W artykule na temat zasad tworzenia list zadań wspominałam, że preferuję korzystanie z aplikacji do ich tworzenia i zarządzania. Nie mniej, papier również ma zalety. Lista zadań – w aplikacji czy na papierze? Co jest lepsze? Prześledźmy plusy i minusy tworzenia listy zadań korzystając z obu tych podejść.
Sprawdź też podcast ?
Wiele osób robi to źle. Jak (nie) dobierać narzędzi do zarządzania zadaniami? [#005]
Przejrzystość
Korzystając z terminarza/kalendarza/notatnika „narażamy się” na skreślenia i chaos. W aplikacji o dobrej funkcjonalności unikniemy sytuacji, w której zadania są w nieporządku. Przejrzysta lista zadań to szczególnie ważny czynnik dla estetów.
Etykietowanie zadań
Niektóre aplikacje dają możliwość etykietowania zadań, tj. oznaczania ich np. w zależności od lokalizacji wykonania, długości trwania, priorytetów im nadanych. Na papierze lista zadań może być etykietowana za pomocą np. markerów, ale nie ma możliwości odfiltrowania zadań o danej etykiecie – wszystkie wpisane zadania są po prostu widoczne w tym samym czasie. Etykietowanie zadań to bardzo użyteczne podejście, o którym będę jeszcze pisała więcej.
Większa moc słowa pisanego
Twierdzi się, że słowo pisane ma większą moc. Jeśli faktycznie tak jest, to przelewanie zadań na papier może skłaniać nas do skuteczniejszej realizacji tego, co zaplanowaliśmy. Nie mam poczucia, że u mnie słowo pisane, w kontekście organizacji zadań ma duże znaczenie. Samo spisywanie i organizowanie zadań przyczynia się do nieobciążania głowy pamiętaniem o tym, co ma zostać zrobione i eliminuje występowanie pewnego psychologicznego efektu, o którym napiszę wkrótce. Efektu, który ma naprawdę duże znaczenie w kontekście produktywności.
Zawsze przy sobie
Jeśli korzystasz z urządzeń mobilnych na co dzień to aplikację z zadaniami będziesz mieć zawsze przy sobie. Zwłaszcza, jeśli wybierzesz taką, która działa w trybie offline. Papierowy kalendarz (czy notatnik) zawsze można zgubić, w przypadku aplikacji i zapisywania danych w chmurze sytuacja wygląda zgoła inaczej.
Ja, mimo preferencji aplikacji najczęściej korzystam z wersji webowej na komputerze (rzadko korzystam z wersji mobilnej na tablecie chociażby).
Zadania cykliczne
Powtarzalne zadania są istotnym elementem budowania moich nawyków, realizowania długoterminowych planów. Zwłaszcza w obszarze rozszerzania kompetencji zawodowych. Wpisywanie (przepisywanie) takich zadań ręcznie jest z mojej perspektywy zbyt czasochłonne. Zdecydowanie wydajniejsza jest automatyzacja w tym obszarze, którą aplikacja nam umożliwia.
Skróty klawiaturowe
Jeśli wybierzesz aplikację oferującą funkcję skrótów klawiaturowych i nauczysz się z nich korzystać to praca z aplikacją na komputerze staje się jeszcze wygodniejsza i wydajniejsza, a lista zadań tworzona jest sprawniej.
Organizowanie projektów/kategorii
Kategorie czy projekty w aplikacjach do zarządzania zadaniami można utożsamić z katalogami w systemie operacyjnym. Szczególnie jest to istotne jeśli wiele wątków w Twoim życiu jest aktywnych jednocześnie. W moim przypadku są to zadania związane np. ze stroną internetowa, pracą etatową, nawykami, domem. Na papierze można je oczywiście oznaczać kolorami lub przeznaczając na każdą kategorię osobną stronę. Papier nie dostarcza jednak możliwości filtrowania zbioru zadań według projektów czy kategorii.
Moje narzędzia
Zastanawiasz się być może z czego ja korzystam. Tak naprawdę to z hybrydy. Z obu narzędzi tylko do różnych celów. Aplikacja służy mi do codziennego zarządzania zadaniami w ramach projektów. Lista zadań konkretnie na każdy dzień powstaje u mnie właśnie w aplikacji. Mam natomiast osobny notatnik. Notatnik tej jest atrakcyjny wizualnie (lubię ładne notatniki i zeszyty), aby chciało się z niego korzystać. Jest bez podziału na godziny, z widokiem tygodniowym na obu stronach. W nim pod koniec tygodnia rozpisuję kluczowe zadania/obszary na tydzień kolejny. Również na papierze wykonuję podsumowania tygodnia, miesiąca, kwartału i roku.
Warto przypomnieć, że sporządzanie zmaterializowanej listy zadań ma wiele zalet. Jedną z nich jest eliminowanie kluczowego w produktywności efektu psychologicznego – efektu Zeigarnik.
Jak to wygląda u Ciebie? Jaki system preferujesz? Z czego wynika to, że sprawdza się u Ciebie lepiej? Jeśli nie korzystasz z żadnego, to który wydaje się lepiej odpowiadać Twoim potrzebom?
__________
Zdjęcie: Alejandro Escamilla.
__________
