy pocisnąć jeszcze dzisiaj czy nie? Albo: ile robić danego dnia? Dobrą zasadą jest to, żeby robić tyle, aby być w stanie się zregenerować od momentu zakończenia pracy danego dnia do momentu rozpoczęcia pracy kolejnego dnia.

Czyli jeśli ja będę pracowała od rana do samego wieczora i nie będę miała żadnej przerwy wieczorem czy popołudniu na regenerację to może być tak, że następnego ranka wstanę z obniżonym poziomem energii, z obniżonym skupieniem. Tak po prostu domyślnie, bo nie jesteśmy robotami. To jest troszeczkę tak, że my zapożyczamy sobie skądś. Skupienie, energia to nie jest worek bez dna – to trzeba uzupełniać. A jeśli zaciągamy sobie taki dług to prędzej czy później będzie trzeba go spłacić.

Jak Ty możesz to sprawdzić?

Wracając do tego, jak Ty możesz sprawdzić jak spędzasz swój czas w social mediach to bardzo serdecznie Ci polecam aplikację śledzącą. Jeśli nie lubisz korzystać z aplikacji to powiem Ci, że tego typu aplikacje to są takie one set approach, czyli podejście, że ustawiasz raz i masz gotowe. Wystarczy na to poświęcić 10-15 minut – zarejestrować się, zalogować, zainstalować na urządzeniach na których chcesz śledzić i tyle. Możesz sobie co jakiś czas zerkać na statystyki. Tam nie trzeba nic więcej robić.

Jedną z takich aplikacji jest Rescue Time. Link afiliacyjny macie w opisie do mojego odcinka. Ja korzystam z tej aplikacji od naprawdę dłuższego czasu i ona jest super, ponieważ można ją mieć na wielu urządzeniach. Ona zbiera statystyki z wielu urządzeń. Jest wersja darmowa. Z tego co pamiętam, przez 14 dni do przetestowania sobie. Ja mam wykupiony abonament. Ona działa super. Mam ją zainstalowaną na komputerze na którym pracuję i na telefonie.

Gdybym miała jeszcze jakiś dodatkowy komputer, z którego korzystałabym na co dzień czy dodatkowy telefon to również bym na nich zainstalowała. Tutaj już czarno na białym widzimy jak rozkład naszych aktywności na urządzeniach wygląda w ciągu dnia, tygodnia, miesiąca – można sobie podglądać statystyki. Super jest to, że można sobie na wielu urządzeniach przeglądać. Można też przypisywać dane strony czy aplikacje, z których korzystamy do określonych poziomów rozproszeń. Już tłumaczę o co chodzi.

Jeśli korzystam z komunikatora WhatsAppa to dla jednej osoby WhatsApp będzie narzędziem, które byśmy określili jako rozpraszające nas od pracy. Gadamy sobie ze znajomymi albo robimy jakieś inne pierdoły. Jeśli używam tego w trakcie pracy to to jest rozproszenie. Ale jeśli na przykład używam tego do spotkań z klientami to to już nie będzie kategoria rozproszenie, tylko to będzie kategoria biznes. Wtedy mogę WhatsAppa zakategoryzować jako coś zupełnie innego.

To jest super w RescueTime, że my sobie możemy w ten sposób pokategoryzować nasze aktywności i mieć bardziej rzetelne dane. Jeśli nie masz potrzeby takiego śledzenia na wielu urządzeniach to aplikacja na telefon, na przykład StayFocused super się sprawdza. Z tego co pamiętam, na Androida i na iOS-a jest. Jeśli wystarczy Ci tylko śledzenie na telefonie to jest jedna z fajniejszych aplikacji. Oczywiście mówię tu o moich preferencjach i rzeczach, które ja przetestowałam. Myślę, że to może być dla Ciebie użyteczne.

Nie biczuj się, wyciągając wnioski

Dodam tak zupełnie na koniec, że w sprawdzaniu dla samych siebie ile my czasu w pracy faktycznie pracujemy nie chodzi o to, żeby się biczować. Jak to napisała Brené Brown w książce „Dary niedoskonałości” warto starać się dowiedzieć jak najwięcej na swój temat. Ale tylko wtedy, gdy potrafimy być przy tym dla siebie dobrzy.

Ja się bardzo, bardzo z tym zgadzam, bo trudno jest wprowadzać jakąś zmianę w swoim zachowaniu długofalowo, jeśli bazujemy na autosabotażu, na intensywnej samokrytyce i tego typu zachowaniach, bo one utrudniają wyciąganie wniosków. Wniosków, które są oddzielone od emocji, od własnej oceny, od negatywności.

Oddalamy się wtedy od analizy i wyciągania fajnych wniosków, które pozwolą nam coś realnie zmienić, tylko może być tak, że długofalowo skupimy się na tym, jacy to my jesteśmy, czego nie robimy, co powinniśmy zrobić, jacy jesteśmy beznadziejni, bo tyle czasu marnujemy tu i tam, a przecież można by w tym czasie robić coś „produktywnego”.

Warto potraktować takie analizy po prostu jako informację. Bardzo użyteczną informację, z którą można coś zrobić, bo posłuży nam jako punkt startowy, jako punkt wyjścia do zmiany. Takich punktów startowych będziemy mieli więcej w Akademii Skupienia. Lista zainteresowanych otwarta, ruszamy najprawdopodobniej w maju. Nie mogę się doczekać! Bardzo serdecznie Was zapraszam i zachęcam do tego, żeby sobie taką aplikację śledzącą u siebie zainstalować.

A jeśli nie lubicie aplikacji to można prowadzić sobie takie logi po prostu w Excelu. Nie będą one tak dokładne, bo najwięcej czasu ucieka nam w bardzo krótkich odcinkach. Takich kilkuminutowych. Najwięcej takich jest rozproszeń. Warto czasami oddać trochę automatyzacji aplikacjom i pozwolić pomóc nam wyciągnąć dobre, ciekawe wnioski dla siebie.

Z tą myślą Cię zostawiam. Bardzo serdecznie dziękuję Ci za spędzony wspólnie czas! My słyszymy się już za 2 tygodnie!

Jeśli podoba Ci się ten odcinek – dołącz koniecznie do osób czytających mój newsletter i odbierz dostęp do materiałów dodatkowych ?


Zdjęcie: Rodion Kutsaiev


Niektóre linki na stronie mogą być afiliacyjne. Jeśli wejdziesz przez taki link na stronę sprzedawcy i dokonasz zakupu otrzymam gratyfikację (nie wpływa to na cenę dla Ciebie). W ten sposób wspierasz moją pracę. Dziękuję!

Przeczytaj też

Zostaw komentarz

Strona wykorzystuje pliki cookies. Korzystając ze strony wyrażasz zgodę na wykorzystywanie plików cookies. Ok, lubię ciasteczka Czytaj więcej