working

Koronawirus SARS-CoV-2 a praca zdalna (z domu, home office). Jak się zorganizować i pracować produktywnie z domu kiedy panuje pandemia COVID-19?

przez Monika Torkowska
Czas czytania: 10 min

Jeśli jesteś moim stałym czytelnikiem to jesteś przyzwyczajony do tego, że artykuły pojawiają się w poniedziałki o godzinie 7:00. Natomiast tym razem, w związku z aktualną sytuacją na świecie postanowiłam opublikować artykuł wcześniej. Po to byś był w stanie przygotować się do nowego tygodnia. Zwłaszcza, jeśli czytasz ten artykuł w momencie premiery i przechodzisz z pracy w biurze na pracę w domu.

Dla wielu będzie to sytuacja nowa, zupełnie niestandardowa sytuacja. Zwłaszcza, jeśli pracujesz w branży, w której home office nie jest zbyt popularny. W mojej jest. Jestem programistą i home office nie jest mi obcy, choć za nim nie przepadam. Nie mniej i w takich warunkach można sobie poradzić i wydajnie pracować. Cała moja działalność związana z blogiem przecież odbywa się w domu i ona również wymaga odpowiednich podejścia i organizacji, aby było produktywnie.

W tym artykule dzielę się z Tobą moim doświadczeniem i wiedzą jak zwiększyć produktywność pracy z domu.

Praca zdalna a praca z domu

Zanim napiszę więcej o tym co możemy zrobić, żeby pracować w tym czasie produktywniej chciałabym doprecyzować terminologię. De facto to, co wielu z nas spotyka teraz to nie jest “typowa” praca zdalna. Jest to po prostu praca z domu. Praca zdalna od samego początku ma ideę taką, że jest wykonywana w domu, czyli wszystkie procedury, wszystkie standardy, sposoby pracy w zespole, czy w danej organizacji są pod taki sposób pracy przygotowane. Dla większości osób jednak jest to jest przeniesienie standardowej pracy w biurze, standardowej pracy zespołu on site, na pracę poszczególnych członków zespołu zdalnie. Może być szczególnie trudne doświadczenie ze względu na brak zarówno przyzwyczajenia, jak i doświadczenia związanego z takim trybem pracy. A nie da się ukryć, że pracuje się wtedy… po prostu inaczej.

Mindset

Przede wszystkim warto zacząć od podejścia. Właściwie ono nie powinno zależeć od tego czy pracujesz z domu czy z biura. W każdym z tych przypadków prawidłowe zorganizowanie sobie czasu pracy jest odpowiedzialnością pracownika, Twoją odpowiedzialnością. I piszę to z pełną świadomością jako pracownik etatowy. Wiem, że kiedy to czytasz, możesz odczuwać sprzeciw, być może nawet złość. Masz do tego pełne prawo. Pozwól jednak, że przedstawię Ci zalążek mojej filozofii.

O każdej pracy, którą wykonuję myślę w ten sposób, że zawsze pracuję na swoją markę. Nawet pracując dla kogoś pracuję na swoją markę, jako pracownika. Jedną z moich najważniejszych wartości jest spójność (autentyczność). Nawet jeśli pracuję z domu i nikt mi nie patrzy na ręce – jestem tym samym pracownikiem. Pracownikiem, któremu w podobny sposób zależy na jakości wykonywanej pracy.

Być może masz tak w biurze, że ktoś Cię bardzo “pilnuje” (choć chcę wierzyć, że taka metodologia zarządzania już dawno odeszła do lamusa). W domu wydaje mi się to niemożliwe. Podobnie zresztą jest w sytuacji, w której zaczynasz prowadzić swój biznes – tam również zaaranżowanie swojego czasu pracy to Twoja odpowiedzialność. Czy prowadząc swoją firmę cieszyłbyś się mając pracowników, którzy inaczej (gorzej) pracują, kiedy nie jesteś obok? Ja byłabym niepocieszona. Być może zastanawiałabym się nad tym, czy na pewno potrafiłam stworzyć zespół, który czuje się dobrze i który jest przekonany, że wszyscy mamy wspólny cel i gramy do jednej bramki.

Przygotuj plan

Zawsze rekomenduję, żeby pracę najpierw zaplanować, a dopiero potem przystąpić w ogóle do działania. To oszczędza mnóstwo czasu i energii. Pamiętasz Efekt Zeigarnik, o którym Ci opowiadałam? Jeśli nie, przeczytaj koniecznie – Ten efekt psychologiczny zmienił moje spojrzenie na produktywność. Jego negatywny wpływ na naszą produktywność pojawia się też wtedy, kiedy nie ma planu. Szczególnie ważne jest to w przypadku niespodziewanej zamiany pracy w biurze na pracę z domu.

Jak to zrobić? Jednym z prostszych narzędzi do organizacji będzie po prostu planer. Możesz skorzystać z jednego z moich autorskich planerów biurkowych, które można wydrukować.

Jeśli do tej pory nie pracowałeś z takim planerem to ten czas jest idealny do tego, aby sprawdzić jak pozytywny wpływ na efektywność Twojej pracy ma taki planer. Na blogu znajduje się także kalendarzowa seria, w której podpowiadam najlepsze praktyki i metody pracy z takim narzędziem.

A jeśli (pracujesz i) opiekujesz się dziećmi w domu…

…to warto zastosować taki planer jako planer rodzinny. Planer, który pozwoli zorganizować rodzinne aktywności w tym okresie. Szczególnie, jeśli dzieci są w takim wieku, że już aktywnie uczestniczą w życiu rodzinnym i społecznym. Wyzwaniem może być wytłumaczenie dziecku konieczności pozostania w domu. Wierzę, że wizja konkretnych, zaplanowanych wspólnych aktywności może być dobrą kartą przetargową dla Ciebie. Zwłaszcza, jeśli taki planer będzie na widoku i wszyscy domownicy będą mieli aktywny udział w jego wypełnianiu.

Z własnego doświadczenia i zwierzeń innych wiem też, że czas wolny, ale niezaplanowany bardzo się rozmywa i często pozostawia uczucie niepocieszenia, rozczarowania, poczucia winy w związku ze zmarnowanym czasem.

Sprzyjające otoczenie

Wracając do tematu produktywnej pracy. Kluczowym elementem do jej osiągnięcia jest stworzenie tak sprzyjających warunków pracy, jak to tylko możliwe. W końcu domowników z domu się nie pozbędziesz, wręcz przeciwnie – powinni w domu zostać. Nie mniej, jest kilka elementów w obrębie Twojego kręgu wpływu, o które możesz zadbać.

Drobne czynności “w międzyczasie”

Jedną z większych zgub podczas pracy z domu jest rozpraszanie się, aby wykonać drobne, niezwiązane z pracą czynności w tak zwanym “międzyczasie”. Coś ugotujesz. Wstawisz pranie, rozwiesisz pranie. Wszystkie te czynności kuszą tym bardziej, im mniej czasu (wydaje się, że) zabierają. Tymczasem zabiera coś bardzo ważnego – Twoją uwagę, obniżają skupienie i zmniejszają zdolność decyzyjną. Masz dwie sensowne opcje w tym przypadku – wstań wcześniej i zrób przed pracą to, co chcesz albo wyznacz pewien slot czasowy w trakcie pracy, który po prostu przeznaczasz na dłuższą przerwę i zrobisz te rzeczy, które by Cię rozpraszały po drodze. Koniecznie spisz je na kartce, żeby nie powracały Ci w myślach! Pamiętasz? Efekt Zeigarnik działa! 🙂

Rozpraszacze

Podstawą produktywnej pracy, niezależnie od miejsca jej wykonywania, jest eliminacja rozpraszaczy. W dzisiejszym świecie jesteśmy bardzo narażeni na rozpraszanie uwagi – powiadomienia w telefonie, dźwięki, przyciągające bannery na stronach. Tego jest mnóstwo.

Co możesz zrobić?

  • Wydaje mi się to oczywiste, ale napiszę – wyłącz telewizor.
  • Pozbądź się prywatnego komputera z zasięgu wzroku kiedy pracujesz.
  • Najlepiej wyłącz telefon prywatny i również pozbądź się go z zasięgu wzroku. Niech nie kusi. Jeśli z jakiegoś powodu musisz z niego korzystać, ponieważ – na przykład – wykonujesz telefony, do miej go przy sobie w trybie samolotowym i wyłączaj ten tryb wtedy, kiedy zamierzasz dzwonić. Jeśli to inni dzwonią do Ciebie to chociaż wyłącz wyskakujące powiadomienia, odwróć telefon ekranem do dołu i ustaw na wszelki wypadek wyświetlacz na czarno-biały. Gwarantuję Ci, że przy obrazach pozbawionych wszystkich kolorów atrakcyjność przeglądanych treści drastycznie spada.
  • Jeśli kusi Cię YouTube – zainstaluj odpowiednie rozszerzenie do przeglądarki, pisałam o nim więcej tutaj (jest genialne, uratowało mi godziny życia).
  • Dźwięki wtrącają ze skupienia. Jeśli masz w domu stopery to wykorzystaj je. Jeśli nie – zdecydowanie odradzam wycieczkę do apteki po to, aby je kupić. Jeśli posiadasz słuchawki (w szczególności nauszne) – będą dobrą alternatywą do stoperów. Ja właśnie z takich korzystam do eliminacji różnych dźwięków z otoczenia, które mogą mnie rozpraszać (nawet będąc w biurze!).

Ergonomia pracy

Być może nie posiadasz właściwego biurka do pracy w domu. Pracując przy komputerze w domu ergonomia pracy ma naprawdę znaczenie. W końcu – podobnie jak w biurze – będziesz pracować przez 8 godzin (jeśli pracujesz na standardowym etacie). Brak właściwych biurka, krzesła i innych sprzętów znacząco obniża komfort pracy. W takim przypadku najlepsze co możesz zrobić to zmieniać często pozycję, ruszać się trochę, robić sobie przerwy. Nie przyklejaj się do tego krzesła i stołu na kilka godzin bez żadnego ruchu. Jeśli masz tendencję do tego, żeby mocno “wkręcać się w pracę” i tracić poczucie czasu to ustaw sobie po prostu budzik co godzinę.

Być może ktoś stwierdzi, że takie wytrącanie się ze stanu flow jest niekorzystne, bo obniża produktywność. Owszem, wytrąca nas ze stanu skupienia, ale jeśli spojrzymy na produktywność długofalowo, tak jak ja ją postrzegam, to produktywność jest też dbaniem o wszystko to, co ważne. Zakładam, że Twoje zdrowie i stan Twojego kręgosłupa mają dla Ciebie znaczenie.

Nieco samodyscypliny

Nawet jeśli pracujesz z domu to czas pracy jest nadal czasem pracy. Jeśli nie narzucisz sobie pewnej samodyscypliny to może się pojawić tendencja do tego, żeby wstać później. Jeśli wstaniesz później to również później zakończysz pracę.

Jeśli masz skłonności do pracoholizmu to posiadanie komputera służbowego w domu może skłaniać do tego, aby dodatkowo wieczorem usiąść i zrobić “jedną, małą rzecz”.

Niech praca ma swój konkretny początek i konkretny koniec każdego dnia. Jestem przeciwna kultowi pracy, o czym mogłeś już przeczytać w moim artykule Po co Polakom odpoczynek, skoro mogą pracować jeszcze więcej?

Każdego dnia potrzebujesz pracować produktywnie. Dobrze wyznaczone ramy pracy również pomagają w tym, aby na pewne problemy spojrzeć na nowo i znaleźć lepsze rozwiązania. Po pracy schowaj komputer służbowy w niewidoczne miejsce. Niech Cię nie kusi.🙂

Wyznacz sobie konkretne przerwy

Praca w domu może skłaniać do tego, aby robić sobie częściej przerwy – pójść po coś do picia, przynieść sobie drobną przekąskę, zadzwonić gdzieś. Czujemy się bardziej swojsko (w końcu jesteśmy w domu) i to bardziej sprzyja spadkowi samodyscypliny. W domu masz dużo “ciekawszych niż praca rzeczy”, którymi można się zająć, jakkolwiek kuriozalnie to nie brzmi. Dlatego tak ważny jest plan, o którym wspomniałam na początku. Plan sprzyja samodyscyplinie. Osadzenie w czasie tego, co chcesz zrobić znacząco ogranicza prokrastynację i zwiększa szansę wykonania zadania w czasie. Zbadał to Peter Gollwitzer – profesor psychologii zajmujący się tematem prokrastynacji i osiągania celów – więcej o jego badaniach napisałam w artykule o mojej ulubionej metodzie pracy z kalendarzem (do przeczytania tutaj – Jak lepiej wykorzystać kalendarz i ograniczyć prokrastynację? Moja ulubiona metoda).

Wydrukuj sobie planer i od razu zaznacz kiedy będziesz sobie robić przerwy podczas pracy (np. ołówkiem). Plany mają to do siebie, że się zmieniają i musimy na różne sytuacje, które nas spotykają reagować (np. przedłużająca się telekonferencja).

Podsumowując

  • Z domu można pracować produktywnie! 🙂
  • Twoją odpowiedzialnością jako pracownika jest odpowiednie zarządzanie swoimi działaniami w czasie podczas pracy z domu.
  • Zawsze przed pracą ustal plan działania.
  • Stwórz sobie przestrzeń przyjazną pracy.
  • Zrezygnuj z rozpraszania się czynnościami wykonywanymi “w międzyczasie” tylko dlatego, że przebywasz w domu.
  • Eliminuj rozpraszacze (powiadomienia, social media, telewizja).
  • Zadbaj o ergonomię pracy.
  • Szczególnie zwróć uwagę na samodyscyplinę w tym okresie – ogranicz rozwlekanie czasu pracy, wprowadź intencjonalne przerwy.
  • Pracuj z planerem! 🙂

__________

Zdjęcie: Thought Catalog.

__________

Przeczytaj też

Zostaw komentarz

4 komentarze

Czytaj na walizkach 29.06.2020 - 21:05

U mnie sprawdza się rutyna i uporządkowany (w miarę możliwości plan dnia), a także zminimalizowanie rozpraszaczy, o których piszesz (chyba z nimi najtrudniej), dzięki temu dzień jest bardziej podobny do tego w biurze 🙂

Odpowiedz
Monika Torkowska 02.07.2020 - 22:41

Podzielam Twoją myśl – mi również najtrudniej z rozpraszaczami 🙂 Czytelnikom moim generalnie też, więc coś w tym jest

Odpowiedz
Magda Widłak-Langer 30.06.2020 - 19:28

Bardzo podoba mi się watek dotyczący nastawienia. To się naprawdę wymiernie przekłada na efekty.

Odpowiedz
Monika Torkowska 02.07.2020 - 22:37

Cieszę się, że tak uważasz 🙂

Odpowiedz

Strona wykorzystuje pliki cookies. Korzystając ze strony wyrażasz zgodę na wykorzystywanie plików cookies. Ok, lubię ciasteczka Czytaj więcej