zegar

Sztuka skracania zadań. Prawo Parkinsona w praktyce

przez Monika Torkowska
Czas czytania: 6 min

Na pewno znasz to zjawisko. Terminy Cię gonią, masz coś do wykonania na określony dzień i jesteś w stanie tak się zmobilizować, że magicznie wyrabiasz się w czasie. Czy to na pewno magia? No niezbyt. Przecież wcześniej odkładałeś już to zadanie i nie byłeś w stanie go wykonać z wyprzedzeniem. Doświadczyłeś w praktyce działania tzw. Prawa Parkinsona.

Cyril Parkinson zauważył, że liczba urzędników zatrudnionych w administracji publicznej wzrasta, niezależnie od tego, jaka praca jest do wykonania i jak wiele zadań ma być zrealizowanych w określonym czasie. Na bazie tych obserwacji sformułował stwierdzenie, że:

Praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie.

Stwierdzenie to funkcjonuje dziś jako Prawo Parkinsona.

Co to dla Ciebie oznacza?

Jeżeli na pewną czynność dasz sobie z zapasem – załóżmy – 4 godziny to prawdopodobnie te 4 godziny będziesz tę czynność wykonywać. Niekoniecznie będziesz pracował przez cały czas, ale… zrobisz sobie przerwę, wejdziesz kilka razy na Facebooka, zrobisz w międzyczasie coś innego jeszcze. Jednym słowem – nie będziesz pracować w pełnym skupieniu i ostatecznie skończysz pracę o wyznaczonym przez siebie czasie lub nawet później. Mimo, iż faktyczna praca trwała krócej.

Prawo Parkinsona działa na nas każdego dnia.

Doświadczają go szczególnie studenci podczas pisania prac dyplomowych lub podczas sesji. Niejednokrotnie zbierają się do działania przez wiele miesięcy. Później okazuje się, że są w stanie (znów) magicznie napisać pracę dyplomową w dwa tygodnie lub w tydzień. Z nauką do egzaminu jest tak samo. Bardzo często nauka nie następuje regularnie przez cały semestr tylko przyswojenie całego materiału z danego przedmiotu następuje w kilka dni, a w skrajnych przypadkach w kilka godzin przed egzaminem. Jak bardzo szybuje wtedy w górę efektywność i skuteczność takiego delikwenta?

Jak wywołać u siebie taki stan?

Prawdopodobnie niekoniecznie chcesz funkcjonować ciągle w trybie gaszenia pożaru żeby działać efektywniej i nie marnować czasu. Dlatego zastanówmy się co możesz zrobić w komfortowych warunkach, aby negatywnym efektom Prawa Parkinsona przeciwdziałać.

Możesz dawać sobie zawsze krótszy (ale też rozsądny) deadline – zawrzeć umowę sam ze sobą. Świetnie się to sprawdzi jeśli już pracujesz w blokach pracy (jeśli nie, to bardzo dużo tracisz i koniecznie nadrób zaległości!). Krótszy deadline sprawi, że nie będziesz stwarzać sobie warunków do tego, aby pracę rozciągać sztuczne w czasie (przeczytaj też mój artykuł o kulcie pray). Nie twórz bloków czasu z bardzo dużymi zakładkami na przerwy i na tzw. “zapas”. U mnie na blok pracy, który ma łączne 1 h w kalendarzu przypada ok. 50 minut pracy + 10 minut przerwy.

Jeżeli czynność Ci się wydłuży… to trudno. Być może miała po prostu zająć więcej czasu, jest bardziej wymagająca niż założyłeś na początku lub coś przeszkodziło Ci w realizacji tego zadania w czasie. Tak się zdarza. To, czego zawsze należy unikać, to (wspomniane już) sztuczne rozciąganie zadań w czasie. Nie dość, że tracisz czas, to jeszcze odnosisz mylne wrażenie bycia ciągle zapracowanym i ciągle w pracy. A nie o to chodzi w produktywności. Zapytasz – a więc o co chodzi jeśli nie o to, aby ciągle działać? Przeczytaj o tym, czym (nie) jest produktywność.

Po co to robić w ogóle?

Zanim zaczniesz marudzić, że takie techniki to to narzucanie sobie jakiegoś rygoru i w ogóle funkcjonowanie jak chomik w kołowrotku, pomyśl proszę o tym z innej strony. Wydajne działanie, skuteczność i sukces mają różne podwaliny. Jedną z nich jest samodyscyplina. Uwierz mi, że w tym samym czasie, działając z większą samodyscypliną dojdziesz dalej, niż ktoś kto w ogóle neguje jej sens w osiąganiu celów. A, de facto, przeciwdziałanie Prawu Parkinsona opiera się na samodyscyplinie.

Warto ograniczać występowanie Prawa Parkinsona chociażby po to, żeby mieć więcej czasu na odpoczynek, na hobby, na spotkania z innymi ludźmi, czy na inne rzeczy, które są dla nas ważne.

Często spotykanym stwierdzeniem jest np. brak czasu na czytanie książek. Ten czas, którego nie zmarnujemy dzięki ograniczeniu Prawa Parkinsona możemy wykorzystać na czytanie książek chociażby. Już 15 minut dziennie robi różnicę! Przykładem jest Marcin Kokoszka, przedsiębiorca, autor,doradca biznesowy, a od jakiegoś czasu również youtuber, prywatnie – mąż i ojciec. Ten człowiek czyta kilkadziesiąt (jeśli nie kilkaset) książek rocznie! Jestem przekonana, że skutecznie przeciwdziała Prawu Parkinsona i prawdopodobnie mądrze wykorzystuje puste przebiegi czasowe.

Złudne poczucie pracowania nic nie wnosi, a co gorsza – daje nam wrażenie, że cały czas faktycznie jesteś w tym trybie pracy i wcale nie zwiększa Twojej efektywności. Ponownie – zupełnie nie o to chodzi w produktywności.

Prawo Parkinsona a spotkania

Prawo Parkinsona ma wręcz wspaniałe pole do popisu podczas spotkań! Załóżmy, że spotykasz się biznesowo, aby omówić pewną sprawę i dacie sobie dwie godziny to przynajmniej tyle zajmie spotkanie. Zdajesz już sobie sprawę, że prawdopodobnie da się skrócić ten czas, prawa? Ustalcie między sobą skrócony czas spotkania, niech wszyscy uczestnicy mają jego świadomość. To zwiększy automatycznie motywację u wszystkich do tego, aby zmieścić się w wyznaczonym czasie.

Jeszcze bardziej wzrasta motywacja kiedy po takim skróconym spotkaniu (lub loku pracy) następuje coś innego ważnego o określonej godzinie. Coś, co będzie blokować Ci po prostu czas. W praktyce, może to wyglądać tak, że wychodzisz na spotkanie o godzinie 19. Zaczynasz więc pracę nad czymś, co chcesz skończyć w 1,5 h o godzinie 17:30. Masz dwie opcje. Albo się sprężysz i wyrobisz w czasie, albo przerwiesz czynność i przez całe spotkanie będziesz mieć w głowie myśl o niedokończonej pracy. Myślę, że tego drugiego chcesz uniknąć.

Timer zawsze spoko

Nie zawsze jesteśmy w stanie sobie zorganizować właśnie takie warunki, że wizja spotkania o określonej godzinie pomoże nam eliminować występowanie Prawa Parkinsona. Inną więc taktyką, którą możemy przyjąć jest ustawienie sobie timera i danie nagrody i/lub kary po (nie) wykonanym na czas zadaniu.

Gdzie ja stosuję prawo Parkinsona najczęściej?

  • Absolutnie notorycznie podczas pisania artykułów na bloga!
  • W organizacji mojej pracy na etacie.
  • W kontekście sprzątania.
  • Podczas mastermindów, w których regularnie biorę udział.

Zauważyłeś, jak często wpadasz w sidła Prawa Parkinsona? Co zamierzasz z tym zrobić? 🙂

__________

Zdjęcie: Tristian Gassert.

__________

Znasz kogoś, na kogo ciągle negatywnie oddziałuje Prawo Parkinsona? Udostępnij mu ten materiał – skorzystaj z przycisków poniżej! 🙂

Przeczytaj też

Zostaw komentarz

6 komentarzy

zapo wiedz 18.05.2020 - 20:16

Ostatnio zobaczyłam bluzkę z napisem “Deadline is the best inspiration” i kurcze… w moim przypadku tak trudno mi się jest z tym nie zgodzić. 😂 i Choć czasem naprawdę bym coś chciała wykonać szybciej i mieć z głowy, tak w większości przypadków mi się to nie udaje. Ale czasami zdarzają się wyjątki. 😀

Odpowiedz
Monika Torkowska 25.05.2020 - 13:10

Może metoda bardzo atrakcyjnej nagrody się tu sprawdzi? 🙂

Odpowiedz
Blogierka 19.05.2020 - 00:23

Nie słyszałam o tym prawie – dzięki!

Odpowiedz
Monika Torkowska 25.05.2020 - 12:49

Cała przyjemność po mojej stronie! 🙂

Odpowiedz
Rafał Walaszek Bogaty z Wyboru 19.05.2020 - 00:23

Aż przypominają się studia, gdzie pół roku dało się zmieścić w 2 tygodnie 🙂 Teraz jest już lepiej, dzielę sobie zadania na takie, które mogę wykonać w 1 posiedzeniu. Kilka godzin ciągiem da się wyrobić, gorzej, że lista zadań jest długa i czasem dopada paraliż decyzyjny.

Odpowiedz
Monika Torkowska 25.05.2020 - 13:10

Ach te sesje 😀 faktycznie, pół roku w dwa tygodnie!

Odpowiedz

Strona wykorzystuje pliki cookies. Korzystając ze strony wyrażasz zgodę na wykorzystywanie plików cookies. Ok, lubię ciasteczka Czytaj więcej