Czas czytania: 3 min

O zasadzie dwóch minut słyszeli chyba już wszyscy. Zana jest z ksiązki Getting Things Done autorstwa Davida Allena. Czy aby napewno stosowanie jej zawsze ma sens?

Dla przypomnienia:

Jeśli czynność, jaką należy wykonać, nie zajmie Ci więcej niż 2 minuty, powinieneś to natychmiast wykonać. 

Dawid Allen

Przez wiele lat bezrefleksyjnie brałam ją za pewnik i nie podjęłam rozważań czy to zawsze jest dobre podejście. Dziś krótko o efektach moich rozważań. 

Jeśli czynność trwa dwie minuty lub mniej to wykonaj ją od razu – brzmi przecież całkiem sensownie, prawda? 

Podejście opierające się o refleksję uważam za klucz do dobrania najlepszych, najskuteczniejszych metod zwiększających porduktywność. Zasada dwóch minut w swojej idei jest jak najbardziej sensowna. Krótkie czynności warto wykonywać od razu, Warto, żeby nie zabierały nam chociażby zdolności decyzyjnej. Przy okazji zdolności deyzyjnej – czy wiesz, dlaczego Mark Zuckerberg każdego dnia nowi taki sam t-shirt?

Co jeśli jednak często prokrastynujemy i obniża to naszą produktywność? Może być tak, że podświadomie będziemy trochę szukać tych dwuminutowych rzeczy do zrobienia, żeby móc się przed sobą usprawiedliwić w odkładaniu ważnych zadań na później. W końcu – przecież coś robię! I tak musiałbym/musiałabym to zrobić…

Każde oderwanie się od pracy (nawet na te dwie minuty) to dodatkowy czas potrzebny na powrócenie do pełnej wydajności sprzed przerwania pracy. 

Poza tym, dwuminutowe zadania potrafią być naprawdę zdradliwe. Dziesięć dwuminutowych zadań to 40 minut. Całkiem sporo, kiedy właśnie pracujemy i jesteśmy w szczycie swoich możliwości umysłowych. 

Jestem zwolennikiem korzystania z pamięci zewnętrznej tak często jak to możliwe. Zasada dwóch minut naprawdę dobrze się sprawdzi, jeśli masz wolny czas, krzątasz się i nie pracujesz właśnie w pełnym skupieniu. Wówczas warto nie odkładać tych krótkich czynności na później tylko wykonać je od razu. 

Zupełnie inną sytuacją jest, kiedy wdrażasz zasadę dwóch minut zajmując się już czymś. Pracując nad ważnym zadaniem, ucząc się, wykonując projekt. Warto sobie uzmysłowić, że każdy powrót do pełnego skupienia, w jakim byliśmy przed przerwaniem pracy zajmuje sporo czasu. 

Moim podejściem jest trzymanie na biurku notatnika lub na komputerze otwartej, przypiętej aplikacji, w której zarządzam zadaniami.

Owszem, chwilę zajmie zapisanie myśli. Nadal jednak krócej, niż przełączenie się na zupełnie inne działanie i powrót do pełnego skupienia. Myśl zapisuję natychmiast po tym jak się pojawia. Nie łudź się, że zostawisz ją w głowie. Zadziała na Ciebie negatywnie efekt Zeigarnik, który w tym przypadku chcemy eliminować. Te myśli w końcu powrócą, ale przez cały czas będą krążyć niepotrzebnie gdzieś w pamięci i będą zajmowały zasoby. Unikam tego. Chociażby dlatego, że otacza nas naprawdę wiele bodźców. Aby skutecznie działać potrzebuję skupionej głowy, ograniczenia tych bodźców. Dlatego też korzystam z możliwie częstego zwalniania swojej głowy i nierozpraszania się. To również oznacza, że nie gloryfikuję zasady dwóch minut. Lubię mawiać, że narzędzia (i techniki) są dla nas, a nie my dla nich. Mają działać na naszą korzyść. 

Podsumowując. Kiedy nie pracuję w skupieniu nad jedną rzeczą absolutnie nie wdrażam zasay dwóch minut. Zapisuję myśli w notatniku lub bezpośrednio w aplikacji do zarządzania zadaniami. W pozostałych przypadkach zasada dwóch minut zdecydowanie ma sens. 😊 

A jak Ty to widzisz? Korzystasz z zasady dwóch minut? Czytałeś/czytałaś książkę “Getting things done”?

__________

Zdjęcie: Icons8 Team.

__________