8 zasad efektywnego tworzenia list zadań. Produktywność w praktyce

Sporządzanie list zadań może stać się motorem napędowym każdego produktywnego dnia. Samo utworzenie listy nic nie wnosi, jeśli zadania z niej nie są realizowane. Przedstawiam więc kilka zasad, którymi warto się kierować, jeśli z list TODO chcemy stworzyć narzędzie do codziennego zwiększania produktywności. 

Zarówno listy pisane jak i elektroniczne mogą być równie skutecznie. Sporządzanie ich eliminuje chociażby negatywne działanie psychologicznego efektu Zeigarnik, który zmienił moje spojrzenie na produktywność. Wszystko zależy od preferencji, trybu życia. Informacje tutaj zawarte są uniwersalne, niezależne od tego, czy używasz kartki papieru, czy korzystasz z aplikacji. Nie mniej, na temat porównania obu tych podejść możesz przeczytać w osobnym wpisie.

Selekcjonuj

Lista zadań na dany dzień powinna zawierać kluczowe (z perspektywy realizacji Twoich celów) zadania. Jeśli zapełnisz listę zadaniami takimi jak: “zjeść pizzę” (i tak wiesz, że ją zjesz), skończysz z ogromną listą mało istotnych rzeczy. Prawdopodobnie zrobisz większość z nich. 

Czy uważasz, że będzie to dzień produktywny? Prawdopodobnie nie, ponieważ nie zrealizujesz zadań najważniejszych. Zwykle, niestety, zadania, do wykonania których potrzebujemy pewnej dozy dyscypliny są najtrudniejsze i najkorzystniejsze z perspektywy realizacji ambitnych, długofalowych celów lub podążania za swoimi wartościami. Dla mózgu wystarczającą gratyfikacją tu i teraz jest samo wykonanie jakiegokolwiek zadania i odhaczenie go z listy. Dlatego, właściwe podejmowanie decyzji jest kluczowe. Kieruj się odpowiedzią na pytanie “czy to, co mam na liście do zrobienia, przybliża mnie do realizacji moich celów?“. 

Ustal priorytety

Oprócz kluczowych zadań pojawią się też zadania mniej znaczące, ale konieczne do wykonana. Zapłacenie rachunków, pójście na pocztę. Takie elementy również pojawią się na Twojej liście. Priorytety można określać za pomocą kolorów (analogowo) lub za pomocą etykietowania (elektronicznie). Dzięki takiemu zabiegowi zobaczysz czarno na białym, czy Twoje dni nie są pochłaniane przez rzeczy o bardzo niskim priorytecie, które – być może – można delegować, zgrupować lub zająć się nimi bardziej efektywnie. 

Ustal kolejność 

Zadania ułożone chaotycznie, bez intencjonalnej kolejności doprowadzają do równie chaotycznego realizowania zadań. Znów – prawdopodobnie w pierwszej kolejności wybierzemy zadania najmniej istotne, najłatwiejsze do wykonania. Na szczycie listy powinny znaleźć się kluczowe zadania danego dnia i to od nich powinniśmy zacząć. Niektóre aplikacje (jak np. Todoist) automatycznie przenoszą nam zadania o najwyższym priorytecie na najwyższe poziomy listy. 

Wybierz kluczowe 

Bez względu na to, czy lista, którą przygotowujesz to lista dzienna, tygodniowa, czy miesięczna – zawsze warto wybrać odpowiednio mało zadań najistotniejszych na dany okres. Jeśli przygotowujesz akurat listę zadań (bardziej: celów) rocznych to będą one inaczej brzmiały niż kluczowe zadania do zrobienia danego dnia. Są one niestety zwykle najbardziej czasochłonne i najbardziej wymagające. Aby się nie zniechęcić wybieraj co najwyżej 3-4 kluczowe zadania na dany dzień. U mnie zwykle są to 2-3 zadania.

Ustalenie kluczowych zadań i skupienie się na nich pozwala optymalnie wykorzystywać bufor zdolności decyzyjnej. Jeśli pierwszy raz o tym słyszysz to serdecznie zachęcam Cię do przeczytania artykułu, w którym definiuję zdolność decyzyjną. Zapoznaj się także z konkretnymi taktykami pozwalającymi jak najlepiej ten zasób wykorzystać.

Grupuj tak często, jak to możliwe

Jeśli nie znasz pojęcia grupowania zadań (chociaż być może robisz to intuicyjnie) to prawdopodobnie tracisz mnóstwo czasu lub – mówiąc inaczej – oszczędzasz go znacznie mniej, niż to możliwe. W tymże zaoszczędzonym czasie można bowiem odpocząć, obejrzeć serial, iść na spacer, zrobić cokolwiek innego. Oszczędzaj więc mnóstwo czasu poprzez grupowanie zadań.

Przeczytaj więcej: Grupowanie zadań. Produktywność w Praktyce.

Konkretyzuj

Zanim zaczęłam zagłębiać się w temat skutecznego tworzenia list zadań zdarzało mi się rzeczy do zrobienia zapisywać hasłowo. Niejednokrotnie skutkiem było to, że – kiedy doszło do podjęcia decyzji o wykonaniu zadania – nie wiedziałam, co tak naprawdę miałam zrobić. Gorąco polecam zapisywanie zadań w formie jasnych komunikatów. Określenie dokładnie tego, co masz do zrobienia zajmie Ci 2 sekundy więcej, niż zapisanie mało mówiącego skrótu. Sprawdziłam na sobie. Przykład z życia. Na mojej liście pojawiło się kiedyś hasło “Testy”. Jaśniejszym komunikatem jest “Wykonaj testy modułu X aplikacji Y”. 

Definiuj komunikat wprost

Na przełomie lat zauważyłam, że mózg lepiej odbiera komunikat definiowany wprost. Formułuj więc zadania tak, jakby ktoś do Ciebie mówił. Co to oznacza? Zasada sprowadza się do użycia czasownika w trybie rozkazującym. Odwołując się do przykładu z artykułu: użyłam czasownika “wykonaj”, zamiast “wykonać” lub tylko “testować”. 

Upraszczaj

Andrzej Tucholski, w jednym ze swoich kursów online powiedział bardzo ciekawą rzecz. Ludzie często prokrastynują, ponieważ nie wiedzą jak coś zrobić, ponieważ przeraża ich wizja, że mają zrobić to – jak im się wydaje – bardzo złożone zadanie. Każde większe zadanie warto rozbić na mniejsze. Niech forma, w jakiej tworzysz listę działa na Twoją korzyść tak mocno, jak to możliwe. Jeśli realizujesz większe przedsięwzięcia może to oznaczać, że na każdy “projekt” będziesz posiadać listę rzeczy do wykonania. Na przykładzie niniejszego artykułu. Gdybym na liście umieściła “napisz artykuł o tworzeniu list zadań”, prawdopodobnie szybko bym utraciła chęć wzięcia się do pracy. Rozbicie takiej kobyły na zadania składowe, takie jak chociażby: wybierz zdjęcie do artykułu, przygotuj konspekt, ustal tytuł, zdecydowanie upraszcza wizję tego, co jest do zrobienia. 

__________

Większość powyższych zasad zostanie spełniona, jeśli prawidłowo zostanie zastosowana Metoda Ivy Lee. Serdecznie zachęcam Cię do zapoznania się z nią. Szczególnie jeśli jesteś osobą początkującą! Pozwala w 10 minut zwiększyć produktywność danego dnia i stopniowo budować poczucie skuteczności.

Poniżej znajduje się infografika przedstawiająca w skrócie najważniejsze zasady, którymi warto kierować się przygotowując własną listę TODO. Można ją wydrukować lub po prostu pobrać i wracać w razie potrzeby. 

__________

Czy któraś propozycja zaskoczyła Cię? Jeśli korzystasz z list zadań, daj znać jaki sposób tworzenia ich sprawdza się u Ciebie.

__________

Zdjęcie: Glenn Carstens-Peters. 

__________