Wyciśnij więcej ze swojego kalendarza w 2 minuty dziennie! Retrospekcja kalendarza - Monika Torkowska
kalendarz

Wyciśnij więcej ze swojego kalendarza w 2 minuty dziennie! Retrospekcja kalendarza

przez Monika Torkowska
Czas czytania: 5 min

2 minuty – wydaje się mało. Scrollując Facebooka nawet nie zauważamy takich dwóch minut więcej czasu nam mija. Dziś dowiesz się jak 2 minuty dziennie sprawią, że wyciśniesz więcej ze swojego kalendarza. Brzmi jak deal? Zapraszam dalej.

Na blogu funkcjonuje seria wydawnicza związana z kalendarzem. Możesz się z nią zapoznać się na tej stronie i oczywiście skorzystać z bezpłatnego planera do druku.

Kalendarz to świetne narzędzie! Bardzo lubię z nim pracować, szczególnie w blokach pracy, co ogranicza mi prokrastynację i pozwala sprawnie doprowadzać do końca moje projekty.

Nie wiem czy wiesz, ale co tydzień na Facebooku organizuję wspólne planowanie tygodnia z moim autorskim planerem (lub jakimkolwiek innym lubianym przez Ciebie). Jeśli brakuje Ci motywacji do tego – koniecznie zajrzyj na moją stronę.

Niedawno opowiadałam Ci o tym, dlaczego ja robię podsumowania kwartalne i jak je robię. Warto również nasz kalendarz przeglądać regularnie, co tydzień. Nazywam to retrospekcją kalendarza.

Retrospekcja kalendarza

Według Słownika Języka Polskiego “retrospekcja” ma kilka znaczeń: 

  • przypominanie sobie przeszłych zdarzeń lub przeżyć;
  • spojrzenie w przeszłość;powrót do przeszłości w dziele literackim, zakłócający chronologiczny bieg narracji;
  • część utworu obejmująca takie wydarzenia;
  • w psychologii: odtwarzanie w pamięci przeżyć doznanych w przeszłości.

W kontekście kalendarza będziemy mówić o spojrzeniu na to, co już się zdarzyło, analizie, wyciągnięciu wniosków i wprowadzeniu korekt. Kalendarz wymaga regularnych przeglądów.

Jeśli pracowałeś kiedyś w jakimś projekcie to prawdopodobnie spotkałeś się z retrospekcją projektową, czyli spojrzeniem wstecz na to, co się wydarzyło w projekcie, analizą i wyciągnięciem wniosków co można projektowo zrobić lepiej następnym razem.

A po co, a na co to komu?

Być może pamiętasz, że refleksja to podstawa każdej zmiany. Nie inaczej jest w przypadku produktywności, w przypadku Twojej pracy z kalendarzem. Chodzi o jak najlepsze wykorzystanie potencjału kalendarza i wyciśnięcie jak najwięcej z pracy, którą już wykonałeś (w postaci korzystania z tego kalendarza w ogóle) niewielkim kosztem (rzędu 2 minut dziennie).

Oczywiście, bez retrospekcji nadal będziesz korzystać z dobrodziejstw kalendarza – wsparcie w planowaniu pracy, ograniczenie prokrastynacji dzięki określaniu konkretnych dat i tak dalej… Wybór jest zawsze po Twojej stronie.

Jak wyeliminować popularny błąd

Jest jednak jedna rzecz, o której niejednokrotnie zapominamy (lub w ogóle nie pomyślimy, że warto ją robić) żeby retrospekcja naszego kalendarza w ogóle miała sens.

Jest to… codzienna aktualizacja kalendarza. Aktualizacja, która zajmie nie więcej niż 2 minuty (sprawdzałam).

Standardowy schemat pracy z kalendarzem jest taki, że robimy plan na dany dzień lub tydzień, wpisujemy swoje rzeczy, czasem dodajemy coś w międzyczasie i kalendarz żyje swoim życiem. Dzień minął, po co więc usunąć z niego to, co zostało niewykonane? Zapominamy o tym, po prostu lecimy z planowaniem dalej. Takie podejście skutkuje tym, że przeprowadzenie sensownej retrospekcji i wyciągnięcie dobrych dla Ciebie wniosków jest praktycznie niemożliwe.

Kalendarz prawdę Ci powie

Regularnie aktualizowany kalendarz, na którym przeprowadzisz retrospekcję (np. raz w tygodniu) pozwoli Ci na pewną diagnostykę:

  • kiedy masz wrażenie, że ciągle robisz za mało – na bieżąco aktualizowany kalendarz pokaże Ci ile masz pustych przebiegów i czy to wrażenie jest zgodne z prawdą;
  • kiedy masz wrażenie że tyyyle robisz, ale efektu brak – spojrzenie w kalendarz również wyeliminuje ten efekt;
  • kiedy zastanawiasz się gdzie się podział Twój czas – jeśli w kalendarzu zobaczysz puste dłuższe bloki (lub nawet dużo krótkich) będziesz mieć jasną informację, że faktycznie czas przecieka Ci przez palce. Być może przeglądasz w tym czasie YouTube, Facebooka, Instagrama, czytasz wiadomości, cokolwiek.

Bez tej wiarygodnej informacji jaką otrzymasz od regularnie aktualizowanego kalendarza nie jesteś w stanie zdefiniować problematycznego obszaru. Od tej świadomości, refleksji zaczyna się zmiana.

Co więc robić?

Poświęcić codziennie dosłownie 2 (tak, dobrze czytasz – szalone dwie) minuty na aktualizację kalendarza. Usuń/przełóż niewykonane zadania, dopisz to, co wykonane zostało dodatkowo, popraw godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy nad czymś – żeby wiedzieć jak dużo pustych przebiegów (sprawdź artykuł poniżej) w ciągu dnia masz.

Kliknij: Dlaczego czas przecieka Ci przez palce? Złodzieje czasu: puste przebiegi czasowe

Powtarzaj tę czynność na koniec każdego dnia. Jeśli przyszło Ci do głowy, żeby robić to co kilka dni – bardzo odradzam, a wręcz zniechęcam. Z prostych powodów – znany nam efekt Zeigarnik wpływa negatywnie na Twoją produktywność, a poza tym, gwarantuję Ci, że w środę nie będziesz tak dokładnie pamiętał co się działo przez cały poniedziałek jak w poniedziałek o 22. Naszym celem jest przecież zbieranie jak najbardziej wiarygodnych informacji.

Czytaj więcej o efekcie Zeigarnik: Ten efekt psychologiczny zmienił moje spojrzenie na produktywność

No dobra, 2 minuty codziennie dla kalendarza i co?

Przeglądasz co tydzień i analizujesz co się działo. Wyciągasz wnioski. Być może teraz wydaje Ci się to banałem, ale gwarantuję Ci, że jeśli stanie się to cotygodniowym nawykiem to Twoja produktywność poszybuje w górę. O ile, po tej analizie i wyciągnięciu wniosków zaczniesz modyfikować swoje działania. Jeśli tym, co sprawia, że nie “dowozisz” (nawet sam przed sobą) tracąc dwie godziny w internecie to trudno oczekiwać zmiany, jeśli ten nawyk z Tobą pozostanie. 🙂 Jeśli jesteś zmęczony, ponieważ Twój kalendarz jest wręcz wypchany od rana do wieczora przez 7 dni w tygodniu to głupio chyba oczekiwać, że (w dłuższej perspektywie) będziesz czuć się dobrze i mieć energię do dalszego działania, prawda?

Przy okazji możesz obejrzeć nagranie z live ze mną “Pogadajmy o produktywności”, podczas którego tematem przewodnim był “odpoczynek i dbanie o siebie a produktywność”.

Działaj! 🙂

__________

Zdjęcie: Northfolk i Christian Koepke

__________

Pobierz bezpłatne materiały!

Już ponad 1300 osób otrzymało mój autorski planer.

Odbierz planer zapisując się do bezspamowego (!) newslettera. Dodatkowo otrzymasz dostęp do całego zbioru bezpłatnych materiałów przeznaczonego tylko dla moich subskrybentów. 😊
Wypełnij formularz poniżej:

Przeczytaj też

Zostaw komentarz

14 komentarzy

Magdalena / AsertywnaMama.pl 04.05.2020 - 14:43

tak, to prawda, że w całym procesie planowania nie jest standardem weryfikowania tego co wyszło a co nie

Odpowiedz
Monika Torkowska 04.05.2020 - 14:54

Mam też wrażenie, że często jest tak, że w ferworze pracy i obowiązków zwyczajnie nie pomyślimy właśnie o takiej refleksji. 🙂

Odpowiedz
Anna Plociniczak 04.05.2020 - 16:23

Ja mam wszystko w głowie, ale pewnie byłabym dużo bardziej wydajna, gdybym wszystko zapisywała… ale jakoś nie mogę się do tego przekonać.

Odpowiedz
Monika Torkowska 04.05.2020 - 22:35 Odpowiedz
Rebel Cat 05.05.2020 - 02:13

Planowanie z kalendarzem wychodziło mie na dobre póki nie kupiłam w tym roku koszmarnie zaprojektowanego z domniemaną dawką (de)motywacji.

Odpowiedz
Monika Torkowska 05.05.2020 - 08:07

Oj. Jaki to był kalendarz?

Odpowiedz
Rafał Walaszek Bogaty z Wyboru 05.05.2020 - 00:18

Nigdy nie przepadałem za kalendarzami, szczególnie za fizycznymi. Nie lubię przypisywać zadań do dni. Wolę luźną listę tego, co mam zrobić i w zależności od chęci wybierać zadanie. Zasada podobna, a na koniec i tak liczy się tylko to, czy faktycznie coś zostało zrobione.

Odpowiedz
Monika Torkowska 05.05.2020 - 08:07

Nie ma jednego idealnego sposobu dla wszystkich. 🙂 Jeśli luźna lista się u Ciebie sprawdza – super. 👍 Masz rację – na końcu najistotniejsze jest to, czy faktycznie coś zostało zrobione, a metoda jaką do tego dojdziemy to już wątek. 🙂

Odpowiedz
Maya's Mind Garden 12.05.2020 - 22:02

Jestem osobą ekstremalnie wręcz planującą i właśnie tak robię, jak piszesz i dobrze mi z tym. To działa, potwierdzam 🙂

Odpowiedz
Monika Torkowska 18.05.2020 - 12:37

Dobrze to słyszeć też od innych! Z czego korzystasz do planowania? 🙂

Odpowiedz
Muzyczna Lista 12.05.2020 - 18:22

Nigdy nie myślałam o robieniu takich retrospekcji, ale chyba czas zacząć. Ale jeśli chodzi o planowanie to jestem kompletną świeżynką i dopiero się wszystkiego uczę.

Odpowiedz
Monika Torkowska 18.05.2020 - 12:37

Przed chwilą właśnie odpowiadałam na Twój komentarz o programowaniu. 🙂 Z planowaniem jest podobnie – to też umiejętność, której się uczymy. 🙂

Odpowiedz
Maciej 20.05.2020 - 15:12

W ciągu dnia robię mnóstwo rzeczy z poza listy które wyskakują z nienacka, oczywiście ich nie zapisując. Rzeczywiście gdybym poświęcił trochę czasu na ich zapisanie, nieco usprawiedliwiłbym fakt że nieustannie się nie wyrabiam 🙂

Odpowiedz
Monika Torkowska 20.05.2020 - 17:18

Jeśli to jest sporo stosunkowo małych czynności to może moje obserwacje z tego artykułu Ci się przydadzą: https://monikatorkowska.com/zasada-dwoch-minut-czy-zawsze-ma-sens/ 🙂

Odpowiedz

Strona wykorzystuje pliki cookies. Korzystając ze strony wyrażasz zgodę na wykorzystywanie plików cookies. Ok, lubię ciasteczka Czytaj więcej