zegar na ścianie

Czy na pewno masz na to wszystko czas? Sprawdź zanim zaczniesz [#003]

przez Monika Torkowska
Czas czytania: 17 min




Jak to jest że planujemy i się nie wyrabiamy? Nowe hobby. Kolejny projekt. Kolejne przedsięwzięcie. To mogą być naprawdę świetne inicjatywy. Zanim jednak zaczniesz działać warto się dowiedzieć czy Ty masz na pewno na to wszystko czas. I rzadko mówię, że jakiejś techniki powinien spróbować każdy. Ale dzisiaj jest ten wyjątek.

Posłuchaj odcinka w: Spotify, Apple Podcasts, Google Podcasts, YouTube lub skorzystaj z odtwarzcza poniżej.

Linki z tego odcinka podkastu

Materiały dodatkowe

Pobierz arkusz-kalkulator, który ułatwi Ci oszacowanie Twojego dostępnego czasu “wolnego” – np. na projekty dodatkowe, inne aktywności czy nicnierobienie. 🙂

W dwóch wersjach – do druku i do wypełniania w formie elektronicznej.

Warto sprawdzić

Podkast do czytania

Spis treści

W dzisiejszym odcinku przedstawię Ci metodę, którą bardzo lubię. I która, kiedy pierwszy raz ją zastosowałam, powiem szczerze, mnie zszokowała, ale jest to metoda która pomogła mi. I, jestem przekonana, że pomoże też Tobie zbudować świadomość ile tak naprawdę masz czasu i może niesamowicie przydać się kiedy, metaforycznie, chcesz dorzucić coś do swojego kalendarza. Metoda ta służy oczywiście do szacowania czasu dostępnego w skali tygodnia.

Mam w sobie takie silne poczucie, że kiedy planujemy, kiedy w ogóle myślimy o realizacji czegokolwiek, to to powinien być absolutnie pierwszy krok który w ogóle zrobimy zanim przystąpimy do rozpisywania czegokolwiek. Bo nie ma sensu rozpisywać planów co po kolei jest do zrobienia jeśli ma się okazać, że po prostu fizycznie nie będziesz w stanie tego zrobić. To zupełnie nie ma sensu.

Eksperyment

Zanim przejdziemy do przeanalizowania jak to zrobić proponuję Ci pewien eksperyment. Jeśli myślisz o realizacji jakiegoś dodatkowego projektu, chcesz zacząć nowe hobby. Zastanów się i zapisz lub zapamiętajle i dziennie lub tygodniowowoim, Twoim zdaniem tak, jak się Tobie wydaje, masz na to czasu. Jeśli nie masz czegoś takiego, żadnego projektu to oszacuj proszę ile masz czasu wolnego. Twoim zdaniem. Tak, jak teraz o tym myślisz. Niech to będzie konkretna liczba godzin dziennie lub tygodniowo.

Złudzenie planowania

Nie wiem czy znacie takie teksty, natomiast ja poruszając się po miejscu, w którym teraz mieszkam, zdarza mi się słyszeć, że: “O! To miało być na Euro!”. I to jest całkiem fajny przykład złudzenia planowania. Daniel Kahnemann opisał właśnie to zjawisko. Jest to jeden z błędów poznawczych, czyli takich nieracjonalnych sposobów postrzegania rzeczywistości przez nasz ludzki umysł. W książce “Pułapki myślenia” Kahnemann opisuje jak powszechne jest to zjawisko. Dotyczy ono rządów, firm, ale także nas – ludzi prywatnie. Nie doszacowujemy kosztu, czasu danego przedsięwzięcia dość notorycznie.

W przykładowym eksperymencie poproszono studentów o to aby określili ile zajmie im napisanie pracy magisterskiej. Mediana wynosiła 34 dni. I co się później okazało? Raptem 30 procent studentów napisało faktycznie pracę w tym czasie. Złudzenie planowania tłumaczy się zwykle brakiem umiejętności oceniania ryzyka zewnętrznego. Mamy tendencję do tego, żeby ignorować czynniki, które nie mają związku z samym projektem. Pomija się wiele zdarzeń, które mogą zagrozić naszemu projektowi czy przedsięwzięciu.

Jeśli mamy przekonanie, że jest niskie prawdopodobieństwo, że jakieś zdarzenie w ogóle może mieć miejsce to dlatego, później, mamy takie przykładowe sytuacje:

  • postawienie budynku miało zająć rok, a trwało trzy lata,
  • remont miał kosztować 100 tysięcy, a kosztował 200,
  • mieliśmy nagrać odcinek w dwie godziny a jednak zajęło to 6.

Jest kilka sposobów na to, aby złudzeniu planowania nie ulegać. A przynajmniej ulegać trochę mniej. Sposobów na to, żeby uzyskać możliwie najlepsze przybliżenie planowaniu. W naszym osobistym życiu, jednym z takich sposobów jest liczenie faktycznie dostępnego czasu na dane przedsięwzięcie.

I tu z pomocą przychodzi nam właśnie metoda z dzisiejszego odcinka. Która swoją drogą nie ma nazwy. Może powinnam wymyślić jakąś nazwę? Nie wiem. Natomiast jest to metoda, która zmieniła moje patrzenie na to ile jestem w stanie zrobić tak naprawdę po pracy. Żeby dać Ci kontekst, bo np. nie obserwujesz mnie na Instagramie, to moje działania w Internecie to są działania, które ja realizuję poza moją pracą etatową. Więc tym bardziej, w moim przypadku, ma znaczenie to, czy dobrze planuję i czy ulegam mocno złudzeniu planowania.

Sama przygotowałam sobie arkusz, na podstawie którego wyliczam po prostu dostępny czas i pomyślałam, że takim arkuszem (oczywiście w wersji nieco dopracowanej) podzielę się z Tobą. Więc w materiałach do tego odcinka znajdziesz, oczywiście taki arkusz. Nie musisz teraz niczego notować.

Jak liczyć?

Prześledzimy dzisiaj w okrojonej wersji, jak policzyć taki czas. Wezmę oczywiście na tapet mój przykład, bo będzie mi najłatwiej Tobie opowiedzieć o przykładowym wyliczeniu. Ja liczę ile czasu zostaje mi po pracy na moje projekty pozaetatowe. Liczę dostępny czas w skali tygodnia, ponieważ to ma dla mnie największe znaczenie. Jako punkt wyjścia przyjmuję też oczywiście 40-godzinny tydzień pracy, czyli taki tydzień pracy, jaki ma większość osób pracujących na zwykłym etacie.

  1. Najpierw mamy bardzo prostą rzecz. Potrzebujemy wiedzieć ile jest dostępnego czasu w ogóle. 7 dni, 24 godziny na dobę. Bardzo proste wyliczenie.
  2. Następnie potrzebujemy informacji ile czasu zajmują Ci wszystkie różne rzeczy, które robisz w ciągu dnia tygodnia. Czyli to jest: sen, praca, zakupy, zajmowanie się dziećmi. Wszystko, dosłownie wszystko. I oczywiście – będziemy szacować każdą z tych rzeczy.
  3. Zsumujemy wszystko, co robisz w skali tygodnia i odejmiemy od dostępnego czasu w ogóle.
  4. Jeśli ten wynik podzielimy przez 7 to wyjdzie Ci Twoja średnia dostępna liczba godzin w ciągu dnia.

Brzmi prosto? No pewnie że tak.

O czym zwykle nie pamiętamy?

Wcześniejsze wyliczenie oczywiście będzie prawidłowe pod warunkiem, że uwzględnimy na pewno wszystkie rzeczy. Także te zapomniane. Które, kiedy myślimy o tym, co robimy na co dzień, to prawdopodobnie nie wszystkie przyjdą nam do głowy. Ponieważ niektóre rzeczy robimy dosyć naawykowo, machinalnie. One po prostu się dzieją. Czasami myślimy sobie, że one zbyt dużo czasu nie zajmują. Nasz mózg lubi te te uproszczenia. Natomiast w skali tygodnia, kiedy sumujemy godziny, to naprawdę może się okazać, że te małe rzeczy, które postrzegaliśmy jako nieznaczące, zajmujące niedużo czasu, w skali jednak robią różnicę. I tak – mogą w pewien sposób zaważyć o tym, czy przedsięwzięcie, za które właśnie chcesz się brać po godzinach, ma sens.

Takie pomijane rzeczy to jest np. sprzątanie.

To są także wizyty u lekarza. Mam nadzieję, że nie masz takiej sytuacji, że co tydzień pojawiasz się u jakiegoś lekarza. Ale w skali (może nie tygodnia, natomiast miesiąca), jeśli się trochę tych wizyt pojawia i trzeba jeszcze dojechać to robi się różnica.

Właśnie! Dojazdy! Bardzo często pomijana rzecz. Wiele osób mówi, że pracuje 8 godzin dziennie i ok… Pytanie, czy dolicza się do tego czas, który jest jeszcze potrzebny do tego, żeby się przygotować do pracy, dojechać do niej potem do niej, wrócić. Bardzo często po pracy ludzie też zahaczają o sklep. Nawet jeśli to są małe zakupy w małym osiedlowym sklepiku to może to zająć pół godziny. Pół godziny 2 razy w tygodniuo to jest kolejna godzina.

Dalej, fizjoterapia. Może się wydawać, że przecież to tylko np. półtorej godziny raz na dwa tygodnie. Kolejna rzecz, która dokłada się do całej całej puli i może zrobić różnicę.

Pomijamy też to ,że często prokrastynujemy. I, oczywiście, w idealnym świecie przecież nikt tego nie robi. Absolutnie. I nikomu odkładanie rzeczy na później nie kradnie czasu. Absolutnie. Nie twierdzę, że trzeba wpisywać w takim wyliczeniu prokrastynowanie. Chociaż, jeśli jest Twoim nawytkiem, to może jednak warto je uwzględnić. Żeby faktycznie mieć wartość rzeczywistą. Jakkolwiek to może się wydawać dziwne.

Chciałam Ci pokazać przykład rzeczy która zdarza się wielu z nas na co dzień. Ale gdybyśmy mieli tak wypisywać rzeczy, które robimy w życiu i które nam zajmują jakiś czas to pewnie byśmy nie wpisali tego odkładania na później.

Pułapka social mediów

Bardzo bardzo niedoszacowujemy czasu, który spędzamy w social mediach. I to jest punkt, nad którym się bardzo warto pochylić. Pochylić dobrze i nie szacować w tym przypadku tak, jak nam się wydaje. Bo trudno jest oszacować zakupy chyba, że faktycznie z zegarkiem idziesz na zakupy. Natomiast w przypadku social mediów bazowanie na tym co nam się wydaje może być bardzo zgubne. Bo czas spędzony w social mediach szybko mija. Dlatego ja sugeruję do wyliczeń brać jak najbardziej rzeczywiste wartości, czyli korzystać z aplikacji które będą mierzyły Twój czas spędzony w poszczególnych mediach. Tak, rekomenduję, żeby sobie osobno wypisać social media i różne strony, z których korzystamy. Czyli osobno wypisać Instagram, Facebook, Twitter TikTok, cokolwiek. Są do tego specjalne aplikacje i o nich powiem na końcu. Natomiast zwracam Twoją uwagę na to, że tutaj warto jednak nie szacować samemu tylko faktycznie spisywać średni czas z tych aplikacji jaki w nich spędzasz.

Jeśli nie będziesz mieć tych danych to oczywiście, na początku, warto bazować na swoich szacunkach. Oczywiście mogą być niedokładne, ale wiadomo – jest to pewne przybliżenie. W arkuszu oczywiście pozycje związane z mediami też się znajdują, a jakże. Też z nich korzystam!

No właśnie. Kiedy zrobiłam sama sobie ćwiczenie, a korzystam z niego już jakiś czas, to nie byłam miło zaskoczona. Byłam raczej rozczarowana. I faktycznie okazało się, że – kurczę – trochę ten Instagram mógłby mniej zajmować mi czasu. Ale było jak było. I musiałam się i musiałam się z tym skonfrontować.

Nieoczywiste rzeczy

Jestem bardzo dużą zwolenniczką tego, aby – kiedy planujemy jakieś nowe przedsięwzięcia – nie robić tego kosztem swojego zdrowia. I ja wiem, że szczególnie osoby mające skłonności pracoholiczne, będzie kusiło, aby wyciąć różne inne aktywności które do tej pory robiliśmy. Na przykład spacery. Bądź treningi. I po prostu zanurzyć się w pracy. I w ogóle super będzie wtedy. Ja wiem, że to kusi i oczywiście zrobisz, jak chcesz. Dzielę się tutaj swoim podejściem, a moje podejście jest takie, żeby swoje codzienne nawyki i aktywności, na które chcemy mieć czas, uwzględniać w planowaniu.

A to oznacza, że ja w arkuszu wpiszę sobie, że chodzę na spacer z psem. Codziennie przez godzinę lub półtorej. Że robię jakiś trening dwa razy w tygodniu. Że chcę się raz w tygodniu spotykać ze znajomymi po to żeby z nimi pogadać. Uwzględnię też to, że dzwonię do bliskich osób.

I tak, ja wiem, że to może się wydawać takie dziwne. “No będę wliczać sobie takie rzeczy w tym arkuszu?” Natomiast zwróć uwagę. Wszystkich rzeczy tu jeszcze nie wymieniłam, które znajdziesz w arkuszu. Każda taka drobna rzecz zajmuje jakiś czas. Jeśli chcemy ograniczyć złudzenie planowania, jeśli chcemy żeby to nasze planowanie miało większy sens albo chcemy naprawdę bardzo dobrą świadomość tego, ile mamy dostępnego czasu zdobyć, to potrzebujemy jak najbardziej dokładnych wyliczeń. Dlatego warto na takim etapie już się nie wykraczać, że tak powiem, tylko dobrze to liczyć. Naprawdę uwzględnić wszystkie rzeczy. Nawet te, których wpisywanie może się wydawać śmieszne.

Co to daje?

Co daje regularne (ale nawet jednorazowe w sumie) skorzystanie z takiej metody?

Przede wszystkim lepiej wiesz na czym stoisz. Lepiej wiesz ile ty tak naprawdę masz czasu na to, żeby realizować dodatkowe rzeczy, o których marzysz. Które być może już masz zaplanowane. Może warto teraz zrobić spojrzenie na nowo na swoje plany.

Łatwiej też zauważyć, dzięki takiemu ćwiczeniu, obszary, z których możesz lub warto by było odzyskać trochę czasu. I tu szczególnie zwrócę uwagę na tę kwestię social mediów dla osób które lubią z nich korzystać. Zderzenie się z faktycznymi wartościami może być nieco nieprzyjemne. Dla mnie było. Nawet jeśli sama wiem, że te wartości nie są do końca właściwe, bo w social mediach działam nie tylko jako osoba konsumująca treści, ale przede wszystkim jako ta, która te treści wytwarza. Natomiast no nie mogę sobie mydlenić oczu, że cały ten czas, który ja sobie wpisałam do arkusza, że on faktycznie był na tworzenie treści. Warto być ze sobą uczciwym. Przecież dobrze wiem, że nie był.

Jeszcze jedną bardzo dużą zaletę ma to podejście. A mianowicie taką, że jeśli zastosujemy je przed faktycznym planowaniem krok po kroku jakiegoś projektu, jakiegoś przedsięwzięcia i uwzględnimy w naszych wyliczeniach ruch, spotkania z ludźmi, jakiś czas dla siebie, po prostu taki wellbeing, to istnieje większe prawdopodobieństwo, że lepiej rozłożymy w czasie siły na robienie tego projektu.

Prawdopodobnie też mając bardzo dobre szacunki ile mamy dostępnego faktycznie czasu pod ręką jesteśmy w stanie lepiej planować projekt i lepiej dobrać jego datę końcową. Czyli tak naprawdę ograniczyć ryzyko tego, że na koniec projektu będzie po prostu wielka spina i będzie trzeba nadrabiać, bo tego czasu zabrakło. Co jest dosyć standardową sytuacją. Myślę, że osoby będące w IT szczególnie dobrze znają ten stan, bo dosyć często w projektach IT zdarza się taka sytuacja, że na koniec projektu trochę tego czasu brakuje albo trzeba projekt przedłużać. To jest przykład w sumie złudzenia planowania.

Możliwe warianty

Oczywiście to podejście można stosować w różnych wariantach. Ja omówiłam taki wariant, z którego ja korzystam, czyli w sumie najprostszy tygodniowy.

Jeśli masz taką sytuację, że co drugi tydzień wygląda u Ciebie zupełnie inaczej to, jak najbardziej, można zrobić dwa wyliczenia, dwa arkusze. Dla różnych tygodni policzyć osobno i w ten sposób lepiej rozpracować.

Można też policzyć dostępny czas dla samych dni roboczych. Osobno dla weekendu.

Można też policzyć dla miesięcy, w których wiesz że masz więcej pracy. Na przykład we wrześniu zawsze masz sprzedaż swojego kursu. W grudniu, jeśli prowadzisz sklep ,to też są większe zakupy, więc Ty masz więcej pracy. A na miesiące, w których masz mniej pracy możesz wyliczyć osobno. Tylko wtedy wiadomo wyliczenia będą robione w skali miesiąca, a nie w skali tygodnia.

Co możesz zrobić dodatkowo?

Dodatkowe porady dwie, które mogę Ci tutaj dać, żeby Ci jeszcze trochę pomóc. Jak już będziesz mieć wyliczony ten czas dostępny na realizację przez Ciebie projektu to bardzo dobrym pomysłem może być wyliczenie 70 % tego czasu (i planować tylko w tym nowo wyliczonym czasie). Żeby dodać sobie jeszcze trochę zapasu na wszelkie błędy które mogą być po drodze. Czy to w oszacowaniu, czy to w tym, że o czymś zapomnisz, na nieprzewidziane sytuacje.

Swoją drogą to jest jeden z błędów planowania, że my właśnie uwzględniamy tych sytuacji zupełnie nieprzewidzianych. Wydaje nam się że one nas nie spotkają. Nic bardziej mylnego. Często nas spotykają. Chyba, że lubisz pracować pod presją czasu i chcesz sobie po prostu dołożyć trochę ciśnienia. Ja nie mam nic do tego. Jak najbardziej możesz. Wtedy bierz 100 procent albo jeszcze narzuć sobie większe ciśnienie. Jeśli chcesz – droga wolna. Ja tak już nie robię. Wolę trochę większy spokój w działaniu.

Obiecałem, że powiem o aplikacjach z których warto korzystać.

Ja akurat mam telefon z Androidem, więc korzystam z aplikacji StayFree i uważam, że jest bardzo fajna. Bardzo fajnie zlicza statystyki.

W przypadku iPhone’ów, tego co czytałam, jest taka funkcja “czas przed ekranem”. I tam można sprawdzić dostępność takich danych. Ile czasu spędziliśmy przed ekranem telefonu korzystając z poszczególnych aplikacji.

Można również takie rozszerzenia znaleźć dla różnych przeglądarek internetowych. Jeśli bardzo dużo pracujesz na komputerze, a mimo wszystko różne strony Cię odciągają od pracy. Jeśli pracujesz dużo na komputerze i korzystasz z przeglądarki internetowej to warto rozważyć też zainstalowanie jakiegoś rozszerzenia do przeglądarki dzięki któremu będziesz w stanie z komputera po prostu zczytać te informacje ile czasu spędzasz na poszczególnych stronach.

Lista takich rozszerzeń znajdziesz w notatkach do tego odcinka:

Kolejne kroki dla Ciebie

Oczywiście zachęcam Ciebie też bardzo do tego, żeby skorzystać z tej metody i z arkusza, który przygotowałam dla Ciebie. Są dwa scenariusze jak już wypełnisz ten arkusz. Może się okazać, że: “super, mam faktycznie czas, żeby robić to, o czym myślę”. A po drugiej stronie barykady może się pojawić taka myśl, że: “o, czyli jednak troszkę mało tego czasu, mniej, niż mi się wydawało”. Obawiam się, że ten drugi scenariusz jest troszkę bardziej prawdopodobny.

Zachęcam Ciebie natomiast w kolejnym kroku do szukania gdzie możesz ten czas odzyskać. Nie chcę powiedzieć, że oszczędzić, bo ciężko w tym przypadku oszczędzać czas. Tylko – odzyskać. Oczywiście myślę, że pierwszym kandydatem będą social media. Tak było też w moim przypadku. To może być fantastyczny moment na refleksję. A, jeśli się okaże, że u Ciebie wszystko ok, to tym lepiej.

Bardzo Ciebie zachęcam do stosowania tej metody przed planowaniem jakiegokolwiek przedsięwzięcia. Jeśli żadnego nie planujesz, to zachęcam Cię, tak po prostu, żeby sobie sprawdzić czysto diagnostyczne i jak to u Ciebie wygląda. Jeśli często mawiasz, że nie masz czasu to to może być świetne narzędzie do tego, żeby się dowiedzieć gdzie się ten czas w końcu podziewa. Być może też dzięki temu przestaniesz mieć poczucie, że czas przecieka Ci przez palce. No bo będziesz wiedzieć gdzie przecieka.

Ja dosyć regularnie korzystam z tej metody. Przynajmniej raz na kwartał, raz na 12 tygodni (ponieważ w tej chwili planuję w ujęciu 12 tygodniowym) i bardzo serdecznie Ciebie zachęcam do dania szansy tej metodzie.

Arkusz kalkulacyjny, jeśli masz ochotę policzyć to na urządzeniu i po prostu wpisać z klawiatury wartości, jest dostępny w materiałach dodatkowych. Jest też przygotowana wersja do druku, jeśli wolisz to zrobić manualne. Wypisałam tam tak dużo rzeczy, które robimy w ciągu dnia, o których też zapominamy, które mogą wpłynąć na ostateczny wynik, że myślę, że to będzie bardzo dobry punkt wyjścia dla Ciebie do liczenia. Oczywiście, jeśli wpadną Ci do głowy jakieś Twoje to jak najbardziej warto je wpisać. Dostęp do materiałów dodatkowych dla wybranych odcinków, czyli również dla tego odcinka możesz odblokować poniżej

Dziękuję za wysłuchanie tego odcinka. Tak się składa, że to był ostatni z trzech odcinków powitalnych dla podkastu Między wskazówkami, więc bardzo się cieszę że go teraz słuchasz i zapraszam Cię już za dwa tygodnie na kolejny. Do usłyszenia.


Zdjęcie: Samantha Gades


Niektóre linki na stronie mogą być afiliacyjne i dotyczą tylko produktów i usług, które z czystym sercem mogę polecić. Jeśli wejdziesz przez taki link na stronę sprzedawcy i dokonasz zakupu otrzymam gratyfikację (nie wpływa to na cenę dla Ciebie). W ten sposób wspierasz moją pracę. Dziękuję!

Przeczytaj też

Zostaw komentarz

Strona wykorzystuje pliki cookies. Korzystając ze strony wyrażasz zgodę na wykorzystywanie plików cookies. Ok, lubię ciasteczka Czytaj więcej