1,2K Czas czytania: 7 min

Aplikacja Todoist towarzyszy mi od dobrych trzech lat (oj, jeśli nie dłużej). W tym artykule poznasz krok po kroku metodę definiowania przeze mnie struktury tej aplikacji na miarę własnych potrzeb.

Do czego służy Todoist?

Przede wszystkim do zarządzania projektami i zadaniami. Mówiąc w skrócie do zarządzania swoim życiem – tak właśnie ja ją stosuję.

„Zarządzanie projektami” może brzmieć trochę przytłaczająco i korporacyjnie. O ile Todoist jak najbardziej można wykorzystywać do pracy w zespole nad projektem biznesowym, tak w życiu prywatnym będzie to chociażby „Przeprowadzka”, albo kategoria „Dom”.

Na moim Instagramie kilkukrotnie padło już pytanie o to w jaki sposób ja organizuję sobie „architekturę” w aplikacji Todoist, czyli strukturę projektów, więc oto jestem!

Co kilka miesięcy wraca do mnie potrzeba porządku w tym zakresie i zdefiniowania sobie tej struktury na nowo, uporządkowania wszystkiego tak, żeby mi się lepiej działało. Tym razem postanowiłam podzielić się z Tobą tym, jak wygląda taki proces od kuchni. Opiszę go krok po kroku.

Jeśli zastanawiasz się jaką aplikację wybrać na początek to koniecznie zajrzyj tutaj:

Jaka aplikacja do zarządzania zadaniami na początek?

Własna wizja

Żeby narzędzie służyło nam jak najlepiej potrzebujemy w ogóle wiedzieć (zastanowić się!) do czego ono ma nam tak naprawdę służyć, jaki problem powinno rozwiązywać.

W mojej wizji w aplikacji Todoist miały pozostać właściwie tylko działania operacyjne, czyli takie „bardziej konkretne”, zadania wymagające podjęcia działania, a nie dopiero definiowania tego, co jest do zrobienia. Nieoperacyjna jest np. lista książek do przeczytania. Listy celów do osiągnięcia i nawyków do wyrobienia również nie są operacyjne. Są to zadania koncepcyjne. Dopiero rozbicie ich (na proces, drogę do pokonania, na mniejsze zadania) ujawni działania operacyjne.

Z mojej listy obszarów z tego powodu wyrzuciłam cele do osiągnięcia. Będą w innym miejscu. Jako nowość pojawi się podsumowanie tygodnia, o którym przeczytasz niżej.

Mimo, iż pracuję nad strukturą aplikacji, to fazę planowania wykonuję na papierze, poniżej moje przemyślenia na temat korzystania z różnego nośnika w kontekście listy zadań:

Lista zadań – w aplikacji czy na papierze?

Praca koncepcyjna

Wracając do tematu. Działanie rozpoczynam od pracy koncepcyjnej. Bardzo lubię robić to na papierze, dlatego sięgam po kartkę i długopis.

Myślę najpierw o tym, co w aplikacji Todoist chcę przechowywać i wypisuję to hasłowo. Obszary nazywam w taki sposób, jaki przychodzi mi do głowy.

Nie rozwodzę się nad tym, czy to są dobrze nazwane obszary. W ogóle nie poddaję tego ocenie, daję sobie przestrzeń do dobrego pozyskania informacji od samej siebie.

Jak widzisz na zdjęciu – wiele z obszarów w moim przypadku związanych jest z moją działalnością w Internecie. Znajdą się też rzeczy związane z domem, pracą zawodową, z drobnymi nawykami, z dbaniem o zdrowie.

Na żadnym etapie nie myślę o zidentyfikowanych obszarach jako wiążących. W dowolnym momencie mogę je zmienić. To ważne – nie ma żadnego sensownego powodu, aby nakładać na siebie ciśnienie, że wszystko musi być perfekcyjnie natychmiast (i w ogóle).

Podsumowania tygodnia – moje przemyślenia

Jeśli śledzisz mnie na Instagramie to zapewne kojarzysz, że raz na jakiś czas wspominam o podsumowaniu tygodnia, które regularnie wykonuję.

Testowałam różne podejścia do podsumowywania tygonia w ostatnich miesiącach. Fajnie sprawdzał mi się papierowy notatnik. Bardzo przyjemna była również aplikacja Notion. Natomiast teraz chciałam to zmienić i połączyć podsumowanie tygodnia z regularnymi porządkami cyfrowymi.

Kiedy tworzy się do Internetu i robi się różne zdjęcia w tym celu to trzeba przyznać, że bałagan cyfrowy robi się bardzo szybko. Jest to dla mnie istotne, aby co tydzień mieć moje porządki cyfrowe w ryzach. Chcąc mieć je w jednym miejscu, właśnie operacyjnym, przenoszę do aplikacji Todoist te działania.

Umieszczam w niej również zadania związane z ogarnianiem domu, mikronawyki służące dbaniu o siebie, rzeczy związane ze zdrowiem, a także listę rzeczy „na kiedyś” do zrobienia.

O co chodzi z zadaniami na kiedyś? Przeczytasz w artykule podlinkowanym poniżej. Jeśli nie znasz tego ćwiczenia to bardzo gorąco Cię zachęcam do jego wykonania!

Krok pierwszy ku skutecznemu działaniu. Produktywność w praktyce

Grupowanie

Następnie, po wypisaniu z wszystkich obszarów przystępuję do łączenia ich w grupy. Grupy odpowiadały będą później projektom głównym albo podprojektom. To okaże się później. Grupowanie następuje zwykle tematycznie. Polega na zakreśleniu okręgiem grupowanych obszarów. Chociaż… patrząc po zdjęciu lepiej będzie, kiedy użyję określenia „pętla”. 😉

Przenoszenie do aplikacji Todoist

W kolejnym kroku, mając już grupy, zaczynam przygotowywać wstępny podział (już w aplikacji Todoist).

Aby nie stracić poprzedniej struktury projektów można wszystkim projektom przypisać rzadko używany kolor, a nowym podczas tworzenia przypisywać inne.

Odwzorowuję więc grupy z kartki na projekty w aplikacji. Na tym etapie może się okazać, że nie do końca czujesz, że podział ustalony przed chwilą jest ok. To dobry moment na modyfikację.

Dużą zagwozdkę miałam w przypadku podsumowania tygodnia i porządków cyfrowych. Na początku były osobnymi projektami. Podsumowanie tygodnia zawierało u mnie rzeczy związane z planowaniem działań na kolejny tydzień, ale też np. zrobienie porządków w dokumentach. Uznałam, że wszystkie rzeczy, które wykonuję co tydzień (głównie podczas popołudnia przeznaczonego na podsumowania) zgrupuję w jeden projekt i kategoriami podzielę na sekcje.

Pojawiły się również „Regularne operacje”, które są zadaniami rzadszymi niż co tydzień.

Stosując to podejście mam zadania związane np. z porządkami cyfrowymi w dwóch projektach. Czy to dobrze? Zależy od podejścia i potrzeb.

Niekoniecznie rzeczy z jednej kategorii muszą być przechowywane w ramach jednego projektu. Dla mnie priorytetem w tym przypadku jest mieć w jednym projekcie tylko rzeczy związane z moim ogarnianiem tygodnia. Dlatego nie dodaję do tego projektu innych porządków cyfrowych, które są porządkami miesięcznymi.

Skąd na etapie projektowania wiedzieć czy struktura projektów jest dobra?

Sprawdzić. Tak eksperymentalnie! 😉

Założyłam trzy projekty.

Jeden z nich zawierał przykładowe elementy porządków cyfrowych różnych – cotygodniowych, comiesięcznych.

Drugi zawierał zadania związane z podsumowaniem tygodnia (z różnych „kategorii”), a trzeci obejmował zadania, które wykonuję do podsumowania miesiąca lub kwartału. Od razu stało się dla mnie jasne, że potrzebuję dwóch ostatnich projektów do zorganizowania swoich spraw.

Mój W. zaczął korzystać również z tej aplikacji, więc mogliśmy dwa nowe projekty utworzyć – związane z zakupami i przeprowadzką, jako współdzielone. Tak na początek. Do tej pory lista zakupów była w Google Keep, a sprawy związane z mieszkaniem każdy przechowywał w swoim narzędziu (W. korzystał z Microsoft ToDo).

Jeśli chcesz nie tylko wiedzieć jak podejść do organizacji projektów w Todoist, ale także, poznać lepiej moją aktualną strukturę projektów i sekcji bardziej szczegółowo – daj proszę znać w komentarzu. Rozwinę ten temat w jednym z kolejnych artykułów.

__________

Zdjęcie: własne.

__________