216 Czas czytania: 14 min

Masz tak czasem, że przy prostych rzeczach zastanawiasz się: kurde, czemu ja na to nie wpadłam? To jest takie proste, a takie genialne. Ja dokładnie tak miałam przy okazji zasady jednego dotknięcia, tłumacząc z angielskiego dosłownie, czyli zasada znana jako One Touch Rule. Możemy też powiedzieć zasada „zacznij raz”, to jest mój pomysł. Jest to zasada, która zmniejszyła mi ogromnie wysiłek wkładany w odhaczanie zadań z listy, porządkowanie rzeczy i organizację. Ale też wpłynęła na to, jak się ma moja głowa.

Posłuchaj odcinka w: Spotify, Apple Podcasts, Google Podcasts, YouTube lub skorzystaj z odtwarzcza poniżej.

Wymienione w tym odcinku

• Planowanie i działanie, kiedy (czujesz, że) wszystko wokół się wali [#018]
• Jak mądrze wybrać aplikację do zadań i nie przekombinować? Mój proces [#016]

Warto sprawdzić

• Zasada dwóch minut – czy zawsze ma sens?
• Jak w 10 minut zwiększyć produktywność o 100%? Metoda Ivy Lee
• 5 zasad, które zwiększą Twoją wydajność (podczas pracy z kalendarzem w blokach)
• Minuta planowania oszczędza 10 minut działania, czyli 10 lekcji z książki „Zjedz tę żabę” (Brian Tracy)

Podkast do czytania

W tym odcinku

• O co chodzi w tej metodzie?
• Dla kogo nie jest ta metoda?
• Co zrobić, żeby to miało szansę zadziałać?
• Systemy naprawdę mogą realnie pomagać

Myśl przewodnia tego podcastu to: „Odpuszczać kiedy warto, robić kiedy trzeba i odpoczywać jak się chce”. Chciałabym się odwołać do drugiego punktu „robić kiedy trzeba”. To robienie można sobie bardzo, bardzo ułatwić. Liczę, że to będzie krótki odcinek, bo to nie ma sensu przedłużać. Ale wiem, że mam tendencję do gadania, więc mimo konspektu czasami trochę się rozgadam.

Trafiłam na tę zasadę, kiedy miałam kiedyś ogromną fazę na odgracanie przestrzeni. Nadal w sumie postrzegam to trochę jako fazę u siebie, ale rzadziej w nią wpadam, ponieważ mam już mniej do odgracania po kilkunastu iteracjach odgracania. Jeśli lubicie odgracanie, to pinijcie mnie na Instagramie – będę wiedziała, że jest więcej takich freaków jak ja.

O co chodzi w tej metodzie?

Na czym polega One Touch Role? To jest bardzo proste. To jest tak prosta zasada, że aż trochę głupio mi o tym gadać, ale pamiętam jaką eurekę miałam w głowie, kiedy o niej pierwszy raz usłyszałam, więc powiem. Zasada jednego dotknięcia polega na tym, że zanim zacznę pewną rzecz, to robię taki szybki skan w głowie: czy ja na pewno zaczynam z intencją zrobienia tej rzeczy do końca? Robię takie szybkie szacowanie: okej, co ja teraz robię? Chcę to zacząć. Czy na pewno ja to skończę?

Przykłady – otwieram wiadomość e-mail z intencją jej obsłużenia. Ha, teraz rzuciłam przykład. [śmiech] Ile razy zdarzyło Ci się otwierać maile tylko po to, żeby rzucić okiem co tam jest w środku i nic z tym nie zrobić. To jest tak piękny przykład tego, jak doprowadzić do zaśmieconej skrzynki e-mail, że szok.

Ja wiem, że to się nie wydaje nic takiego wielkiego, ale zwróć uwagę – w sumie nieważne ile dostaniesz tych maili, ale jeśli maile obsługujesz w ten sposób, że otwierasz je po kilka razy. Raz: a bo byłam ciekawa co tam było, bo przyszło coś nowego. Dwa – jak chcę to przeczytać do końca. Trzy – jak okazuje się, że tam jest coś do zrobienia w tym mailu. Potem czwarty jak chcę być pewna, że mogę to usunąć. Zobacz jak ogromny nakład pracy robimy na jeden mail.

Tak jest z wieloma rzeczami w życiu. Zaczynamy jakieś zadanie. Och dobra, coś innego jeszcze mam do zrobienia. A mi się przypomniało. Albo się okazało, że w ogóle to zadanie to jest za wielkie. Dobra, to zrobię część i pójdę sobie. Jak porządkujemy jakieś rzeczy – organizacja się opiera na tym, że dużo decyzji podejmujemy w krótkim czasie, kiedy przeglądamy jakąś magiczną szufladę na wszystkie pierdolety z domu, które nie mają jakiejś mądrej kategorii.

Większość domów mam wrażenie, że ma taką magiczną szufladę, w której jest wszystko. Jak masz uporządkować taką szufladę, to gdyby ta szuflada była przeglądana w ten sposób, że jeden raz dotykasz każdej rzeczy i podejmujesz od razu względem niej decyzję, czy zostaje, czy ją wyrzucam, gdzie ona trafia, to byłoby dużo łatwiej niż przeglądanie: to podejmę później decyzję na temat tych baterii co się z nimi dzieje.

Może nie byłoby łatwiej, bo jednak musisz się zmusić do tego, żeby podjąć decyzję, a nie wiesz w tym momencie. Zwykle to mniej dynamicznie następuje ten cały proces, ale ostatecznie zużywasz mniej zasobów, bo nie wracasz dwa razy do tego samego.

To, że my mamy tendencję do tego, żeby zerknąć i odłożyć to jest nawykowe. To można bardzo pięknie zauważyć. Na przykład jeśli korzystasz z Gmaila, zainstaluj sobie rozszerzenie Inbox when ready for Gmail. To rozszerzenie wyświetla ile razy dziennie zajrzałam na Gmaila. Potem pod koniec dnia można się zacząć zastanawiać – hm, serio? Po co mi było tyle wejść?

Oczywiście na szczęście sprawia, że Twój inbox nie jest widoczny od razu, tylko musisz go rozwinąć. Jest ten moment między bodźcem a reakcją na zastanowienie się – po co? Po cholerę ja wlazłam na tego Gmaila? Przecież ja teraz jestem w pracy, poszłam sobie tylko robić kawę, ale już mnie korci, łapa mi idzie do Gmaila po to, żeby dać sobie jakąś namiastkę przerwy, zmienić kontekst. Mój mózg łaknie takich rzeczy i takich przerywników. Na pewno nie miałam aż tyle razy intencji porządkowania mojego maila, ile razy na niego wlazłam. Założę się, że Ty też możesz u siebie to dostrzec.

Ja lubię to luźne tłumaczenie: zasada zacznij raz. Zacznij raz obsługiwać tego maila i go obsłuż do końca. Jak bierzesz jakieś zadanie, to zacznij je raz i doprowadź je do końca. Banał, nie? [śmiech] To jest też dobre – jak ktoś nie ma nawyku regularnego sprzątania i zje batonika, to zamiast od razu pójść do kosza i wyrzucić papierek, to on będzie leżał na stole.

Zaczęła ta osoba jeść batonika, zjadła go i miała w ręce tę folijkę i zamiast pójść już, mając ją w rękę do kosza, to położyła rękę na stole i zostawiła go tam. Teraz żeby go sprzątnąć, to musi podejść do tego śmiecia, wziąć go, przejść z nim do kosza i wrzucić. Dodatkowa operacja. A przecież już byliśmy w tym miejscu, byliśmy w trakcie tej operacji, można było ją dokończyć. To jest bardzo nawykowe.

Jestem w trakcie implementowania tej zasady w życie, bo nadal mam takie tendencje: a wejdę na tego maila. Wejdę i sprawdzę co się dzieje. Sęk tkwi w tym, żeby zwiększyć sobie uważność na takie rzeczy. Jak potem się człowiek zacznie na tym łapać, to dosyć szybko się pojawia: dżizas, jakie to jest bez sensu. Przynajmniej ja tak robiłam. Okazuje się, że człowiek oszczędza dużo zasobów na setkach, jeśli nie tysiącach takich decyzji dziennie. O skali tygodnia, miesiąca już nie mówię. Po prostu jest łatwiej.

Ale żeby nie było tak fest i różowo, że to jest taka idealna rzecz – dla kogo to może nie być sensowne podejście w obecnej sytuacji? Jeśli charakterystyka Twojej pracy to działanie z ciągłymi przerywnikami. Nie wiem jak to może być charakterystyka pracy. Jakaś obsługa klienta, ktoś ciągle od Ciebie coś chce i to jest core Twojej pracy. Wtedy wyobrażam sobie, że zaczęcie olejnego działania w pracy z intencją, że ja na pewno od razu na jednym posiedzeniu skończę może być ciężkie do zaimplementowania w pracy. Ale wierzę, że w domu będzie takich sytuacji znacznie więcej.

Dla kogo nie jest ta metoda?

Dla kogo to też może nie być okej? Dla rodziców, szczególnie małych dzieci. Ja tutaj nie mam ekspertyzy, żeby była jasność, tylko bardziej obserwuję co mówią rodzice. Na przykład, że dzieci są nieodkładalne, że ciągle czegoś potrzebują itd. Wtedy może być naprawdę trudno na co dzień tę zasadę praktykować, ale można próbować. W części rzeczy być może się da. Nie mam ekspertyzy, więc nie chcę dalej w tym temacie się wypowiadać.

Aby to podejście miało w ogóle szansę zadziałać, to warto zwrócić uwagę na parę bardzo drobnych rzeczy. Po pierwsze – tak w praktyce odwołując się do tej skrzynki e-mail, to warto mieć sensowny system do zarządzania nią. To znaczy, żeby nie mieć w tym nieszczęsnym inboxie wszystkich rzeczy. Są różne typy wiadomości. Zakładam, że Ty masz różne typy wiadomości. Każdy z nas chyba ma. Chyba że nie czytasz żadnych newsletterów, to nie wiem co Ci przychodzi na tego maila. To już do Twojej analizy pozostawiam.

Ja mam newslettery, które uwielbiam czytać, ale ja ich nie chcę widzieć po prostu w inboxie. Żebym ja miała przestrzeń do tego, żeby je przeczytać, to muszę sobie usiąść z kawą, coś tam coś tam i mieć trochę więcej czasu. To nie jest coś, co ja obsłużę już teraz w tym momencie. Ja mam filtry ustawione na newslettery. To mi ląduje pod zupełnie inną etykietą. Wtedy kiedy ja mam czas, żeby się nimi zająć, to dopiero wtedy włączam maile pod tą etykietą i sobie je przeglądam. Nie widzę tego w inboxie, nie wali mi to po oczach jak tylko otworzę. Mała rzecz, ale gwarantuję Ci, że obsługę maila poprawia drastycznie.

Co zrobić, żeby to miało szansę zadziałać?

Jeśli przyjmiemy kontekst zarządzania zadaniami, to oczywiście, żeby to miało sens – już na etapie pojawiania się rzeczy na Twojej liście zadań one powinny być dobrze zdefiniowane. Z angielskiego Garbage In, Garbage Out, czyli jak wrzucisz śmieci, to też otrzymasz śmieci. Czyli jeśli zadania na Twojej liście to będą nie zadania, tylko wielkie projekty i kobyły, to Ty wybierając je z listy nie będziesz mieć w ogóle szans nawet tego obsłużyć w poprawny sposób. W ogóle nawet nie wiem, czy to zaczniesz, bo Ci się odechce patrzenia na to. Co to jest za zadanie: napisać e-booka?

Wiem, że mówię pewnie o banałach dla osób, które są zaznajomione z tymi koncepcjami, ale jeśli nie jesteśmy na to wyczuleni, to wiem, że jest bardzo, bardzo łatwo takie rzeczy sobie wrzucać na listę. Takie, które mało mówią, są wielkimi kobyłami, mają pierdyliard kroków, a warto byłoby być może to rozpisać jako projekt na kilka tygodni.

Co zrobi osoba, która ma wpisane na liście: napisać książkę? Odpali Worda czy inny edytor, napisze parę słów i co potem ma zrobić z tym zadaniem? Nie skończyła przecież tego zadania, napisała parę stron. Warto się wyczulić na to, żeby to narzędzie było tak przez nas skonfigurowane i żebyśmy tak z niego korzystali, żeby ono naprawdę było przyjacielem, codziennym towarzyszem.

Ja o tym mówiłam w odcinku szesnastym – o tym, jak wybierać sobie takie narzędzie super dla siebie do działania. Tam też jest taki arkusz w Notion, który Wam udostępniłam do tego, żeby sobie samodzielnie przeprowadzić taką analizę. To jest ważne, żeby to narzędzie zarówno pod kątem własnych funkcji, jak i tego, jak my potem z niego korzystamy, bo narzędzie może być super, ale jak korzystamy z niego nieprawidłowo, to tracimy bardzo ważną część – taką, która by nam super ułatwiła życie. Jedną z takich rzeczy, która super ułatwia życie to mieć na liście zadania, które są faktycznie zadaniami, a nie projektami i wielkimi rzeczami, które są nie do przełknięcia.

Jeśli to możliwe, jeśli korzystasz z takiej aplikacji, która daje możliwość filtrowania zadań to super jest ustawić sobie kilka filtrów. Podpowiem Ci, jakie na przykład ja mam filtry, żeby ułatwić sobie zasadę jednego dotknięcia, implementowanie tej zasady w praktyce. Mam na przykład filtr na rzeczy, którymi się zajmują tylko w weekend. Tak zdecydowałam na etapie wrzucania tych zadań, że są pewne typy zadań, którymi ja się chcę zajmować tylko w weekend, a absolutnie nie w tygodniu.

Mam też filtr, który na podstawie oznaczenia zadania taką etykietą, która mówi o tym, ile ono mniej więcej zajmuje i w jakim stanie ja powinnam być, czyli niska, wysoka energia – filtr mi wybiera takie rzeczy, które mogę robić, żeby produktywnie prokrastynować. Jeśli znasz poprzedni, 18 odcinek o tym, jak planować i działać, kiedy czujemy, że wszystko nam się wali, to tam właśnie wspominałam o koncepcji produktywnej prokrastynacji.

Wykorzystuję do niej właśnie takie rzeczy, które wymagają stosunkowo niedużo czasu, powiedzmy do pół godziny, które mogę robić na niskim poziomie energii i gdzieś na mnie czekają. Ja nie chcę cały czas widzieć tych zadań. Jak ja jestem w dobrym i kreatywnym stanie, to ja chcę widzieć zadania, które są wymagające dla mnie, bo wtedy to jest najlepszy czas, żeby je robić.

A nie wtedy kiedy muszę sobie powiekę zapałką podtrzymywać, to wtedy robić kreatywne rzeczy. Bez sensu kompletnie. Implementacja One Touch Rule bardzo ułatwi mi widzenie w zależności od tego, w jakim stanie ja jestem tych rzeczy do zrobienia, które odpowiadają temu stanowi. Genialne! Po prostu genialne.

Systemy naprawdę mogą realnie pomagać

Jestem ogromną zwolenniczką tego, żeby trochę się obstawiać systemami, jakkolwiek wielu osobom się to może nie podobać. Zwłaszcza tym, którym przywołuje to skojarzenie z jakimś reżimem, brakiem spontaniczności. Muszę nagrać odcinek odnośnie spontaniczności w kontekście planowania, systemów i działania, bo ja to postrzegam zupełnie inaczej. Ten element postrzegania ma tutaj ogromne znaczenie.

Mi to po prostu ułatwia życie, naprawdę. Dzięki takim rzeczom jak mam ochotę poleżeć na kanapie i popatrzeć w sufit albo poleżeć z psem i dzięki temu móc potem czyścić się z jego żółtych kłaków zostających na mojej bluzce – wiecie, żółty na granatowym dobrze widać – to właśnie tego typu systemy i takie małe drobne rzeczy jak zasada „zacznij raz” po prostu to mega ułatwiają i jakoś tak żyje się prościej. A w kontekście sprzątania i odgracania też mega ułatwia i też bardzo Wam polecam, bo ten proces następuje wtedy szybciej.

Nawet jeśli to Ci się teraz wydaje mega, mega trywialne, to proszę, daj temu po prostu szansę. Ja widzę, że jest bardzo dużo prostych rzeczy, które nie są wdrażane, bo ludziom się wydaje, że są za proste i że to nie warto. [śmiech]

A suma tych drobnych rzeczy robi naprawdę po prostu efekt kuli śnieżnej. Doklejasz sobie, doklejasz tego śniegu – trochę tu, trochę tam. Tu jedna zasada staje się codziennością i nawykiem, a tu druga. Tu trzecia, tu czwarta. Potem masz pięknego bałwana na koniec. Brawo Torkowska, wspaniałe metafory.

Bardzo serdecznie zachęcam Ciebie do przyjrzenia się tej metodzie, zastosowania u siebie i dania jej szansy. Bardzo Ci dziękuję za wspólnie spędzony czas i do usłyszenia za 2 tygodnie!

---

Zdjęcie: Rishabh Dharmani

---

Niektóre linki na stronie mogą być afiliacyjne. Jeśli wejdziesz przez taki link na stronę sprzedawcy i dokonasz zakupu otrzymam gratyfikację (nie wpływa to na cenę dla Ciebie). W ten sposób wspierasz moją pracę. Dziękuję!