Produktywność może się kojarzyć z czymś, czemu trzeba poświęcić dużo czasu, energii, wysiłku. W końcu trzeba poznać różne skomplikowane techniki, dać sobie czas na przemyślenia i analizy. Metoda Ivy Lee łamie ten stereotyp – jest prosta, szybka i do zastosowania od dziś, bez dodatkowego przygotowania.
Sprawdź: Jak wydłużyć sobie dobę? Czym (nie) jest produktywność?
Ivy Lee był ponad czterdziestoletnim specjalistą ds. reklamy i pionierem w zakresie PR, kiedy Charles Schwab, kierujący korporacją Bethlehem Steel, zaprosił go do współpracy. Jej celem było podniesienie produktywności pracowników. Przedsiębiorca, przy wsparciu konsultanta w zakresie produktywności sprawił, że firma stała się drugim największym producentem stali w Stanach Zjednoczonych. Ivy zadeklarował, że potrzebuje 15 minut na rozmowę z każdym pracownikiem i zapłata za jego pracę będzie uznaniowa – Schwab, po trzech miesiącach, obserwując efekty, mógł zapłacić taką kwotę, jaką uznał za słuszną. Metoda Ivy Lee wyceniona została wtedy na 25 tysięcy dolarów, co dziś jest równowartością około 400 tysięcy dolarów. 1
Zastanawiasz się zapewne co sprawiło, że 15 minut dało tak spektakularne rezultaty. Ba, historia miała miejsce ponad 100 lat temu, a metoda Ivy Lee sprawdzi się nadal dziś. Każdemu z pracowników została przekazana strategia zwiększania produktywności każdego dnia w kilku prostych krokach.
Metoda Ivy Lee
- Ostatnim zadaniem w dniu pracy (to ważne!) jest sporządzenie listy sześciu zadań na jutro.
- Lista ma zostać posegregowana zgodnie z malejącym priorytetem.
- Dzień pracy zaczynasz od zadania ze szczytu listy. Nie możesz przejść do kolejnego zadania, jeśli poprzednie nie zostało wykonane.
- Zadania, na które nie wystarczyło czasu dziś, przechodzą na listę dnia kolejnego.
Dlaczego to tak świetnie działa?
W tytule piszę o możliwości zwiększania produktywności o co najmniej 100%. To nie clickbait. Jeśli do tej pory większość zadań była przesuwana Ciebie na później, listy były czarną magią i – w porywach – zasobów wystarczało Ci na zrealizowanie jednego ważnego zadania dziennie, to (zakładając jednakową ich ważność) wykonując dwa dziennie (a z pewnością przez większość dni zrealizujesz więcej), masz wzrost o co najmniej 100% w porównaniu do punktu startowego.
Przy okazji eliminuje negatywny wpływ psychologicznego efektu Zeigarnik, który ma ogromny wpływ na naszą codzienną produktywność.
Sporządzanie zadań dzień wcześniej
Dzięki wcześniejszemu przygotowaniu zadań nie zmniejsza się niepotrzebnie nasza zdolność decyzyjna z samego rana, nie angażujemy mózgu w zastanawianie się nad rzeczami do zrobienia. Jest lista gotowa i już można działać.
Jeśli pierwszy raz słyszysz o zdolności decyzyjnej to serdecznie zachęcam Cię do przeczytania artykułu, w który poświęciłam w pełni zdolności decyzyjnej właśnie. Zapoznaj się także z konkretnymi taktykami pozwalającymi jak najlepiej ten zasób wykorzystać.
Priorytetyzacja
Najważniejsze zadania znajdują się na szczycie listy. Reguła pokrywa się z jedną z zasad efektywnego tworzenia list zadań, o których już pisałam.
Ograniczenie liczby zadań
Kolejna kwestia, która pokrywa się z tym, o czym już pisałam. Podejmowanie próby ogarnięcia całej pracy w jeden dzień prawdopodobnie przyczyni się przytłoczenia wieloma zadaniami „do zrobienia najlepiej na wczoraj”. Ograniczamy dzięki temu zniechęcenie i zwiększamy poczucie, że większość zadań jesteśmy w stanie zrealizować w założonym czasie.
Utrudnienie prokrastynowania
Sporządzenie listy dzień wcześniej, kiedy jesteśmy już po pracy, danego dnia czekają nas – hipotetycznie – jakieś miłe rzeczy (oby tak było, odpoczynek i rozrywka też są ważne) jest znacznie łatwiejsze niż sporządzanie jej z wizją, że za chwilę zaczniemy wykonywać zadania z niej (jeśli przygotowujemy ją, chociażby, rano). Oczywiście, czynnik zmęczenia może odgrywać rolę w tym, z jaką motywacją przystąpimy do wypisywania zadań. Niemniej, poranek jest jednym z gorszych momentów, jaki można wybrać. Wracając do prokrastynacji. Prokrastynacja odzywa się bowiem często wówczas, gdy nie wiemy co robić i/lub jak coś zrobić. Dla naszego mózgu to taka „droga na skróty” (nie wiem co i jak, więc lepiej zrobię nic). Metodę tę można wykorzystać więc jako pierwsze ogniwo w przezwyciężaniu prokrastynacji.
Skupienie na jednej rzeczy
Eliminowanie rozproszenia między zadaniami to oszczędność czasu i wydajniejsza praca. Dzięki temu, że nie można w tej metodzie zacząć kolejnego zadania, zanim poprzednie nie jest ukończone, zadania realizowane są szybciej.
Najważniejsze najpierw
Musząc wypisać „tylko” 6 zadań do zrobienia wybierzemy prawdopodobnie te najważniejsze zadania, które prawdopodobnie przyniosą najwięcej korzyści. Doba każdego z nas ma 24 godziny i prawdopodobnie ludzie sukcesu osiągają swoje sukcesy nie dlatego, że są bardziej inteligentni niż inni, czy los im sprzyja, tylko robią najpierw rzeczy najważniejsze i zaczynają z wizją końca 2.
Prostota
Co tu dużo mówić, zdecydowanie łatwiej jest poświęcić 10 minut na koniec pracy (dnia lub dnia pracy, w zależności od tego jak tę metodę będziemy stosować) niż poświęcić godzinę czy dwie na wykonanie analizy zaległych spraw w naszym życiu i rozprawienie się z nimi (pisałam o tym w artykule o pierwszym kroku ku skutecznemu działaniu).
Metoda idealna?
Nie do końca. Pewien minus to brak działania proaktywnego, z planowaniem długofalowym. Aby móc efektywnie działać w kierunku osiągania celów rocznych, czy wieloletnich, metoda może być niewystarczająca. Niemniej, planowanie perspektywiczne działań nie jest jej zadaniem, więc nie traktowałabym tego jako wadę. Warto mieć świadomość jej cech, jeśli chcemy pójść w kierunku efektywnego działania długofalowego.
Przeczytaj o pierwszym kroku w budowaniu skutecznego działania.
Pomoże Ci w tym (chociażby) mój bezpłatny e-book. Pokażę Ci jak w 4 (prostych) krokach pozbyć się przeciążenia i uwolnić głowę. I warto z tego zrobić nawyk i powtarzać regularnie.
Dla kogo?
Uważam, że bardzo zyskają na wdrożeniu powyższych kroków w życie przede wszystkim osoby, które są na początku pracy nad swoją produktywnością. Które potrzebują prostej metody, którą będą mogły zastosować bez dodatkowego przygotowania i długiej inwestycji czasowej. 10 minut dziennie na niebywałe zwiększenie swojej produktywności i poczucia sprawczości bez dłuższego przygotowania, to – przyznasz – mocno kusząca propozycja.
Jeśli pracujesz nad swoją produktywnością, definiujesz już cele długofalowe i kroki, które mają Cię do ich osiągnięcia doprowadzić, nadal ta metoda jest dla Ciebie. Po prostu lista będzie prawdopodobnie wyglądała inaczej, bardziej dalekowzrocznie.
Daj znać, czy metoda Ivy Lee to dla Ciebie nowość i czy zamierzasz dać jej szansę. Jeśli znasz ją i stosujesz – podziel się z innymi czy się sprawdziła i jakie są Twoje przemyślenia.
__________
Zdjęcie: Cathryn Lavery.
__________
Przypisy:
- Trudno jest znaleźć bardzo dobre źródło z zapisem tej historii. Nieco informacji na ten temat znalazłam na blogu Jamesa Cleara. Na wikipedii można znaleźć artykuł o życiu Ivy Lee.
- Odwołuję się tutaj do jednej z 7 zasad skutecznego działania opisanej przez Stephena Covey’a.
