Zarządzanie zadaniami - kryzysowa optymalizacja - Monika Torkowska

Zarządzanie zadaniami – kryzysowa optymalizacja

przez Monika Torkowska
Czas czytania: 8 min

Ten wpis to pewnie jedna z większych gratek dla osób zafascynowanych zarządzaniem zadaniami. Ugryźmy więc ten temat – tak bardzo traktowany po macoszemu w różnych materiałach na temat zarządzania swoimi działaniami w czasie. Co zrobić z tymi piętrzącymi się zadaniami, kiedy spotyka nas kryzys?

Jeśli jeszcze nie zapoznałeś się z wcześniejszymi wpisami – zrób to koniecznie. Uważam, że zachowanie odpowiedniej kolejności w tym przypadku naprawdę ma znaczenie i nie bez powodu dopiero w tym arykule piszę o tym jak rozprawić się z listą zadań.

Co znajduje się w “kryzysowej” serii na blogu?

Kiedy masz coraz więcej zaległości…

pierwszym artykule z tej serii wspominalam o akceptacji stanu, w którym się znajdujemy. Ważna jest również akceptacja tego, że zaległości w naszych działaniach są i – prawdopodobnie przy wychodzeniu z kryzysu –nadal będą do nadrobienia.

Jakkolwiek nie jest to myśl pocieszająca to miej ją w głowie i zaakcepptuj ten fakt. Ciągłe biczowanie się, że jakieś zaległe rzeczy czekają wcale nie pomoże wyjść z kryzysu. A paradoksalnie znow, dając sobie prawo do tego, aby po prostu te zaległości przez jakiś czas mieć możesz ruszyć z kopyta szybciej, kiedy Twój stan się poprawi.

Jeśli nie będzie już żadnych zaległości – cóż, najwyżej miło się zakoczysz. 🙂

Czyszczenie list

Jeśli regularnie pracujesz z listą zadań to prawdopodobnie masz już jakieś zadania cykliczne, jakieś zadania porozpisywane na różne dni. Generalnie, Twoja aplikacja lub terminarz nie są puste.

Jeśli nie masz tych zadań rozpisanych to nadal jakieś wykonujesz. Mniej lub bardziej chaotycznie, możliwe, że z naprawdę dobrym skutkiem. Jakkolwiek działa Ci w tle psychologiczny efekt Zeigarnik – zachęcam do czytania dalej mimo to. Jestem przekonana, że to, o czym przeczytasz przyda Ci się. 🙂

Najgorsze co możesz zrobić to (w powiązaniu z brakiem akceptacji aktualnego stanu) próbować na siłę nadal te wszystkie zadania wykonywać! Istne szaleństwo. Kiedy nie masz siły, wszystko wydaje się bez sensu, naprawdę ważne terminy gonią… chcesz popychać siebie do tego, aby nadal robić wszystko to, co do tej pory.

Pierwszym krokiem jest więc zupełne wyczyszczenie listy rzeczy do zrobienia na najbliższy tydzień.

Jeśli korzystasz z aplikacji prawopodobnie będzie to bardzo proste – każdemu zadaniu usuniesz datę. Jeśli korzystasz z terminarza papierowego – przenosisz zadania z danych siedmiu dni na osobną kartkę (wylistowujesz je). W terminarzu trzeba będzie jakoś “wymienić” te 7 dni – zakleić, być może wyrwać (jeśli nie masz z góry narzuconych dat). Chodzi o to, abyś nie widział tych wszystkich zadań, które miały Cię czekać i które też już są zaległe.

Obłożenie się standardową liczbą zadań, kiedy jesteśmy w “dołku” to jak kopanie (siebie) leżącego. 

Zaczynasz planowanie z czystą kartą.

Najważniejsze najpierw

W następnym kroku wybierasz te zadania, ktore absolutnie muszą zostać wykonane przez Ciebie i nie możesz ich oddelegować lub przesunąć w czasie. Spisujesz je na osobnej kartce (lub jakoś osobno online).

Jakie zadania powinny zostać?

Przykładowo:

  • Rzeczy, które musisz zrobić (np. odebrać dziecko z przedszkola kiedy nikt inny w tym czasie nie może tego zrobić).
  • Dokończenie jakiegoś projektu, któremu zbliża się termin realizacji, a jego wykonanie będzie skutkować dla Ciebie poważnymi konsekwencjami.

Co można oddelegować lub w ogóle pominąć?

  • Sprzątanie. O ile nie jesteś miłośnikiem porządku, którego sprzątanie relaksuje – nic się nie stanie jeśli dom nie będzie posprzątany przez tydzień. Jeśli mieszkasz z rodziną to jest to zdecydowanie kandydat do oddelegowania – w końcu rodzina jest od tego, aby się wspierać, więc w trudnych sytuacjach zakładamy, że sobie pomagamy. Jeśli mieszkasz ze współlokatorami i prowadzicie grafik sprzątania – możesz dogadać się z kimś, że posprzątasz kolejnym razem dwukrotnie z rzędu. Zawsze warto pytać i rozmawiać.
  • Gotowanie – jeśli budżet na to pozwala, a nie uwielbiasz gotować – to też można sobie darować. U mnie jest to akurat kategora “relaks”. 😉 Są dostepne w sklepach gotowe dania, z całkiem pzyzwoitymi składami. Nic Ci się od takiego jedzenia przez kilka dni nie stanie. Inni jedzą i żyją. 🙂 Można też zamówić jedzenie z dowozem do domu. Kiedy idziemy już w tym kierunku to mimo wszystko szukajmy możliwie najbardziej odżywczej opcji. W poprzednim wpisie mówiłam jak ważny jest styl życia i dbanie o siebie (cały czas, ale szczególnie, kiedy spotyka nas kryzys). Odżywianie to ogromna część tego obszaru.
  • Uczenie się. Kursy, szkolenia. O ile sytuacja zawodowa nie narzuca Ci konkrentego terminu związanego ze zdobyciem jakiejś porcji wiedzy, to można sobie na ten czas ten rozwój nieco odpuścić. Chyba, że jesteś naukowym freakiem i jest to dla Ciebie niezbyt wymagająca forma rozrywki – wówczas zostaw. W każdym innym przypadku przerabiane kursów nie jest potrzbne do życia, a zużywa nasze zasoby i męczy mózg.
  • Pewnie wiele innych przykładów… Sam, szczerze i uczciwie przed sobą oceń co naprawdę można pominąć i świat się nie zawali. Chcesz sobie pomóc, więc bądź swoim sprzymierzeńcem w tym procesie, a nie jednostką wymuszającą robienie najmniejszych pierdół.

Krytyczne tutaj jest pilnowanie, aby ta lista “must have” była możliwie krótka. Kiedy jesteśmy w kryzysie nasze zdolności decyzyjne są naprawdę ograniczone, wykorzystują się rekordowo szybko. Pamiętaj o tym!

Dlatego też tak bardzo przekonuję do unikania zaległości kiedy jest “dobrze”, do działania proaktywnego i wyprzedzania nawet pewnych działań. Wtedy, kiedy pojawia się kryzys takie długofalowe podejście, wdrażane od kilku miesięcy stanie się ogromnym sprzymierzeńcem podczas powotu na dawne tory.

Wybrane zadania rozplanowujesz w perspektywie tygodnia zgodnie z narzuconymi Ci z góry terminami ich wykonania i Twoimi możliwościami. Czyli nadajesz im właściwie datę wykonania – wpisujesz do terminarza (przenosisz z przednio przygotowanej listy).

Działania rekreacyjne

Najważniejsze rzeczy są już w skali tygodnia zaplanowane.

Ustaliłeś już które działania pomijasz, w których może wesprzeć Cię ktoś inny.

Teraz dodajmy do terminarza pojedyncze – jak ja to nazywam – “działania rekreacyjne”.

Działania rekreacyjne są tym, co realnie sprawia Ci przyjemność i naprawdę relaksuje. To nie mają być działania z kategorii “praca”, absolutnie. Aktywność fizyczna – jak najbardziej, wspomniałam o niej zresztą przy okazji artykułu o stylu życia w kryzysie. Wszystko to, co warto wykonywać w ramach dbania o swoje zdrowie psychiczne. Jakkolwiek kryzys odczuwamy mocno fizycznie (zmęczenie), tak największa jego część tkwi w głowie (najczęściej – bardzo zaniedbanej głowie).

Nie możemy więc w planowaniu zadań w kryzysie uwzględniać tylko tego jak rozprawić się z robotą, która nam się piętrzy! Jeśli nie chcesz przedlużać tkwienia w tym negatywnym stanie rekreacja jest obligatoryjna – musi znaleźć się w Twoim planie.

I tak – odpoczynek i regenerację też trzeba planować. Im ktoś jest większym pracoholikiem tym bardziej powinien na to zwrócić uwagę. Serio, serio.

Goli ścisłości. Rekreacją nie jest scrollowanie facebooka czy instagrama przez godzinę. Zdaję sobie sprawę, że preferencje związane z rozrywką są różne, ale tak całkiem szczerze (przed sobą) – relaksujesz się wtedy tak naprawdę? 🙂 Potrzebujemy raczej przeniesienia umysłu w całkiem inny stan na jakiś czas – tak wciągają książki, gry, medytacja, filmy, czy seriale.

Przy okazji – o pewnych zagrożeniach związanych z nadmiernym wciągnięciem się w takie rozrywki jak seriale czy gry pisałam w poprzedniej części. Warto to nadal mieć na uwadze.

Często odwołuję się do poprzedniego artykułu o stylu życia, ponieważ to podejście naprawdę silnie wpływa na konkretne działania, które warto podjąć, aby przyspieszyć wychodzenie z kryzysu.

Co dalej?

Tak naprawdę – powtarzasz schemat w kolejnym tygodniu, i w kolejnym, dopóki nie wrócisz na swój dobry tor.

Schemat, który opisałam to takie minimum, które warto z mojego punktu widzenia zastosować, aby nie zginąć.

Z czasem zauważysz, że do terminarza zaczna wracać zadania nienaglące, które zostały odrzucone wcześniej.

Co z pozostałymi zadaniami?

Pozostały Ci osobno zebrane zadania, które w danym tygodniu nie były dla Ciebie wykonalne. Podejmiesz decyzję, czy jesteś w stanie się ich podjąć w przyszłym tygodniu lub jeszcze w bieżącym. Zalądaj do tej kartki codziennie, obserwuj siebie. Wizja pozbycia się dodatkowej, tak naprawdę nadprogramowej rzeczy może sprawić, że Twoja motywacja do zrobienia tego wzrośnie. Każda w ten sposób załatwiona sprawa zwiększa poczucie suteczności, ktorego tak bardzo potrzebujemy, kiedy nasza forma spada. Nie bez powodu więc na Twojej liście pozostały już rzeczy, które nie muszą zostać wykonane w najbliższym czasie. 🙂

________

W następnej części wezmę na tapet kwestię brania urlopu kiedy jesteśmy w słabszej formie. Wbrew popularnym stwierdzeniom wcale nie napiszę, że dwutygodniowy urlop rozwiąże całe nasze kryzysowe problemy. 😉

__________

Zdjęcie: Mille Sanders

__________

Pobierz bezpłatne materiały!

Już ponad 1300 osób otrzymało mój autorski planer.

Odbierz planer zapisując się do bezspamowego (!) newslettera. Dodatkowo otrzymasz dostęp do całego zbioru bezpłatnych materiałów przeznaczonego tylko dla moich subskrybentów. 😊
Wypełnij formularz poniżej:

Przeczytaj też

Zostaw komentarz

Strona wykorzystuje pliki cookies. Korzystając ze strony wyrażasz zgodę na wykorzystywanie plików cookies. Ok, lubię ciasteczka Czytaj więcej