Jaka aplikacja do zarządzania zadaniami na początek?

Czas czytania: 8 min

Tytułowe pytanie może przyjść do głowy kiedy zaczynamy pracować nad swoją produktywnością. Kiedy zaczynamy wchodzić w temat zarządzania sobą w czasie. Jak myślisz, czy jest to pytanie, które warto zadać sobie na początku naszej drogi?

Praca od podstaw

Z mojego punktu widzenia i doświadczenia narzędzie, którego użyjemy jest rzeczą wtórną. I właściwie też na tym mogłabym zakończyć ten artykuł. Oddałabym w ten sposób cały sens myśli, które mam w głowie. Ale żeby nie było powierzchownie – pójdźmy jednak głębiej w ten temat.

Kiedy chcemy zacząć korzystać z pewnych narzędzi często popełnianym błędem jest niewystarczające przygotowanie się wcześniej. Krokiem absolutnie kluczowym powinno być nauczenie się działania (zarządzania sobą w czasie) od podstaw. Co dokładnie mam na myśli?

Przede wszystkim poznaj siebie. Brzmi banalnie? Być może, ale jest jedną z kluczowych rzeczy potrzebnych do tego, aby wybrane przez Ciebie narzędzie do zarządzania sobą w czasie w ogóle miało szansę zadziałać.

Nikt się z tym nie urodził

Zarządzanie swoimi działaniami w czasie to nie jest umiejętność, z którą się rodzimy. To, jak każda inna umiejętność, coś co w sobie trzeba wypracować.

Być może miałeś w życiu jako dziecko bardziej sprzyjające warunki, w Twoim domu był jakiś harmonogram, każdy miał swoje odpowiedzialności przydzielone i już wtedy mogłeś uczyć się realizowania zadań i kształtowania samodyscypliny. Jeśli tak – wspaniale. Zakładam jednak, że w większości jednak przypadków uczymy się tego samodzielnie (jeśli w ogóle) i to najczęściej w życiu dorosłym. Czy to znaczy, że mamy nad tym ubolewać? Absolutnie nie! Być może nie lubisz takiego “coachingowego stylu”, ale tak podchodzę do życia – poszukuję możliwości JAK coś ZROBIĆ, niż powodów, dla których miałoby się coś zakończyć fiaskiem. Bardzo polecam. Inaczej moje pisanie na blogu nie miałoby większego sensu, bo zawsze znajdzie się coś, co możemy potraktować jako ograniczenie.

Jakie pytania warto więc sobie zadać?

Co jest Twoją “podstawą”?

Być może dopiero zaczynasz, masz problem z jakąkolwiek organizacją, wyrobienie w sobie nawyku regularnego realizowania swojego planu lub wizji dopiero przed Tobą.

Być może planujesz sobie coś na kartkach, robiłeś pierwsze przymiarki do list zadań, ale nie jesteś zadowolony z efektów. Masz poczucie, że działasz trochę w chaosie.

Być może korzystasz już z pewnych aplikacji. Jesteś z tego zadowolony lub nie i chciałbyś ten proces usprawnić.

I jeszcze wiele innych kombinacji pośrednich i kolejnych.

Odpowiedź na to pytanie jest bardzo ważna, ponieważ dzięki temu wiesz skąd startujesz. Nie ma lepszego lub gorszego miejsca. Każdy z nas (najczęściej nieświadomie) na każdym z tych etapów był, ponieważ tak wygląda mniej więcej proces uczenia się. “Proces” to słowo klucz.

W jakich “miejscach” się obracasz?

Czy korzystasz z komputera i internetu na co dzień? Pewnie tak, skoro czytasz mojego bloga. 😉

Być może częściej wybierasz smartfona. A być może tak naprawdę wolałbyś pozostać offline i korzystać z komputera czy telefonu tylko wtedy, kiedy to konieczne.

Czy posiadasz stały dostęp do internetu?

Postawienie przed sobą takich pytań pozwoli Ci zawęzić pole wyboru poprzez eliminację aplikacji, które nie pasują do tego jak żyjesz lub chcesz żyć. Szczerze odradzam przekonywanie samego siebie do kupna nowego telefonu tylko po to, aby mieć na nim aplikację, którą wszyscy chwalą, kiedy Ty wolisz pozostać przy swojej starej Nokii. Dostosowujemy rozwiązanie do Ciebie, a nie na odwrót.

Jaki problem chcę rozwiązać? Jaką potrzebę zaspokoić?

Odpowiedzi na te pytania są ważne, ponieważ determinują to jakie narzędzie jest dla Ciebie i jak będziesz z niego korzystać. Być może właśnie pomyślałeś, że nie masz bladego pojęcia jaki w ogóle problem masz chcieć tu rozwiązać (“Co? jaki problem? Nie mam tu żadnego problemu.”) lub jaką potrzebę zaspokoić (“Potrzeba związana z zarządzaniem zadaniami? O czym ona bredzi?”). Pokażę Ci, jak możesz tę wiedzę stopniowo nabywać. PS Możesz słowo “problem” zamienić na “wyzwanie” jak wolisz. 🙂

Krok po kroku

…dowiedz się jakie są Twoje potrzeby w kontekście aplikacji do zarządzania zadaniami. Poniżej opisuję kilka ogólnych kroków, które można przejść, jeśli się ma ochotę. Im dalszy etap tym dłużej się na nim “zatrzymujemy”. Po każdym z nich ma znaczenie wyciągnięcie wniosków.

Co ważne – możesz poprzestać na każdym z tych poziomów, jeśli doszedłeś do tego rozwiązania, które w tym momencie życia, w którym jesteś teraz Cię satysfakcjonuje. To, że ktoś używa zaawansowanego narzędzia, nie oznacza, że Ty masz je instalować. To, że komuś się sprawdza notes nie oznacza, że masz rezygnować ze swojej aplikacji-kombajnu w imię prostoty.

Poziom 1

Będąc teraz na etapie, że dopiero zaczynam wybrałabym bez dwóch zdań zwykłą kartkę papieru lub notes. Możesz też skorzystać z prostego planera – np. mojego, z rozkładem tygodniowym i zacząć z nim pracować tak, jak czujesz. Bez żadnych wytycznych, czy technik. To będzie dobry sposób, żeby poznawać siebie. Dobrym wyborem będzie każdego wieczoru przygotowanie sobie krótkiej (to ważne!) listy zadań, albo rozpisanie kilku punktów opisujących czym chcesz się zajmować kolejnego dnia.

Działasz tak przez dwa tygodnie lub dłużej, ile potrzebujesz. W międzyczasie obserwujesz czego Ci brakuje, czego potrzebujesz.

Podam Ci kilka przykładów. Być może masz sporo rzeczy, które Ci się powtarzają i przeszkadza Ci przepisywanie – wtedy istotna dla Ciebie będzie automatyzacja i cykliczność zadań. Być może gubisz kartkę lub wkurza Cię to, że się niszczy i wolałbyś mieć te informacje ze sobą.

Więcej o listach zadań poniżej:

• Poznaj 8 zasad efektywnego tworzenia list zadań. Pobierz infografikę!
• Dowiedz się jakie 7 błędów sprawia, że lista zadań staje się bezużyteczna (i jak ich uniknąć). Tutaj również czeka na Ciebie infografika.

Poziom 2

W kolejnym kroku możesz pójść już w kierunku prostej aplikacji. Być może zacząć planować dwa lub więcej dni. Zwykła lista na każdy dzień. Możesz też zacząć sprawdzać jak będziesz czuć się z planowaniem kilku dni już w kalendarzu. Czy to wykorzystując mój planer jako klasyczny kalendarz tygodniowy (czy jakikolwiek inny), czy to korzystając z jakiegoś kalendarza elektronicznego. Do list możesz skorzystać z prostej aplikacji typu Google Keep. Jest ich bardzo dużo, to tylko przykład. Swój wybór dostosuj do odpowiedzi jakiej udzieliłeś sobie na drugie pytanie. Wystarczy wpisać tam, gdzie będziesz szukać aplikacji “aplikacja lista todo”.

Znów działasz tak przez dwa tygodnie lub dłużej (na typ etapie pewnie dłużej), a w międzyczasie obserwujesz czego Ci brakuje, czego potrzebujesz.

Podam Ci kolejne przykłady. Być może zaczynasz zauważać, że przydałoby Ci się grupowanie zadań jakoś tematycznie. Być może wartościowa byłaby synchronizacja takiej aplikacji z Twoim kalendarzem elektronicznym.

Poziom 3

Możesz poszukać bardziej zaawansowanego narzędzia, które będzie spełniało Twoje kolejne wymagania. Często może to być właśnie grupowanie zadań w projekty. Alternatywnie, co chyba zdecydowanie rzadsze niż takie strukturalne myślenie – podejście grafowe. Są takie aplikacje również. Wybór po Twojej stronie. Do najbardziej popularnych aplikacji w ramach których możemy zarządzać projektami należą chociażby Todoist (nadal przeze mnie używany), czy też Nozbe, TeuxDeux i wiele innych.

Ponownie – testowanie, badanie poziomu swojej satysfakcji.

Poziom 4

Aplikacje łączące w sobie kilka funkcji. Zarządzanie zadaniami, projektami, notatkami, śledzenie różnych postępów. Tutaj przychodzi mi do głowy moje najnowsze odkrycie – aplikacja Notion. Jestem przekonana, że takich wielofunkcyjnych aplikacji jest więcej (prawdopodobnie Monday i Asana są kandydatami, ale to pozostawię już Twojej ocenie jeśli czujesz potrzebę, ponieważ nie miałam z nimi styczności).

Z ciekawostek – ja jestem teraz dokładnie na tym etapie. Testuję aplikację Notion, która (mam nadzieję) docelowo będzie moim centrum dowodzenia. Nie ukrywam – póki co jestem zachwycona, ale na więcej wniosków jeszcze przyjdzie. Moimi postępami w korzystaniu z Notion (i nie tylko w przyszłości) dzielę się z Tobą na moim kanale YouTube na playliście “Narzędzia”. Testowanie, wnioski – te etapy już znasz. 🙂

Poziom 5 😉

Możesz też napisać i opublikować własne narzędzie (lub stworzyć zespół, który je napisze). 🙂 Raczej nie jest w obszarze moich celów, ale kto wie? 😉 Być może Ty masz jakiś super pomysł. Od rozważania jeszcze się nikomu krzywda nie stała. 😉

Konkluzja

Żeby odpowiedzieć na postawione w tytule pytanie poprawnie Ty sam potrzebujesz najpierw znać odpowiedzi na pytania, które zawarłam w artykule.

Na jakim etapie ze swoją organizacją i zarządzaniem działaniami w czasie jesteś?

Z czego najchętniej korzystasz? Jaki jest Twój tryb życia?

Na ile znasz już swoje potrzeby? Być może potrzebujesz je właśnie poznać.

Dopiero wtedy podjąć decyzję o wyborze rozwiązania, testowaniu go i wprowadzaniu zmian. Żeby nie tracić czasu, energii i zapału (to ważne!) sposób działania dostosowujmy do etapu, na którym się znajdujemy. To najprostsza (jakkolwiek czasem wymagająca) droga do sukcesu.

__________

Zdjęcie: Bruce Mars

__________