Swego czasu na topie była idea inbox zero. Aby nie utonąć w gąszczu e-maili dbamy o utrzymanie liczby wiadomości w skrzynce odbiorczej równej zero. Kto nigdy nie miał setek maili w skrzynce odbiorczej niech pierwszy rzuci kamieniem. Zasadniczo idea ta jest świetna. Ba, sama się do niej stosuję. Tylko na odpowiednich zasadach. Jest jednak w tej metodzie pewna pułapka, której nie widać od razu.
Przy okazji – jeśli masz wielki bajzel w skrzynce odbiorczej i to skorzystaj z mojego artykułu: E-mail – jak okiełznać wieloletni bajzel?
Typowe podejście
Jak wygląda typowy schemat działania podczas stosowania się do zasady inbox zero kiedy przychodzi e-mail? W uproszczeniu.
Przychodzi mail.
Jeśli wymaga odpowiedzi – odpowiadam, umieszczam w odpowiednim folderze (lub etykietuję w zależności od tego, z czego korzystam). Alternatywnie – nie odpowiadam od razu i mail zostaje na później w skrzynce odbiorczej.
Jeśli wiadomość nie wymaga odpowiedzi to usuwam (jeśli jest mi niepotrzebna) lub umieszczam w odpowiednim folderze/etykietuję.
Niby dobrze, ale jednak nie do końca?
Jaki jest problem w tym schemacie? Po moim pytaniu domyślasz, się że jakiś jest. Pytanie klucz – co się dzieje z tymi skategoryzowanymi mailami umieszczonymi w folderach? Można stwierdzić – no jak to „co?” – są pogrupowane, mogą się kiedyś przydać. Tylko – czy na pewno? Czy każdy mail za rok jest tak samo potrzebny jak teraz, kiedy go otrzymujesz? Nie dowiesz się tego, jeśli nie będziesz do nich wracać. Często zdarza się, że maile trafiają do folderu i tam zostają. Często trafiają tam, ponieważ przeszły przez filtr „nie wiem co z tym zrobić, może się przydać, więc zostawię”. Jak to się kończy? Nadal jest chaosem, tylko trochę pogrupowany i ukryty. I nadal kiedy szukasz jakiegoś maila to mimo, iż są one w folderach, to jest w nich także cała masa rzeczy niepotrzebnych i zbędnych.
To jest właśnie ta pułapka. Co z tego, że w skrzynce odbiorczej będzie pusto, a maile będą pogrupowane, skoro nie będziesz nad tą skrzynką tak naprawdę panować? Przyznaj sam przed sobą (jeśli doszedłeś do etapu umieszczania maili w folderach/etykietowania) – jak często zdarza Ci się machinalnie umieszczać w jakimś folderze mail glównie po to, żeby zniknął Ci ze skrzynki odbiorzej i uznać, że zostało „posprzątane”? 😉 Mi – wielokrotnie!
To jest pułapka w którą wpadłam sama. Pułapka segregowania maili zamiast prawdziewgo zarządzania nimi i regularnego przegladania.
O innej pułapce, w którą również łatwo wpaść pisałam w kontekście zasady dwóch minut: Zasada dwóch minut – czy zawsze ma sens?
Mój prosty system
Opracowałam swój własny mały „system” (zbyt duże słowo w tym przypadku), swoje własne podejście do inbox zero. Podejście, który dobrze się sprawdza w dłuższej perspektywie czasowej (wieloletniej).
- Wdrożyłam cotygodniowe przeglądanie e-maili, w którym sprawdzam skrzynkę odbiorczą, usuwam niepotrzebne maile, odpowiadam na zaległe i umieszczam te, które chcę zostawić w odpowiednich folderach.
- Dodałam comiesięczny przegląd wszystkich folderów i dokonuję tam selekcji. Niby banał, ale w perspektywie długofalowej suma takich drobnych, regularnie wykonywanych kroków robi różnicę.
Skąd taka częstotliwość?
Jeden raz w tygodniu przy tej liczbie wiadomości email, które otrzymuję jest wystarczający, żeby uporać się z bałaganem. w moim przypadku do tej pory nie pojawiła się potrzeba zwiększenia tej częstotliwości. Jeśli Ty otrzymujesz dużo e-maili to wybierz 2, może 3 dni w tygodniu, w których będziesz robić taki przegląd. Wybierz konkretne dni.
Ja wybrałam czwartek, ponieważ jest to niemalże koniec mojego tygodnia roboczego. Dzięki temu zarówno weekend, jak i kolejny tydzień zaczynam z uporządkowaną skrzynką odbiorczą. W piątek i podczas weekendu otrzymuję znacznie mniej wiadomości.
W przypadku comiesięcznych przeglądów jeden miesiąc to z mojego punktu widzenia – wystarczający czas do tego, żeby uznać, czy przynajmniej część wiadomości które się znajdują w folderach jest mi nadal potrzebna, czy już może jednak zostać wyrzucona.
Automatyzacja zarządzania skrzynką
Pragnę podkreślić, że oczywiście oba zadania, o których wspomniałam wyżej są cykliczne, mam je umieszczone w aplikacji do zarządzania zadaniami (w tym momencie korzystam z Todoist). Automatycznie pojawiają się na mojej liście zadań w odpowiednie dni tygodnia lub miesiąca.
To jest bardzo ważne, ponieważ automatyzacja upraszcza nam życie. Nie chodzi przecież o to, by pamiętać o przeglądach czy porządkach w naszej skrzynce, tylko żeby po prostu to wykonać. Pamiętasz artykuł o efekcie psychologicznym, który zmienił moje spojrzenie na produktywność? Dokładnie ten efekt w ten sposób eliminujemy!
__________
Jeśli zmagasz się z wieloletnim bajzlem to przypominam, że przygotowałam już krótki poradnik na temat tego, jak się z nim sprawnie uporać.
__________
Zdjęcie: Nikolay Tchaouchev
__________
2 komentarze
Osobiście preferuję podejście totalnego lenia. Jeśli to spam, kasuję od razu. Jeśli nie to czytam i odpisuje, o ile jest potrzeba. Nigdzie niczego nie przenoszę, bo i po co? Kiedy ostatnio ktokolwiek wrócił do jakiegoś maila. Skoro mail nie jest boldem (czyli przeczytany), to wiem, że nie muszę już na niego zwracać uwagi. Segregacja maili kończy się u mnie na kilku skrzynkach spiętych w 1 programie. Każda ma inny cel i to koniec.
Myślę, że stosunkowo rzadko mimo wszystko wracamy do tych starych maili, ale „syndrom przydasi” ma się całkiem nieźle u niektórych 😉