kalendarz

Wyciśnij więcej ze swojego kalendarza w 2 minuty dziennie! Retrospekcja kalendarza

przez Monika Torkowska
Czas czytania: 5 min

2 minuty – wydaje się mało. Scrollując Facebooka nawet nie zauważamy takich dwóch minut więcej czasu nam mija. Dziś dowiesz się jak 2 minuty dziennie sprawią, że wyciśniesz więcej ze swojego kalendarza. Brzmi jak deal? Zapraszam dalej.

Na blogu funkcjonuje seria wydawnicza związana z kalendarzem. Możesz się z nią zapoznać się na tej stronie i oczywiście skorzystać z bezpłatnego planera do druku.

Kalendarz to świetne narzędzie! Bardzo lubię z nim pracować, szczególnie w blokach pracy, co ogranicza mi prokrastynację i pozwala sprawnie doprowadzać do końca moje projekty.

Nie wiem czy wiesz, ale co tydzień na Facebooku organizuję wspólne planowanie tygodnia z moim autorskim planerem (lub jakimkolwiek innym lubianym przez Ciebie). Jeśli brakuje Ci motywacji do tego – koniecznie zajrzyj na moją stronę.

Niedawno opowiadałam Ci o tym, dlaczego ja robię podsumowania kwartalne i jak je robię. Warto również nasz kalendarz przeglądać regularnie, co tydzień. Nazywam to retrospekcją kalendarza.

Retrospekcja kalendarza

Według Słownika Języka Polskiego “retrospekcja” ma kilka znaczeń: 

  • przypominanie sobie przeszłych zdarzeń lub przeżyć;
  • spojrzenie w przeszłość;powrót do przeszłości w dziele literackim, zakłócający chronologiczny bieg narracji;
  • część utworu obejmująca takie wydarzenia;
  • w psychologii: odtwarzanie w pamięci przeżyć doznanych w przeszłości.

W kontekście kalendarza będziemy mówić o spojrzeniu na to, co już się zdarzyło, analizie, wyciągnięciu wniosków i wprowadzeniu korekt. Kalendarz wymaga regularnych przeglądów.

Jeśli pracowałeś kiedyś w jakimś projekcie to prawdopodobnie spotkałeś się z retrospekcją projektową, czyli spojrzeniem wstecz na to, co się wydarzyło w projekcie, analizą i wyciągnięciem wniosków co można projektowo zrobić lepiej następnym razem.

A po co, a na co to komu?

Być może pamiętasz, że refleksja to podstawa każdej zmiany. Nie inaczej jest w przypadku produktywności, w przypadku Twojej pracy z kalendarzem. Chodzi o jak najlepsze wykorzystanie potencjału kalendarza i wyciśnięcie jak najwięcej z pracy, którą już wykonałeś (w postaci korzystania z tego kalendarza w ogóle) niewielkim kosztem (rzędu 2 minut dziennie).

Oczywiście, bez retrospekcji nadal będziesz korzystać z dobrodziejstw kalendarza – wsparcie w planowaniu pracy, ograniczenie prokrastynacji dzięki określaniu konkretnych dat i tak dalej… Wybór jest zawsze po Twojej stronie.

Jak wyeliminować popularny błąd

Jest jednak jedna rzecz, o której niejednokrotnie zapominamy (lub w ogóle nie pomyślimy, że warto ją robić) żeby retrospekcja naszego kalendarza w ogóle miała sens.

Jest to… codzienna aktualizacja kalendarza. Aktualizacja, która zajmie nie więcej niż 2 minuty (sprawdzałam).

Standardowy schemat pracy z kalendarzem jest taki, że robimy plan na dany dzień lub tydzień, wpisujemy swoje rzeczy, czasem dodajemy coś w międzyczasie i kalendarz żyje swoim życiem. Dzień minął, po co więc usunąć z niego to, co zostało niewykonane? Zapominamy o tym, po prostu lecimy z planowaniem dalej. Takie podejście skutkuje tym, że przeprowadzenie sensownej retrospekcji i wyciągnięcie dobrych dla Ciebie wniosków jest praktycznie niemożliwe.

Kalendarz prawdę Ci powie

Regularnie aktualizowany kalendarz, na którym przeprowadzisz retrospekcję (np. raz w tygodniu) pozwoli Ci na pewną diagnostykę:

  • kiedy masz wrażenie, że ciągle robisz za mało – na bieżąco aktualizowany kalendarz pokaże Ci ile masz pustych przebiegów i czy to wrażenie jest zgodne z prawdą;
  • kiedy masz wrażenie że tyyyle robisz, ale efektu brak – spojrzenie w kalendarz również wyeliminuje ten efekt;
  • kiedy zastanawiasz się gdzie się podział Twój czas – jeśli w kalendarzu zobaczysz puste dłuższe bloki (lub nawet dużo krótkich) będziesz mieć jasną informację, że faktycznie czas przecieka Ci przez palce. Być może przeglądasz w tym czasie YouTube, Facebooka, Instagrama, czytasz wiadomości, cokolwiek.

Bez tej wiarygodnej informacji jaką otrzymasz od regularnie aktualizowanego kalendarza nie jesteś w stanie zdefiniować problematycznego obszaru. Od tej świadomości, refleksji zaczyna się zmiana.

Co więc robić?

Poświęcić codziennie dosłownie 2 (tak, dobrze czytasz – szalone dwie) minuty na aktualizację kalendarza. Usuń/przełóż niewykonane zadania, dopisz to, co wykonane zostało dodatkowo, popraw godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy nad czymś – żeby wiedzieć jak dużo pustych przebiegów (sprawdź artykuł poniżej) w ciągu dnia masz.

Kliknij: Dlaczego czas przecieka Ci przez palce? Złodzieje czasu: puste przebiegi czasowe

Powtarzaj tę czynność na koniec każdego dnia. Jeśli przyszło Ci do głowy, żeby robić to co kilka dni – bardzo odradzam, a wręcz zniechęcam. Z prostych powodów – znany nam efekt Zeigarnik wpływa negatywnie na Twoją produktywność, a poza tym, gwarantuję Ci, że w środę nie będziesz tak dokładnie pamiętał co się działo przez cały poniedziałek jak w poniedziałek o 22. Naszym celem jest przecież zbieranie jak najbardziej wiarygodnych informacji.

Czytaj więcej o efekcie Zeigarnik: Ten efekt psychologiczny zmienił moje spojrzenie na produktywność

No dobra, 2 minuty codziennie dla kalendarza i co?

Przeglądasz co tydzień i analizujesz co się działo. Wyciągasz wnioski. Być może teraz wydaje Ci się to banałem, ale gwarantuję Ci, że jeśli stanie się to cotygodniowym nawykiem to Twoja produktywność poszybuje w górę. O ile, po tej analizie i wyciągnięciu wniosków zaczniesz modyfikować swoje działania. Jeśli tym, co sprawia, że nie “dowozisz” (nawet sam przed sobą) tracąc dwie godziny w internecie to trudno oczekiwać zmiany, jeśli ten nawyk z Tobą pozostanie. 🙂 Jeśli jesteś zmęczony, ponieważ Twój kalendarz jest wręcz wypchany od rana do wieczora przez 7 dni w tygodniu to głupio chyba oczekiwać, że (w dłuższej perspektywie) będziesz czuć się dobrze i mieć energię do dalszego działania, prawda?

Przy okazji możesz obejrzeć nagranie z live ze mną “Pogadajmy o produktywności”, podczas którego tematem przewodnim był “odpoczynek i dbanie o siebie a produktywność”.

Działaj! 🙂

__________

Zdjęcie: Northfolk i Christian Koepke

__________

Przeczytaj też

Zostaw komentarz

14 komentarzy

Magdalena / AsertywnaMama.pl 04.05.2020 - 14:43

tak, to prawda, że w całym procesie planowania nie jest standardem weryfikowania tego co wyszło a co nie

Odpowiedz
Monika Torkowska 04.05.2020 - 14:54

Mam też wrażenie, że często jest tak, że w ferworze pracy i obowiązków zwyczajnie nie pomyślimy właśnie o takiej refleksji. 🙂

Odpowiedz
Anna Plociniczak 04.05.2020 - 16:23

Ja mam wszystko w głowie, ale pewnie byłabym dużo bardziej wydajna, gdybym wszystko zapisywała… ale jakoś nie mogę się do tego przekonać.

Odpowiedz
Monika Torkowska 04.05.2020 - 22:35 Odpowiedz
Rebel Cat 05.05.2020 - 02:13

Planowanie z kalendarzem wychodziło mie na dobre póki nie kupiłam w tym roku koszmarnie zaprojektowanego z domniemaną dawką (de)motywacji.

Odpowiedz
Monika Torkowska 05.05.2020 - 08:07

Oj. Jaki to był kalendarz?

Odpowiedz
Rafał Walaszek Bogaty z Wyboru 05.05.2020 - 00:18

Nigdy nie przepadałem za kalendarzami, szczególnie za fizycznymi. Nie lubię przypisywać zadań do dni. Wolę luźną listę tego, co mam zrobić i w zależności od chęci wybierać zadanie. Zasada podobna, a na koniec i tak liczy się tylko to, czy faktycznie coś zostało zrobione.

Odpowiedz
Monika Torkowska 05.05.2020 - 08:07

Nie ma jednego idealnego sposobu dla wszystkich. 🙂 Jeśli luźna lista się u Ciebie sprawdza – super. 👍 Masz rację – na końcu najistotniejsze jest to, czy faktycznie coś zostało zrobione, a metoda jaką do tego dojdziemy to już wątek. 🙂

Odpowiedz
Maya's Mind Garden 12.05.2020 - 22:02

Jestem osobą ekstremalnie wręcz planującą i właśnie tak robię, jak piszesz i dobrze mi z tym. To działa, potwierdzam 🙂

Odpowiedz
Monika Torkowska 18.05.2020 - 12:37

Dobrze to słyszeć też od innych! Z czego korzystasz do planowania? 🙂

Odpowiedz
Muzyczna Lista 12.05.2020 - 18:22

Nigdy nie myślałam o robieniu takich retrospekcji, ale chyba czas zacząć. Ale jeśli chodzi o planowanie to jestem kompletną świeżynką i dopiero się wszystkiego uczę.

Odpowiedz
Monika Torkowska 18.05.2020 - 12:37

Przed chwilą właśnie odpowiadałam na Twój komentarz o programowaniu. 🙂 Z planowaniem jest podobnie – to też umiejętność, której się uczymy. 🙂

Odpowiedz
Maciej 20.05.2020 - 15:12

W ciągu dnia robię mnóstwo rzeczy z poza listy które wyskakują z nienacka, oczywiście ich nie zapisując. Rzeczywiście gdybym poświęcił trochę czasu na ich zapisanie, nieco usprawiedliwiłbym fakt że nieustannie się nie wyrabiam 🙂

Odpowiedz
Monika Torkowska 20.05.2020 - 17:18

Jeśli to jest sporo stosunkowo małych czynności to może moje obserwacje z tego artykułu Ci się przydadzą: https://monikatorkowska.com/zasada-dwoch-minut-czy-zawsze-ma-sens/ 🙂

Odpowiedz

Strona wykorzystuje pliki cookies. Korzystając ze strony wyrażasz zgodę na wykorzystywanie plików cookies. Ok, lubię ciasteczka Czytaj więcej