Większość z nas korzysta z poczty elektronicznej. Bez właściwej strategii i zarządzania swoją skrzynką bardzo łatwo wpaść w chaos i skończyć z trzycyfrową liczbą nieodczytanych wiadomości. Znajomy widok? Jak więc w kilku prostych krokach uporać się z zabałaganioną skrzynką pocztową?
Daj sobie czas
Podobnie jak w przypadku metody pozwalającej zająć się swoimi zaległymi zadaniami, tak samo na uporządkowanie bardzo zabałaganionej skrzynki (lub nawet skrzynek!) potrzeba nieco czasu. Warto go zagospodarować, aby doprowadzić proces do końca raz, a porządnie. To zaprocentuje. Gwarantuję Ci.
Wypisz się z newsletterów
Wykorzystaj bałagan, który być może masz teraz na skrzynce na swoją korzyść. W pierwszym kroku, zamiast od razu przystępować do usuwania zbędnej korespondencji, prześledź wzrokiem swoją skrzynkę. Znajdź maile, które przychodzą z newsletterów, które nie interesują Cię tak, jak kiedyś lub nawet nie wiesz dlaczego otrzymujesz tę korespondencję. Otwieraj je i odsubskrybuj od razu. W stopce każdego newsletteru, zgodne z prawem, powinna pojawić się możliwość rezygnacji z subskrypcji. Zrób tak z każdym mailem. Pozostaw te subskrypcje, które są dla Ciebie naprawdę ważne. Gdyby te wiadomości najpierw zostały usunięte, a potem nastąpiłby etap odsubskrybowywania, utraciłbyś możliwość przejrzenia wszystkich.
Drogą na skróty będzie skorzystanie z pomocy stron wspierających odsubskrybowywanie usuwanie niechcianych subskrypcji, do których przypisany jest Twój adres e-mail Są to np. Unroll.me, czy getunsubscriber. Jest to szybsza droga, niż podejście pierwsze – ręczne, ale zdaję sobie sprawę, że znajdą się osoby, które będą wolały zrobić to manualnie.
Usuwaj hurtowo
Niestety, zawsze jednym z kroków (najczęściej pierwszym) w każdych porządkach jest zawsze usuwanie tego co zbędne. Podejście, które najlepiej się u mnie sprawdza jest odwrotne od intuicyjnego przeglądania maili po kolei i zaznaczania tych, które są do usunięcia.
Zaznaczasz najpierw wszystkie do usuniecia, a następnie dopiero wybierasz, które mają pozostać.
Poważnie, to podejście totalnie zmieniło to, jak szybko jestem w stanie uporać się ze swoimi mailami. Tak niewielka zmiana. Wydawałoby się wręcz, że nieznacząca, robi naprawdę różnicę. Sprawdź sam!
Dzięki temu niwelujemy trochę efekt „przydasi”. „Ten mail może mi się przydać!” Nie, najczęściej się nie przydaje. Jeśli usuniesz go na stałe to możesz odnaleźć do w koszu. Im więcej zbędnych elementów się pozbędziesz tym mniej pracy będziesz mieć w kolejnym kroku.
Kategoryzuj
Dobry klient poczty będzie dawał możliwość etykietowania, kategoryzowania, czy umieszczania w folderach wiadomości. Do takich klientów należy Gmail. Preferuję w przypadku e-maili etykietowanie, ponieważ jeden mail może posiadać wówczas więcej niż jedną etykietę.
Warto zacząć od jak najmniejszej liczby kategorii, typu: praca, szkoła, dom, firma, materiały edukacyjne. Sama posiadam w tym momencie 5 kategorii nadrzędnych (mój klient pocztowy daje możliwość korzystania z etykiet podrzędnych). Im mniej etykiet tym łatwiej wykonać pierwsze porządki.
Wszystkie wiadomości, które pozostały powinny znaleźć swój właściwy domek. Potraktuj te domki jako archiwum. Umieszczaj wiadomości tak, aby łatwo było Ci je znaleźć w razie potrzeby. Prostota i praktyczność w zarządzaniu krzynką pocztową to klucz do ograniczania czasu, który jej poświęcamy. A o to przecież chodzi, żeby narzędzia służyły nam jak najlepiej.
Zajmij się zaległmi
Mając wiele nieprzeczytanych maili (lub już nawet przeczytanych i pozostawionych samym sobie) część z nich będzie wymagała od Ciebie podjęcia jakiegoś działania. Czy to zwykłego odpowiedzenia, załatwienia czegoś, pojechania gdzieś. Niekoniecznie w tym momencie będziesz mieć na to czas. Możesz mieć osobną kategorię /folder/etykietę na wiadomości, które wymagają od Ciebie działania. Może się nazywać np. „do zrobienia” czy w jakikolwiek inny sposób, który jednoznacznie będzie Ci przypominał co w tej kategorii się znajduje. W imię grupowania zadań warto zajmować się nadrabianiem zaległych maili w jednym bloku czasowym.
Nie jestem zwolennikiem wykorzystywania zasady dwóch minut do zajmowania się mailami, ale o tym więcej napiszę wkrótce.
Im szybciej uporasz się z mailami, które wymagają od Ciebie dodatkowego działania tym lepiej. Tym krócej Twoją głowę będą zaprzątały niedokończone sprawy. Jeśli chcaemy działać produktywnie, ten jeden czynnik ma naprawdę duże znaczenie. Odwołuje się do niego metoda pozwalajaca zwiększyć znacząco produktywność w zaledwie 10 minut, czy chociażby krok pierwszy ku skutecznemu działaniu.
Podsumowując
- usuń zbędne subskrypcje e-mail,
- zaznacz wszystkie wiadomości do usunięcia, odznacz te, które mają pozostać,
- skategoryzuj pozostałe – znajdź każdej właściwy „domek”,
- niezwłocznie zajmij się wiadomościami wymagającymi Twojego działania.
W kolejnych wpisach na temat zarządzania skrzynką mailową dowiesz się o sposobach na utrzymanie raz zrobionego porządku. Pojawią się także artykuły z trikami, które można wykorzystać podczas pracy z aplikacją webową Gmaila, czy z Outlookiem.
Jak wygląda Twoja skrzynka mailowa? Masz tam zawsze porządek, czy etap przedarcia się przez tonę maili dopiero przed Tobą?
__________
Zdjęcie: Davide Baraldi.
__________
1 komentarz
Zasadniczo ze względów bezpieczeństwa proponuję usunąć lub zbuckupować wszystko co jest starsze niż rok/2 lata. Nigdy nie wiadomo jakie skany dowodów lub inne zapomniane wrażliwe dane gdzieś się czają w odmętach poczty.