Lista zadań – 7 błędów, przez które staje się bezużyteczna (i jak ich uniknąć). Infografika do pobrania! Produktywność w praktyce

1,K Czas czytania: 9 min

W końcu zabrałeś się za to. Przygotowałeś swoją pierwszą (lub już kolejną) listę zadań. Ale… coś nie działa tak, jak miało. Koniec dnia. Lista prawie pełna. Nie wiesz co się stało z tym czasem. Generalnie – do bani. Myślisz sobie: „bez sensu te listy”. Sytuacja się powtarza. Znajome uczucie? Prześledźmy główne błędy, które czynią Twoją listę zadań bezużyteczną i – przede wszystkim – jak ich uniknąć. 

Trzymanie listy w głowie

Nie bez powodu znajduje się na szczycie listy. Ludzie często robią sobie listę zadań na kolejny dzień, ale (z bliżej nieznanego mi powodu) trzymają ją w głowie.

Niechęć do spisania tego, co masz w głowie kosztuje Cię ciągłe zużywanie zasobów i utrudnione skupienie się na jednej rzeczy.

Korzystajmy z pamięci zewnętrznej tak często, jak się da. To pozwoli zawsze trzymać się kursu i zdecydowanie lepiej skupić się na konkretnym zadaniu. Ograniczamy rozpraszanie się myślami na temat tego, co jeszcze jest do zrobienia. Niwelujemy w ten sposób efekt Zeigarnik – w tym przypadku będzie działał na nas negatywnie (jeśli nie spiszemy listy). Chcemy mieć możliwie dużo wolnych zasobów aby być w stanie jak najwięcej zadań z listy zrealizować. 

O efekcie Zeigarnik możesz dowiedzieć się więcej tutaj:

Ten efekt psychologiczny zmienił moje spojrzenie na produktywność

Zbyt długa lista

Ten błąd sama popełniałam notorycznie. Nadal potrafię się zapędzić. Komu chciałoby się usiąść do wykonywania zadań mając przed sobą wizję niekończącej się listy? Musi być realna do wykonania żeby w ogóle chciało Ci się w nią spojrzeć. Powinna zostać dostosowana do Twojego trybu życia, uwzględniać dojazdy do pracy, odwożenie dziecka do przedszkola, aktywność fizyczną, przygotowanie posiłków itd. Co ważne – powinienbyć przygotowany zawsze margines na nagłe sytuacje. Te nagłe sytuacje zdarzają się bowiem ciągle – korek na drodze, chore dziecko, chory Ty, zmiany w pracy, które nagle wymagają gaszenia jakiegoś pożaru. Zamiast irytować się tym – bądź po prostu przygotowany. To zwiększa komfort funkcjonowania na co dzień i obniży potencjalnie poziom hormonu stresu – kortyzolu ¹.

Zbyt ogólne zadania

Na liście zadań do wykonania powinny pojawić się konkretne zadania, nie zadania, które składają się z wielu wymagających mniejszych zadań. Prześledźmy to na jednym z moich przykładowych zadań.

Przygotowuję kolejną prelekcję z cyklu „Produktywność w praktyce” dla pewnej grupy odbiorców. Mogłabym wpisać na listę „przygotuj prelekcję”, ale będzie to błędem. Dlaczego? Po pierwsze – zadania tego nie można wykonać w ciągu jednego dnia (poszczególne kroki rozkładają się na kilka tygodni, o nich za chwilę). Takie zadanie jest też zbyt ogólne, brzmi bardziej jak projekt i de facto jest formą projektu.

Z jakich zadań składa się taki projekt?

• Wypisz trzy potencjalne tematy następnego spotkania​.
• Wybierz jeden temat​.
• Przygotuj konspekt spotkania​.
• Przygotuj notatkę do wysłania w zaproszeniu na spotkanie​.
• Przygotuj treść​.
• Przygotuj prezentację​.
• Przygotuj ankietę​.
• Wygeneruj QR kod​.
• Zmierz ile trwa prezentacja​.
• Przećwicz prezentację​.
• Przygotuj infografikę dla uczestników​.
• Przygotuj i wyślij uczestnikom e-mail z infografiką​.
• Przeanalizuj statystyki po spotkaniu.

Dopiero z takiej listy będę sobie dodawała zadania do wykonania na dany dzień. Zadania są konkretne, znacznie łatwiejsze niż przedsięwzięcie pod tytułem „przygotuj prelekcję”. Znacznie trudniej o prokrastynację, kiedy wiemy co należy zrobić.

Niekorzystna forma zapisu zadań

Aby sprawnie wykonywać zadania z listy powinny one być jak najbardziej konkretne (jak wspomniałam w poprzednim punkcie), jasne dla Ciebie i stosunkowo proste do wykonania (niekoniecznie krótkie). To oznacza, że wrzucenie na listę zadania w stylu „Półka” kompletnie się nie sprawdzi. Prawdopodobnie zakończy się dużym fiaskiem, ponieważ nie jest jasne. Czy wprost odpowiada na pytanie „co konkretnie należy zrobić?„, „jaki jest pierwszy krok, który powinienem zrobić?”? Niekoniecznie. Jeśli zadanie to zostanie przełożone i spojrzysz na nie za tydzień to czy będziesz wiedział, co wówczas miałeś na myśli? Może chodziło o posprzątanie półki w łazience, a może zamontowanie jakiejś w pokoju?

Najważniejsze w tym punkcie jest uniknięcie zastanawiania się nad tym co było do zrobienia. Andrzej Tucholski ² powiedział, że jedną z głównych przyczyn prokrastynacji jest to, że nie wiemy jak coś zrobić. W tym przypadku możesz nie wiedzieć nawet co miałeś zrobić.

Unikaj hasłowego zapisu, przetestuj na sobie wykorzystanie czasowników w trybie rozkazującym. Zauważyłam, że na mnie taki wyrażony wprost komunikat lepiej działa.

Umieszczanie na liście tylko zadań ważnych i pilnych

Być może chcesz wprowadzić trochę zmian w swoim żywieniu i jadać częściej posiłki domowe. Być może chcesz zacząć ćwiczyć regularnie. Jeśli rzeczy z takiej kategorii nie zaczną być przez Ciebie intencjonalnie wrzucane jako rzecz do wykonania w danym dniu to prawdopodobieństwo, że staną się elementem Twojego życia naturalnie drastycznie maleje. Prawdopodobnie nie chcesz ciagle gasić pożarów. Tak wygląda funkcjonowanie jeśli zajmujemy się tylko rzeczami ważnymi i pilnymi. Brakuje czasu, siły, energii na rzeczy również ważne, ale niepilne. Te jednak kiedyś staną się pilne. Kiedy „siądzie” zdrowie, kiedy związek ucierpi, kiedy inne ważne dla Ciebie obszary będą zaniedbane. 

Wszystko, co teraz jest ważne i niepilne prędzej czy później stanie się ważne i pilne.

Żeby sprawdzić, czy żyjesz we względnej równowadze, czy jednak częściej „gasisz pożary” zajrzyj tutaj:

Skąd masz wiedzieć, że żyjesz w równowadze? Koło życia wieloletnie (materiały do pobrania!)

W tym artykule opisałam pewne ćwiczenie, które pomoże Ci odpowiedzieć na to pytanie. Jak widzisz po tytule – są tam również materiały, które mają wspomóc Cię w wykonaniu tego ćwiczenia. Żeby było Ci jeszcze łatwiej. 🙂

Aby unikać błędu, o którym wspomniałam wyżej, zaplanuj sobie w skali tygodnia chociaż trzy aktywności w obszarach: zdrowie, relacje z innymi ludźmi, mój rozwój. Niech to będzie coś prostego na początek. Krótki trening (nawet w domu! na YouTube jest mnóstwo bezpłatnych krótkich treningów), czy chociażby dłuższy spacer (chociaż jeden w tygodniu!), Wspólne zabawy z dziećmi, randka z partnerem czy spotkanie ze znajomymi. Poczytanie książki przez pół godziny, czy nauczenie się czegoś nowego.

Małe kroki w większej skali naprawdę robią wrażenie i mają znaczenie. Przekonaj się.

Brak priorytetyzacji zadań

Zadania ułożone chaotycznie, bez intencjonalnej kolejności doprowadzają do równie chaotycznego realizowania zadań. Znów – prawdopodobnie w pierwszej kolejności wybierzemy zadania najmniej istotne, najłatwiejsze do wykonania. Na szczycie listy powinny znaleźć się kluczowe zadania danego dnia i to od nich powinniśmy zacząć (jak chociażby w metodzie Ivy Lee).

Jak w 10 minut zwiększyć produktywność o 100%? Metoda Ivy Lee

Można to zrobić ręcznie – od razu ustawić zadania według malejącego priorytetu, czy też zakreślić trzy najważniejsze markerem. Polecam bardziej opcję pierwszą – podążając za listą mamy większą gwarancję, że kluczowe zadania zostaną wykonane, a pozostaną co najwyżej te o niższym priorytecie. Niektóre aplikacje (jak np. Todoist) automatycznie przenoszą nam zadania o najwyższym priorytecie na najwyższe poziomy listy.  

Podążanie za listą zadań według malejących priorytetów to także znacznie lepsze zarządzanie zdolnością decyzyjną – naszym odnawialnym zasobem, którego „objętość” maleje w ciągu dnia i który ma ogromne znaczenie w produktywnym działaniu i wygrywaniu z prokrastynacją.

Więcej o zdolności decyzyjnej znajdziesz tutaj:

Dlaczego Mark Zuckerberg każdego dnia nosi taki sam T-shirt? Czym jest zdolność decyzyjna?

Zdolność decyzyjna – jak optymalnie ją wykorzystać? Praktyki do wdrożenia

Brak przeglądania listy!

Czymże jest lista, jeśli nie jest na bieżąco z Tobą w ciągu dnia? Właściwie – świstkiem, który nie wspiera Cię w żaden sposób w tym co robisz, a to przecież jej główne zadanie. Robisz ją po to, aby mieć obrany kierunek i zwrot danego dnia. Wysoce prawdopodobne, że będzie trzeba czasem zmienić plany. To normalne, po prostu tak wygląda nasze życie, że pojawiają się sytuacje nagłe. W szczególności jeśli jesteśmy dodatkowo odpowiedzialni np. za dziecko. Najlepsze co możemy zrobić to po postu to zaakceptować i nauczyć się na to reagować na bieżąco.  

Lista ma żyć z Tobą. Ma Cię wspierać. Być Twoim codziennym towarzyszem, który uwalnia Twoją głowę od przetwarzania ciągle tego, co jeszcze masz do zrobienia (działa tutaj ukochany efekt Zeigarnik). Aby tak się stało potrzebujesz zacząć z tą listą funkcjonować, zaglądać do niej. Niezależnie od tego, czy będzie na kartce papieru, w aplikacji czy w notesie.

Infografika do pobrania

Poniżej znajduje się infografika przedstawiająca w skrócie przedstawione w tym artykule błędy. Można ją wydrukować lub po prostu pobrać i wracać do niej w razie potrzeby. 

O efektywnym tworzeniu list zadań powstał już artykuł. Był to pierwszy artykuł na mojej stronie. Zachęcam Cię do zapoznania się z nim. Znajduje się tam również infografika do pobrania dla Ciebie.

Kliknij:

8 zasad efektywnego tworzenia list zadań. Produktywność w praktyce

__________

Znane są Ci te błędy? Które z nich najczęściej dotyczą Twojej listy zadań? U mnie jest to zdecydowanie „byt długa lista” – za każdym razem muszę się mocno pilnować, aby nie przeceniać swoich możliwości (przede wszystkim czasowych) danego dnia. Daj proszę znać jak to wygląda u Ciebie!

__________

Zdjęcie: Markus Spiske.

__________

1. Kortyzol – hormon stresu wytwarzany przez korę nadnerczy.​
2. Polski psycholog oraz twórca internetowy.​